การตอบกลับด่วนของ WhatsApp: วิธีส่งข้อความตอบกลับด่วนของ WhatsApp [กรกฎาคม 2023]

หากคุณไม่ตอบคำถามที่พบบ่อยด้วยการตอบกลับอย่างรวดเร็วผ่าน WhatsApp แสดงว่าคุณกำลังพลาดฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่สุดอย่างหนึ่งของแอป WhatsApp Business นับตั้งแต่มีการเปิดตัว ธุรกิจหลายล้านแห่งได้ใช้ข้อความตอบกลับอย่างรวดเร็วของ WhatsApp เพื่อตอบกลับลูกค้าของตน ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ข้อความตอบกลับอย่างรวดเร็วสำหรับ WhatsApp Business สามารถช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มาก อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตอบกลับอย่างรวดเร็วของ WhatsApp และวิธีการนำการตอบกลับอย่างรวดเร็วเหล่านี้ไปรวมเข้ากับการดำเนินการของคุณ

WhatsApp Quick Reply คืออะไร

WhatsApp การตอบกลับด่วน เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ธุรกิจตอบสนองต่อคำถามทั่วไปของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วด้วยการส่งข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้า ทีมงานบริการลูกค้าใช้การตอบกลับอย่างรวดเร็วเพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดผลิตภัณฑ์หรือบริการ นโยบายการคืนเงิน และอื่นๆ

ประโยชน์ของการตอบกลับด่วนของ WhatsApp

การพิมพ์คำตอบเดียวกันซ้ำๆ จะทำให้เสียเวลา ในขณะที่การคัดลอกและการวางอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อเนื่องจากคุณต้องเปิดหน้าต่างหรือการอ้างอิงหลายรายการ เรื่องนี้จะยิ่งยุ่งยากมากขึ้นบนมือถือ

การตอบกลับอย่างรวดเร็วช่วยให้กระบวนการพูดคุยกับลูกค้าหลายคนพร้อมกันง่ายขึ้น ช่วยให้ตัวแทนของคุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อความดังกล่าวยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลและเสียงของแบรนด์มีความสอดคล้องกัน เนื่องจากสามารถได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานล่วงหน้าได้

สนใจที่จะตั้งค่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วใน WhatsApp สำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? มาลองทำตามขั้นตอนด้านล่างกัน

วิธีตั้งค่าและส่งข้อความตอบกลับด่วนสำหรับ WhatsApp Business

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วได้บนแอปอย่างเป็นทางการอย่าง WhatsApp Business App หรือใช้ WhatsApp API ธุรกิจขนาดเล็กมักจะใช้แอป WhatsApp Business ขณะที่บริษัทขนาดใหญ่ที่มีทีมตัวแทนจะใช้  WhatsApp API พร้อมกล่องจดหมายของบุคคลที่สามเช่น respond.io

แม้ว่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วจะมีวัตถุประสงค์เดียวกันและทำงานคล้ายกันทั้งในแอปและ API แต่ผลิตภัณฑ์ WhatsApp แต่ละอย่างก็รองรับความสามารถที่แตกต่างกัน

แอป WhatsApp Business สามารถจัดเก็บคำตอบด่วนได้สูงสุด 50 ข้อความและรองรับการใช้รูปภาพในข้อความตอบกลับด่วน อย่างไรก็ตาม ไม่มีวิธีการจัดเรียงคำตอบอย่างรวดเร็วตามหมวดหมู่ ซึ่งทำให้ยากต่อการแก้ไขหรือลบกลุ่มคำตอบพร้อมกัน

คุณสมบัติ	แอปธุรกิจ WhatsApp	API ของ WhatsApp บน respond.io
การจัดเก็บคำตอบด่วน	จัดเก็บคำตอบด่วนได้สูงสุด 50 รายการ	จัดเก็บคำตอบด่วนได้สูงสุด 5,000 รายการ
การสนับสนุนสื่อ	รองรับรูปภาพ	รองรับตัวแปรไดนามิก
ความเข้ากันได้ของแพลตฟอร์ม	ใช้งานได้เฉพาะบน WhatsApp เท่านั้น	ใช้งานได้หลายช่องทาง
การแบ่งประเภท	ไม่สามารถจัดหมวดหมู่ได้	สามารถแบ่งหมวดหมู่ได้

ในทางกลับกัน WhatsApp API ที่เชื่อมต่อกับ respond.io สามารถจัดเก็บคำตอบด่วนได้สูงสุด 5,000 ข้อความ และรองรับตัวแปรไดนามิก เพื่อการปรับแต่งส่วนบุคคลเพิ่มเติม

เนื่องจาก respond.io เป็นซอฟต์แวร์จัดการการสนทนากับลูกค้าแบบ Omnichannel คุณจึงสามารถนำการตอบกลับอย่างรวดเร็วเหล่านี้มาใช้ซ้ำในช่องทางอื่นๆ ได้ เช่น Messenger และจัดเรียงโดยใช้หมวดหมู่ที่กำหนดเองได้

ในหัวข้อถัดไป เราจะมาดูวิธีตั้งค่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วบนแอป WhatsApp Business จากนั้นเรา'จะแสดงวิธีดำเนินการนี้สำหรับ WhatsApp API บน respond.io

การตอบกลับด่วนบนแอป WhatsApp Business

การตั้งค่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วบนแอป WhatsApp Business เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา คุณเพียงแค่ต้องมีบัญชีธุรกิจบนแอป เท่านี้ก็พร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขการตอบกลับอย่างรวดเร็วได้โดยใช้แอป WhatsApp Business เท่านั้น ไม่ใช่ WhatsApp Business Web

ขั้นตอนต่อไปนี้จะสอนคุณเกี่ยวกับการสร้างการตอบกลับอย่างรวดเร็วบนแอป WhatsApp Business

แอป WhatsApp Business: ตั้งค่าการตอบกลับด่วน

หากต้องการตั้งค่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วผ่าน WhatsApp ให้เปิดแอป WhatsApp Business บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ

1. ในแอป WhatsApp Business แตะ ⠇ > เครื่องมือทางธุรกิจ > การตอบกลับด่วน.

2. แตะ เพิ่ม ⨁.

3. แตะ ข้อความ เพื่อสร้างข้อความของคุณ

4. แตะ ปุ่มลัด เพื่อตั้งค่าปุ่มลัดคีย์บอร์ดสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วของคุณ

4. แตะ บันทึก.

คุณยังสามารถแก้ไขการตอบกลับด่วนที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ เพียงแตะที่การตอบกลับด่วนที่คุณต้องการแก้ไข จากนั้นหน้าจอแก้ไขจะปรากฏขึ้น อย่าลืมกด บันทึก เมื่อเสร็จสิ้น

ต่อไปเราจะแสดงวิธีส่งคำตอบอย่างรวดเร็วจากแอป WhatsApp Business

แอป WhatsApp Business: ส่งคำตอบด่วน

หากต้องการส่งข้อความตอบกลับอย่างรวดเร็วสำหรับ WhatsApp Business ให้เปิดการสนทนาใดๆ ในแอป WhatsApp Business หรือ WhatsApp Business Web

1. แตะ แนบ (ไอคอนคลิปหนีบกระดาษ) และเลือก ตอบกลับด่วน อีกวิธีหนึ่งคือพิมพ์ / ในกล่องข้อความ

2. เลื่อน ในรายการและเลือกการตอบกลับด่วนที่จะใช้ คุณยังสามารถพิมพ์ทางลัดของข้อความตอบกลับด่วนได้ (เช่น thanks1) เพื่อค้นหาและเลือกข้อความนั้น

3. แก้ไข ข้อความหากจำเป็นและแตะ ส่ง เมื่อคุณเสร็จสิ้น

ในหัวข้อถัดไป เราจะสำรวจวิธีการสร้างและส่งคำตอบอย่างรวดเร็วผ่าน WhatsApp API บน respond.io

สแนปเป็ตบน WhatsApp API ที่เชื่อมต่อกับ Respond.io

หากต้องการส่งคำตอบอย่างรวดเร็วผ่าน WhatsApp ผ่านทาง respond.io คุณจะต้อง เชื่อมต่อ WhatsApp API ของคุณกับแพลตฟอร์ม โปรดทราบว่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วจะเรียกว่า Snippets บน respond.io

WhatsApp API เชื่อมต่อกับ Respond.io: ตั้งค่า Snippets

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้บนแพลตฟอร์ม respond.io

1. คลิก การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) ตามด้วย Snippets

2. คลิก เพิ่ม Snippet และป้อนชื่อของ Snippet ตามด้วยข้อความของคุณ คุณสามารถทำให้ข้อความของคุณดูเป็นส่วนตัวมากขึ้นได้โดยการแทรกชื่อผู้ติดต่อด้วย ตัวแปรไดนามิก.

3. ป้อนหัวข้อ หรือเลือกหัวข้อหนึ่งจากรายการ ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก แต่จะเป็นประโยชน์เมื่อต้องจัดการ Snippets ของคุณในอนาคต เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก สร้าง

บนหน้าจอนี้ คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบ Snippet ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้ คลิกปุ่ม Actions (จุดสามจุด) ถัดจาก Snippet ที่เกี่ยวข้อง และเลือก Edit หรือ Delete

สุดท้ายเราจะครอบคลุมการส่ง Snippets ในบทสนทนาของคุณ

WhatsApp API เชื่อมต่อกับ Respond.io: ส่ง Snippets

การใช้ Snippets บน respond.io ง่ายพอๆ กับการส่งคำตอบอย่างรวดเร็วบนแอป WhatsApp Business

1. เปิด การสนทนา WhatsApp ใดๆ และคลิกไอคอน Snippet (กระดาษฉีก) ที่ด้านล่างของหน้าจอ อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถพิมพ์ / ในกล่องข้อความเพื่อดึงรายการ Snippet ขึ้นมา

2. เลื่อน ไปตามรายการและเลือกสไนปเป็ตที่จะใช้ หากคุณคลิกไอคอน Snippet ในขั้นตอนที่ 1 คุณยังสามารถคลิก ค้นหา และพิมพ์ชื่อของ Snippet หรือคำที่อยู่ในข้อความ'ของ Snippet เพื่อค้นหาอย่างรวดเร็วได้อีกด้วย

หากคุณพิมพ์ / ในขั้นตอนที่ 1 คุณสามารถเริ่มค้นหา Snippet ได้ทันทีโดยการป้อนชื่อหรือคำที่อยู่ภายใน

3. แก้ไข ข้อความหากจำเป็นและแตะ ส่ง เมื่อคุณเสร็จสิ้น

สไนปเป็ตใช้งานได้ในทุกช่องทางที่คุณ'เชื่อมต่อกับ respond.io ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนการตั้งค่า

ตอนนี้คุณทราบวิธีตั้งค่าและส่งคำตอบด่วนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการคิดว่าข้อความควรเป็นอย่างไร

ตัวอย่างการตอบกลับด่วน

ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวสำหรับการตอบกลับข้อความอย่างรวดเร็ว แต่คุณจะต้องเขียนข้อความทั่วไปที่สามารถส่งถึงใครก็ได้โดยแทบไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เว้นแต่คุณจะ'กำลังใช้ตัวแปรแบบไดนามิกเพื่อการปรับแต่งส่วนบุคคล อย่ารวมรายละเอียดที่เจาะจงกับผู้รับแต่ละราย

หากคุณรู้สึกสับสนและต้องการไอเดียสำหรับข้อความตอบกลับอย่างรวดเร็ว โปรดดูตัวอย่างด้านล่างเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ! คุณสามารถคัดลอกหรือปรับแต่งข้อความเพื่อให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้

ตัวอย่างการตอบกลับอย่างรวดเร็ว: คำทักทายและคำอำลา

ธุรกิจต่างๆ ใช้เวลาเป็นจำนวนมากในการส่งคำทักทายและคำอำลาลูกค้าผ่านทาง WhatsApp แต่การตอบกลับอย่างรวดเร็วทำให้ใช้เวลาน้อยลง ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะทำให้ตัวแทนมีเวลาและพลังงานมากขึ้นในการสนทนาจริง

ข้อความเหล่านี้อาจมีตั้งแต่คำทักทายมาตรฐานไปจนถึงการแจ้งเตือนการตอบกลับล่าช้า ข้อความปิดการสนทนา และคำขอให้คะแนน ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:

1. “👋  สวัสดี! ขอขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ฉันคือ [ชื่อตัวแทน] ฉันสามารถช่วยคุณได้อย่างไร”

2. “👋 สวัสดี! ขอขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ขออภัย เรายุ่งมากในขณะนี้ โปรดทราบว่าเราได้รับข้อความของคุณแล้ว และจะติดต่อกลับคุณโดยเร็วที่สุด!”

3. “👋 ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราไม่อยู่ เวลาทำการของเราคือ [เวลาทำการ] เราจะติดต่อคุณกลับโดยเร็วที่สุด!”

4. “🙏 ขอบคุณที่ติดต่อเรามา มีอะไรอีกไหมที่ฉันสามารถช่วยคุณได้”

5. “ขอขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ]” หากคุณมีเวลาสักนาที โปรดแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณกับเรา เรายินดีเป็นอย่างยิ่งและจะอ่านคำติชมทั้งหมดที่ส่งเข้ามา 🙂  [ลิงก์]”

ตัวอย่างการตอบกลับด่วน: คำถามที่พบบ่อย

ธุรกิจส่วนใหญ่จะมีรายการคำถามที่พบบ่อย การตอบกลับอย่างรวดเร็วเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดเก็บคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ เนื่องจากตัวแทนของคุณจะสามารถเข้าถึงและส่งคำตอบเหล่านั้นให้กับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถให้คำตอบที่ครบถ้วนสำหรับคำถามที่พบบ่อยได้ในคำตอบด่วนหรือเชื่อมโยงลูกค้าไปยังแหล่งภายนอกเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

ตัวอย่างของข้อความเหล่านี้ ได้แก่ เวลาทำการและที่อยู่ของคุณ การยืนยันการนัดหมาย และข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ:

1. “📆  เปิดทำการตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันเสาร์ (รวมวันหยุดราชการ) เวลา 09.00 น. ถึงเวลา 21.00 น.”

2. “📍 สำนักงานใหญ่ของเราตั้งอยู่ที่ [ที่อยู่]”

3. “🗓️ เรายินดีที่จะนัดหมายกับคุณ! โปรดตอบกลับพร้อมระบุวันที่และเวลาที่ต้องการหรือเลือกจากปฏิทินของเรา: [ลิงก์]”

4. “Respond.io รองรับช่องทางต่างๆ มากมาย เช่น WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger และอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อช่องที่รองรับทั้งหมดได้ที่นี่: [ลิงก์]”

5. สามารถติดตามคำสั่งซื้อของคุณได้ที่นี่: [ลิงก์] อย่างไรก็ตาม หากคุณมีปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการจัดส่ง โปรดโทรติดต่อสายด่วน 24 ชั่วโมงของเราที่ [หมายเลข]”

ตัวอย่างการตอบกลับด่วน: ฝ่ายขายและฝ่ายสนับสนุน

การเตรียมคำตอบไว้สำหรับการขายทั่วไปและการสอบถามการสนับสนุนถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากข้อมูลที่ไม่ตรงกัน เช่น ราคา อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจได้ การตอบกลับอย่างรวดเร็วเหมาะที่สุดสำหรับสิ่งนี้ เนื่องจากช่วยขจัดความเสี่ยงที่เกิดข้อผิดพลาดเมื่อส่งรายละเอียดที่สำคัญ

ตัวอย่างการตอบกลับอย่างรวดเร็วสำหรับกรณีการใช้งานเหล่านี้ ได้แก่ ข้อความเกี่ยวกับราคา ข้อเสนอพิเศษ และอื่นๆ

1. เรามีแผนรายเดือนที่แตกต่างกันซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับขนาดให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ: Starter, Pro, Business และ Enterprise คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการต่างๆ ได้ที่นี่: [ลิงก์]”

2. “สวัสดี [ชื่อผู้ติดต่อ] ขอบคุณที่ติดต่อมา โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณประสบปัญหาอะไร และตัวแทนของเราจะติดต่อกลับเกี่ยวกับคำถามของคุณ”

3. รับส่วนลด 20% ทั้งร้าน เฉพาะช่วงเวลาจำกัดเท่านั้น 🗣 กรอกรหัสส่วนลด DISCOUNT20 ในระหว่างชำระเงิน!”

4. “✅ คุณสามารถยกเลิกแผนของคุณได้ตลอดเวลาโดยไม่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม เพียงติดต่อเราและแจ้งให้เราทราบ”

5. “เราไม่มีคำถามใดๆ นโยบายคืนเงินเต็มจำนวน ✅  เพียงแค่ส่งคืนมาให้เราในบรรจุภัณฑ์เดิมภายใน 14 วันหลังจากการจัดส่ง และคุณจะได้รับเงินคืน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูนโยบายการคืนสินค้าของเราที่นี่: [ลิงก์]”

ตัวอย่างการตอบกลับด่วน: การอัปเดต

ไม่มีใครชอบถูกทิ้งไว้ในที่มืดเมื่อต้องเผชิญกับเรื่องเร่งด่วนหรือความไม่สะดวก ใช้การตอบกลับอย่างรวดเร็วเพื่อแจ้งข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับธุรกิจของคุณให้ลูกค้าทราบ

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความตอบกลับด่วนสำหรับการอัปเดตสถานะ:

1. “⚠️ ขณะนี้แพลตฟอร์มของเรากำลังอยู่ในระหว่างการบำรุงรักษาตามกำหนดการ และจะสามารถใช้งานได้ภายในเวลา 8.00 น. ของวันอังคารที่ 2 กุมภาพันธ์ 2023 ต้องขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น 🙇”

2. “ขอบคุณที่คุณติดต่อมา [ชื่อผลิตภัณฑ์] จะกลับมาอยู่ในสต็อกอีกครั้งสัปดาห์หน้า หากต้องการจองยูนิต โปรดเยี่ยมชมร้านค้าออนไลน์ของเรา: [link]”

3. “เวอร์ชันล่าสุดของแพลตฟอร์มของเราจะเปิดตัวในวันเสาร์หน้า 28/01/2023 เวลา 8.00 น. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเดต โปรดไปที่หน้าประกาศ: [ลิงก์]”

4. “💥 อุ๊ย! เซิร์ฟเวอร์ของเรากำลังประสบปัญหาทางเทคนิคบางประการ เรากำลังดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าว และหวังว่าจะสามารถดำเนินการได้ภายใน 12 ชั่วโมงข้างหน้า เราขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น!”

5. “🔧 ปัญหาเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์ของเราได้รับการแก้ไขแล้ว” คุณสามารถใช้งานแพลตฟอร์มของเราได้ตามปกติ ลองล้างแคชของคุณหากปัญหาการเชื่อมต่อยังคงเกิดขึ้น แต่ถ้าคุณยังคงประสบปัญหาอยู่ โปรดส่งข้อความพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมถึงเรา”

ด้วยการตอบกลับอย่างรวดเร็ว คุณสามารถปรับปรุงคุณภาพและความรวดเร็วในการสนทนา WhatsApp กับลูกค้าได้อย่างมาก หากธุรกิจของคุณเติบโตอย่างรวดเร็วจน WhatsApp Business App ไม่สามารถตามทันได้ ให้ลองพิจารณาเปลี่ยนมาใช้ WhatsApp API กับ respond.io

นอกเหนือจากผลประโยชน์เช่น รองรับตัวแทนหรือทีมงานจำนวนมาก และ การสนทนาบนหลายช่องทางหรือบัญชี จากแพลตฟอร์มเดียวแล้ว คุณยังจะ ส่งคำตอบอัตโนมัติ และสร้างการทำงานอัตโนมัติในการแชทสำหรับ การขายบน WhatsApp และ การสนับสนุนได้อีกด้วย

สนใจที่จะได้รับประโยชน์เหล่านี้ให้กับธุรกิจของคุณหรือไม่? ลงทะเบียนบัญชี respond.io หรือ เชื่อมต่อ WhatsApp API ของคุณวันนี้

การอ่านเพิ่มเติม

• แอป WhatsApp Business: คู่มือฉบับสมบูรณ์

• WhatsApp Business: ภาพรวมบัญชี WhatsApp Business

• วิธีเปลี่ยน WhatsApp เป็นบัญชีธุรกิจ