การจัดการสแปม: เคลียร์กล่องจดหมายที่ไม่จำเป็น [ส.ค. 2023]

ข้อความสแปมกำลังทำให้ตัวแทนของคุณเสียเวลาและทำให้พวกเขาหันเหห่างจากลูกค้าของคุณหรือไม่? การจัดการสแปมสามารถช่วยคุณจัดการข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าของคุณได้ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าสแปมคืออะไร ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร และกลยุทธ์ในการจัดการสแปมผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

สแปมคืออะไร?

สแปม หมายถึงข้อความที่ไม่ต้องการซึ่งถูกส่งมาผ่านช่องทางการสื่อสารต่างๆ มันเป็นสิ่งน่ารำคาญที่พบได้ทั่วไปและสามารถพบได้ในรูปแบบต่างๆ บนแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเช่น WhatsApp, Viber และ Telegramอีเมล โซเชียลมีเดีย บล็อก และฟอรัม

ข้อความเหล่านี้มีเนื้อหาทุกประเภท อาจมาในรูปแบบของการโปรโมตผลิตภัณฑ์ บริการ หรือการหลอกลวง แม้ว่าสแปมจะน่ารำคาญ แต่ก็สร้างปัญหาร้ายแรงให้กับธุรกิจที่ได้รับสแปมเช่นกัน แล้วจะเกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจไม่นำกลยุทธ์การจัดการสแปมมาใช้?

สแปมส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร?

สแปมส่งผลกระทบต่อทุกคน ในความเป็นจริง ประมาณ ของอีเมลที่ส่งถึง เป็นสแปม ปริมาณข้อความที่มากก็ถือเป็นเรื่องที่น่ากังวลแล้ว แต่การขาดการจัดการสแปมยังส่งผลกระทบในด้านอื่นๆ ต่อธุรกิจอีกด้วย

มันสามารถขัดขวางผลผลิต นำไปสู่การพลาดโอกาส หยุดชะงักการดำเนินงาน และเป็นอันตรายต่อความปลอดภัยของข้อมูล มาเจาะลึกประเด็นเหล่านี้กันต่อไป

สแปมบนระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

ปัญหาสำคัญประการหนึ่งของข้อความสแปมคือการเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไปโดยเปล่าประโยชน์ ตัวแทนต้องคัดกรองข้อความที่ไม่ต้องการเพื่อระบุและจัดการกับข้อความที่ถูกต้อง การทำเช่นนี้ต้องใช้เวลานาน และทำให้พวกเขาละเลยความต้องการของลูกค้า

นอกจากนี้ ตัวแทนอาจต้องใช้เวลาเพิ่มเติมเพื่อรายงานข้อความสแปมไปยังทีมไอทีหรือความปลอดภัยด้วย ในขณะที่การรายงานสแปมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงระบบการกรอง แต่ก็เพิ่มภาระงาน ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลงอีกด้วย

สแปมบนระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียทางการเงิน

ข้อความสแปมอาจทำให้ข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้า พันธมิตร หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ สูญหายหรือถูกมองข้ามได้ง่าย สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความเสี่ยงสูงที่จะพลาดโอกาสทางธุรกิจหรือไม่ได้รับข้อมูลสำคัญอย่างทันท่วงที ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียยอดขาย โครงการล่าช้า หรือพลาดกำหนดเวลาได้

ตัวอย่างเช่น การสอบถามของลูกค้าที่มีศักยภาพ'หรือข้อเสนอที่จำกัดเวลาจากพันธมิตรอาจถูกจัดประเภทอย่างผิดพลาดว่าเป็นสแปม ส่งผลให้ธุรกิจพลาดโอกาสบรรลุข้อตกลงที่เป็นไปได้

นอกจากนี้ สแปมอาจส่งผลเสียต่อการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า หากข้อความที่ถูกต้องจากลูกค้าสูญหายหรือถูกมองข้าม อาจเกิดการตอบกลับล่าช้าหรืออาจไม่มีการตอบกลับเลยก็ได้ สิ่งนี้อาจนำไปสู่การสูญเสียศักยภาพทางธุรกิจได้

สแปมเหนือการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การสูญเสียการดำเนินงาน

ธุรกิจเสี่ยงต่อการดำเนินงานช้าลงหากได้รับสแปมมากเกินไป ข้อความที่มีไฟล์แนบหรือรูปภาพขนาดใหญ่จะใช้แบนด์วิดท์จำนวนมาก เมื่อปริมาณข้อความเข้าเพิ่มมากขึ้น จะทำให้เครือข่ายทำงานหนักขึ้น ส่งผลให้แบนด์วิดท์ที่ใช้สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายลดลง

นอกจากนี้ ปริมาณสแปมจำนวนมากที่ใช้พื้นที่จัดเก็บเซิร์ฟเวอร์อาจลดพื้นที่จัดเก็บข้อความของลูกค้า จึงต้องลงทุนเพิ่มเติมในโครงสร้างพื้นฐานด้านพื้นที่จัดเก็บ

สแปมบนระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: การละเมิดความปลอดภัย

ข้อความสแปมที่มีลิงก์ที่เป็นอันตรายอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่สำคัญต่อธุรกิจ ลิงก์เหล่านี้อาจทำให้เกิดการละเมิดความปลอดภัยต่างๆ ตัวอย่างทั่วไปสองประการ ได้แก่ ฟิชชิงและการแจกจ่ายซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย

ฟิชชิงเป็นเทคนิคที่ผู้ส่งสแปมส่งข้อความหลอกลวงที่ดูเหมือนว่ามาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ เช่น บริษัทที่มีชื่อเสียง หากพนักงานตกเป็นเหยื่อของความพยายามฟิชชิ่งเหล่านี้ และแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่รู้ตัว อาจส่งผลให้เกิดการละเมิดข้อมูลและการเข้าถึงระบบที่สำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต

สแปมยังรวมถึงลิงก์ที่นำไปสู่การดาวน์โหลดไฟล์ที่เป็นอันตราย เช่น ไวรัส สปายแวร์ แรนซัมแวร์ หรือโทรจัน เมื่อติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์แล้ว อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้โดยการขโมยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ขัดขวางการทำงาน หรือเรียกร้องค่าไถ่

เห็นได้ชัดว่าการจัดการกับสแปมเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของตัวแทนของคุณโดยลดความจำเป็นในการโต้ตอบกับข้อความสแปม ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถปรับปรุงอัตราการตอบสนองโดยรวมได้ เนื่องจากพวกเขามีเวลาเพิ่มมากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การสอบถามที่ถูกต้องตามกฎหมาย เรียนรู้วิธีการนำกลยุทธ์การจัดการสแปมไปใช้ในหัวข้อถัดไป

การจัดการสแปม: 5 กลยุทธ์ในการป้องกันข้อความที่ไม่ต้องการ

กลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีช่วยให้ตัวแทนระบุและจัดการกับสแปมได้ โดยลดผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา แต่ในการจะใช้งานจริง คุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม เช่น respond.io เพื่อช่วยเหลือคุณ

Respond.io เป็นซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าที่ได้รับการออกแบบให้รองรับการสนทนากับลูกค้าจำนวนมาก มันรวมช่องทางการสื่อสาร เช่น อีเมล, WhatsApp และอื่นๆ ไว้ใน กล่องขาออกแบบหลายช่องทางเดียว.

ซึ่งช่วยให้ตัวแทนของคุณจัดการสแปมได้ในทุกช่องทางในที่เดียว ตอนนี้มาดูกลยุทธ์การจัดการสแปมที่ดีที่สุดด้วย respond.io กัน

การจัดการสแปม: ทำเครื่องหมายสแปมด้วยตนเอง

หากผู้ส่งสแปมส่งข้อความถึงคุณเป็นครั้งแรก คุณสามารถแจ้งพวกเขาด้วยตนเองได้ที่ เพียงไม่กี่คลิก บน respond.io การตั้งค่านี้ทำได้ง่ายด้วยเทมเพลต ทำเครื่องหมายผู้ติดต่อเป็นสแปม ในโมดูลการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

นี่คือคำแนะนำในการสร้างทางลัดในการแจ้งสแปม

1. เลือก โมดูลเวิร์กโฟลว์ .

2. คลิก ที่ + เพิ่มเวิร์กโฟลว์

3. เลือก ทำเครื่องหมายผู้ติดต่อเป็นสแปม เทมเพลต

4. คลิก ใช้เทมเพลต

5. เลือก เผยแพร่.

เสร็จเรียบร้อยแล้ว. เมื่อคุณแท็กผู้ติดต่อว่าเป็นสแปม การสนทนาจะปิดลง

การจัดการสแปม: กรองสแปมโดยอัตโนมัติ

คุณไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายผู้ติดต่อที่เป็นสแปมที่กลับมาด้วยตนเองเสมอไป เมื่อระบุผู้ติดต่อว่าเป็นผู้ส่งสแปมแล้ว คุณสามารถรวมตัวกรองสแปม ในระบบอัตโนมัติการแชทของเวิร์กโฟลว์ได้ ช่วยให้เจ้าหน้าที่มีเวลาติดต่อกับลูกค้าจริงมากขึ้นแทน

คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสแปมอัตโนมัติได้โดย เพิ่มขั้นตอนสาขา ให้กับเวิร์กโฟลว์การสนทนาขาเข้าที่มีอยู่หรือใหม่

การจัดการสแปม: สอนตัวแทนเกี่ยวกับกลวิธีสแปม

ช่วยให้ตัวแทนได้รับข้อมูลเกี่ยวกับกลวิธีสแปมทั่วไปเพื่อให้สามารถรับรู้และหลีกเลี่ยงข้อความสแปมที่อาจเกิดขึ้นได้ การให้ความรู้และการตระหนักรู้ที่จำเป็นแก่ตัวแทน ช่วยให้ธุรกิจลดความเสี่ยงจากการตกเป็นเหยื่อของภัยคุกคามความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสแปมได้

ตัวอย่างข้อความสแปมหรือที่น่าสงสัย ได้แก่ การสะกดคำและไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้อง สัญญาว่าจะให้โอกาสที่ไม่สมจริง และแนบไฟล์ที่ไม่ได้ร้องขอ

การจัดการสแปม: หลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์ที่น่าสงสัย

ไม่ว่าจะเป็นในอีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือช่องทางการสื่อสารอื่น ตัวแทนต้องระมัดระวังในการคลิกลิงก์จากผู้ส่งที่ไม่รู้จักหรือมีพฤติกรรมน่าสงสัย นี่คือการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรักษาความสมบูรณ์ของอุปกรณ์และเครือข่ายของคุณ ลิงก์เหล่านี้อาจนำไปสู่เว็บไซต์หรือการดาวน์โหลดที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อความปลอดภัย

ควรเฝ้าระวังและตรวจสอบความถูกต้องของลิงก์อยู่เสมอ ก่อนที่จะโต้ตอบกับลิงก์เหล่านั้น ตัวแทนควรใช้ความระมัดระวังและดำเนินการเชิงรุกในการแจ้งหัวหน้าทีมหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับข้อความที่น่าสงสัย

การจัดการสแปม: รายงานสแปมเพื่อการสืบสวนเพิ่มเติม

การรายงานสแปมเพื่อการสืบสวนเพิ่มเติมถือเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจจับและแก้ไขบทสนทนาที่เป็นสแปมจำนวนมากอย่างมีประสิทธิภาพ ควรกระตุ้นให้ตัวแทนรายงานสแปมโดย แท็ก ข้อความสแปมและให้ บันทึกการปิด ที่สรุปการสนทนา เพื่อให้ผู้จัดการสามารถระบุและติดตามปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสแปมได้ง่ายขึ้น.

ข้อมูลดังกล่าวให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับลักษณะของข้อความสแปมและรูปแบบที่อาจหลบเลี่ยงการกรองเบื้องต้นได้ ข้อมูลนี้อาจนำไปใช้ในการสืบสวนเพิ่มเติมเพื่อทำความเข้าใจกลยุทธ์ที่ผู้ส่งสแปมใช้

ด้วยความรู้และเครื่องมือในการจัดการสแปมที่คุณมี คุณสามารถช่วยให้ตัวแทนของคุณมีเวลามากขึ้นเพื่อช่วยเหลือลูกค้า หลีกเลี่ยงการสูญเสีย และป้องกันการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้ พร้อมที่จะปรับปรุงวิธีการสนทนากับลูกค้าของคุณหรือยัง? ลงทะเบียนทดลองใช้งาน respond.io ฟรี วันนี้

การอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้.

หากคุณสนุกกับการอ่านบทความนี้ โปรดดูบล็อกของเราเกี่ยวกับการจัดการบทสนทนากับลูกค้าด้านล่างนี้:

• การกำหนดเส้นทางการแชท: วิธีสร้างเส้นทางการแชทไปยังทีมที่เหมาะสม

• การจัดการการยกระดับ: คำแนะนำสำหรับการยกระดับลูกค้า

• การสนับสนุนการสนทนา: ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้อย่างไร