WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่? 4 วิธีง่ายๆ ในการปกป้องข้อมูลลูกค้า

หากคุณทำธุรกิจผ่าน WhatsApp คุณอาจสงสัยว่า "WhatsApp ปลอดภัยหรือไม่" การรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลจาก leads และลูกค้าสามารถทำให้ชื่อเสียงธุรกิจของคุณเสียหายได้อย่างไม่สามารถแก้ไขได้ ดังนั้นการรักษาข้อมูลลูกค้า WhatsApp ให้ปลอดภัยจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก แม้ว่า WhatsApp จะค่อนข้างปลอดภัยในการส่งข้อมูลส่วนตัวเนื่องจากการเข้ารหัสแบบครบวงจร แต่ธุรกิจต่าง ๆ ก็ต้องระมัดระวังในการให้ความรู้แก่ตัวแทนและจำกัดข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ เราจะแสดงวิธีทำสิ่งนี้ให้คุณดูสี่วิธี

รักษาข้อมูล WhatsApp Lead ของคุณให้ปลอดภัย: 4 ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ

ใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมายของคุณ? เมื่อคุณทำการขายผ่านทางแชท การรักษาข้อมูลนี้ให้ปลอดภัยบน WhatsApp อาจเป็นเรื่องท้าทาย

แม้ว่าการแชทจะถูกเข้ารหัสจากบุคคลภายนอก แต่ตัวแทนฝ่ายขายมักจะสามารถเข้าถึงชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าเป้าหมายได้ทั้งหมด มีความเสี่ยงที่พวกเขาอาจใช้ข้อมูลนั้นอย่างไม่เหมาะสม

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ระบุตัวตน (PII) แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ดังนั้นคุณไม่ควรเสี่ยง ลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าต้องมีความมั่นใจว่ารายละเอียดใดๆ ที่แบ่งปันกับธุรกิจของคุณจะไม่มีวันถูกส่งต่อให้กับบุคคลอื่น

หากคุณใช้ WhatsApp ธุรกิจต่างๆ จะสามารถส่งข้อความถึงลูกค้า ที่ยินยอมที่จะรับข้อความจากพวกเขาเท่านั้น เมื่อลูกค้ายินยอม พวกเขาจะเชื่อถือข้อมูลการติดต่อของพวกเขาที่จะคงอยู่กับบริษัทของคุณ

คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าข้อมูล WhatsApp ของพวกเขายังคงปลอดภัย? ปฏิบัติตามหลักปฏิบัติที่ดีสี่ประการเหล่านี้

1. ไม่อนุญาตให้ตัวแทนขายใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัว

WhatsApp ปลอดภัยหรือเปล่า? ใช่แล้ว บทสนทนาใน WhatsApp มีการเข้ารหัสแบบ end-to-end ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องกังวลว่าจะมีใครแฮ็กแชทกับลูกค้าได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลอาจรั่วไหลได้ในรูปแบบอื่น ธุรกิจจำนวนมากอนุญาตให้พนักงานขายใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัวเพื่อทำธุรกิจ

พนักงานขายรับข้อมูลลูกค้าเป้าหมายเข้าสู่โทรศัพท์ส่วนตัว ดังนั้นบริษัทจึงไม่สามารถควบคุมสิ่งที่พวกเขาจะทำกับข้อมูลลูกค้าเป้าหมายเหล่านั้นได้ พวกเขาอาจจะสแปมคนอื่นหรือแสวงหาผลประโยชน์ที่ขัดแย้งกับตนเอง และหากพวกเขาออกจากบริษัท พวกเขาก็จะเอาข้อมูลสำคัญติดตัวไปด้วย

แอชเชอร์ ฟิลลิปส์ ผู้จัดการฝ่ายความสำเร็จของลูกค้า กล่าวถึงความเสี่ยงในเรื่องนี้ว่า “ปัญหาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน เนื่องจากแทบจะไม่มีการควบคุมการแพร่กระจายข้อมูลของลูกค้าเลย ซึ่งจะส่งผลให้ลูกค้าที่มีศักยภาพสูญเสียความไว้วางใจในธุรกิจและหันไปหาคู่แข่งแทน”

2. จัดเก็บข้อมูลในแพลตฟอร์ม WhatsApp ที่ปลอดภัย

แล้วคุณจะรักษาความปลอดภัยของ WhatsApp ไว้ในบัญชีเดียวได้อย่างไร แทนที่จะใช้บัญชี WhatsApp ส่วนตัว? เราขอแนะนำให้ใช้ WhatsApp API กับแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนาที่เป็น WhatsApp BSPด้วย ซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะยังคงอยู่ในบริษัท เนื่องจากข้อมูลติดต่อทั้งหมดจะเข้ามาผ่านทางแพลตฟอร์มเดียว

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณใช้แพลตฟอร์มของบุคคลที่สาม คุณจะต้องการตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าปลอดภัยจากแฮกเกอร์ด้วย เมื่อคุณกำลัง เลือกแพลตฟอร์มให้ตรวจสอบว่าใช้ผู้ให้บริการที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์รายใด และมีการรับรองความปลอดภัยใดบ้าง (หากมี)

การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยปกป้องข้อมูลได้อย่างมาก โปรดทราบว่าระดับความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการโดยสิ้นเชิง ตัวอย่างเช่น Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) และ Amazon Web Services (AWS) เป็นผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและปลอดภัยที่สุด

การรับรอง ISO แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของแพลตฟอร์มด้านความปลอดภัย ใบรับรอง ISO 27001:2022 ระดับ ระดับที่มอบให้โดยองค์กรระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (ISO) ถือเป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับในระดับโลกที่มุ่งเน้นไปที่การจัดตั้ง บำรุงรักษา และปรับปรุงระบบการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่เป็นระบบอย่างต่อเนื่อง

3. ใช้การตรวจสอบสิทธิ์ 2 ขั้นตอนหรือการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว

แม้ว่าการมีกล่องจดหมายร่วมกันจะปลอดภัยมากกว่าการใช้บัญชี WhatsApp หลายบัญชี แต่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ยังทำให้ข้อมูลผู้ติดต่อ WhatsApp ของคุณมีความเสี่ยงอีกด้วย

การละเมิดข้อมูลมักเกิดขึ้นเนื่องมาจากรหัสผ่านที่เดาง่ายหรือการแบ่งปันรหัสผ่าน ด้วยการพิสูจน์ตัวตนแบบ 2 ปัจจัย เจ้าหน้าที่จะยืนยันตัวตนด้วยหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมลเพื่อให้คุณแน่ใจว่ามีเพียงบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมายของคุณได้

การเพิ่มการลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว เป็นวิธีที่สะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้นในการรับรองความถูกต้องของตัวแทนของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบได้เพียงครั้งเดียวโดยใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว จากนั้นอุปกรณ์ของพวกเขาจะถูกจดจำเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าสู่ระบบได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

วิธีนี้พนักงานขายไม่ต้องกังวลเรื่องการลืมรหัสผ่าน เมื่อต้องการสนทนากับลูกค้า สิ่งที่พวกเขาต้องทำเพียงแค่คลิกเพื่อเข้าสู่ระบบ ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่า WhatsApp ของธุรกิจของคุณปลอดภัย

4. ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ด้วยการปิดบัง

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าแพลตฟอร์ม WhatsApp ของคุณจะปลอดภัยเพียงใด รวมถึงความแข็งแกร่งของการตรวจสอบเข้าสู่ระบบ หากพนักงานขายหลายคนสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าได้ ก็ยังมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลอยู่ดี ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนา ตัวแทนทุกคนสามารถเข้าถึงบทสนทนาได้

แม้ว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการมองเห็นของผู้จัดการ และทำให้ตัวแทนที่พร้อมใช้งานสามารถตอบสนองต่อข้อมูลลูกค้าที่เข้ามาได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็อาจทำให้เกิดข้อกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวได้เช่นกัน เมื่อตัวแทนทุกคนสามารถเห็นอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อได้ อาจเกิดการละเมิดความเป็นส่วนตัวและความยินยอมได้

การใช้ข้อมูลในทางที่ผิดและข้อกังวลทางกฎหมายอาจเกิดขึ้น โดยเฉพาะเมื่อผู้แทนทำงานจากระยะไกล ดังนั้นคุณอาจเริ่มตั้งข้อสงสัยว่า WhatsApp นั้นปลอดภัยหรือไม่ อาจมีปัญหาที่คล้ายกันในการใช้ WhatsApp ส่วนตัว เนื่องจากตัวแทนฝ่ายขายสามารถขโมยข้อมูลลูกค้าได้เมื่อออกจากบริษัทหรือใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวได้

วิธีแก้ไขปัญหานี้คืออะไร? ใช้ อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์มาสก์ เพื่อให้เฉพาะบุคคลบางคนเท่านั้นที่สามารถเห็นอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าได้ ตัวแทนทุกคนสามารถดูข้อความในกล่องจดหมายและตอบกลับได้ แต่พวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้ได้

ด้วย respond.io องค์กรต่างๆ สามารถเข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด

สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าด้วยการรักษาความปลอดภัยข้อมูลการขาย WhatsApp ของคุณ

แล้ว WhatsApp ของคุณปลอดภัยหรือเปล่า? ลองคิดดูว่ามีกี่คนในบริษัทของคุณที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำคัญบน WhatsApp คุณสัญญากับลูกค้าว่าข้อมูลของพวกเขาจะปลอดภัยหรือไม่? คุณจะรับประกันเรื่องนี้ได้อย่างไร?

ปกป้องข้อมูลการขายด้วยการใช้แพลตฟอร์มที่ปลอดภัยเช่น respond.io เพื่อจัดการการสนทนาและข้อมูลจากลูกค้าเป้าหมายและจำกัดข้อมูลที่พนักงานขายสามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าคุณจะไว้วางใจตัวแทนของคุณก็ตาม แต่ยิ่งมีคนเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้น้อยเท่าใด ข้อมูลก็จะปลอดภัยมากขึ้นเท่านั้น

การอ่านเพิ่มเติม

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษาการสนทนา WhatsApp ของคุณให้ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด โปรดอ่านบทความต่อไปนี้:

• วิธีการย้อนกลับและหลีกเลี่ยงบัญชี WhatsApp Business ที่ถูกแบน

• ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการส่งข้อความที่ปลอดภัย

• WhatsApp Opt In: การดึงดูดลูกค้าให้เลือกใช้ WhatsApp