วิธีส่งข้อความไม่อยู่เพื่อธุรกิจ

สำหรับลูกค้า ไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการที่ข้อความของพวกเขาถูกเพิกเฉย คุณอาจสูญเสียลูกค้าได้หากคุณปล่อยให้พวกเขาค้างคาอยู่ แม้ว่าจะไม่สามารถให้การตอบกลับที่รวดเร็วกับลูกค้าเสมอไป แต่คุณสามารถส่งข้อความที่ไม่อยู่ให้กับพวกเขาได้เสมอ ที่นี่คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจและวิธีการตั้งค่าข้อความที่ไม่อยู่โดยใช้ respond.io

ข้อความเมื่อไม่อยู่สำหรับธุรกิจ: ข้อมูลพื้นฐาน

ลูกค้าที่ส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณอย่างรวดเร็ว แต่ไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นกับลูกค้ามากเพียงใด คุณจะไม่สามารถตอบข้อความได้ตลอด 24 ชั่วโมง นี่คือที่ที่ข้อความเมื่อไม่อยู่เข้ามามีบทบาท

ข้อความแจ้งไม่อยู่สำหรับธุรกิจคืออะไร

ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่สำหรับธุรกิจคือการตอบกลับอัตโนมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อส่งถึงลูกค้าเมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับพวกเขาได้ทันที ทำหน้าที่เป็นการยืนยันว่าคุณได้รับข้อความจากลูกค้าของคุณแล้ว

เนื้อหาของข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจจะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ แต่อยู่โดยทั่วไปจะมีข้อมูลสองส่วน - สาเหตุที่คุณไม่สามารถตอบข้อซักถามในตอนนี้ และเมื่อใดที่ลูกค้าสามารถคาดหวังการตอบกลับได้

เหตุใดจึงควรใช้ข้อความแจ้งไม่อยู่สำหรับธุรกิจ

มีหลายเหตุผลว่าทำไมคุณควรตั้งค่าข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ สำหรับผู้เริ่มต้น ข้อความเมื่อไม่อยู่ช่วยให้ความมั่นใจว่าคุณจะตอบกลับเมื่อสำเร็จ หากไม่มีข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ ลูกค้าจะสงสัยว่าคุณจงใจเพิกเฉยต่อพวกเขาหรือไม่

นอกจากนี้ ข้อความไม่อยู่ยังให้ความโปร่งใสด้วยการให้เหตุผลสำหรับการไม่สามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว ความโปร่งใสกับลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ

การส่งข้อความอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่บ้านยังช่วยตั้งความคาดหวังที่ถูกต้องด้วยการแจ้งเวลาตอบสนองโดยประมาณให้กับลูกค้า ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ลูกค้าคาดหวังว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขภายในหนึ่งวัน แต่กลับต้องรอหนึ่งสัปดาห์จึงจะได้รับการตอบกลับ

สุดท้าย ข้อความแบบไม่อยู่ที่บ้านช่วยสร้างประสบการณ์แบรนด์เชิงบวก การส่งข้อความไม่อยู่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจ ซึ่งช่วยสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกให้กับแบรนด์ของคุณ ตอนนี้คุณรู้ถึงความสำคัญของข้อความเมื่อไม่อยู่ เรามาเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความดังกล่าวกันดีกว่า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความแจ้งการไม่อยู่เพื่อธุรกิจ

เมื่อเขียนข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจ เป็นการดีที่สุดที่จะให้ข้อมูลบางอย่างที่บ่งบอกว่าข้อความนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ประโยคธรรมดาๆ เช่น “นี่คือการตอบกลับอัตโนมัติ” ก็เพียงพอแล้ว หรือคุณอาจใส่อีโมจิหุ่นยนต์เช่น 🤖 ไว้ตอนต้นข้อความก็ได้

นอกจากนี้คุณควรขออภัยสำหรับการไม่ตอบกลับทันที คำขอโทษมีประโยชน์มาก - เมื่อทำอย่างถูกต้อง ก็สามารถบรรเทาความหงุดหงิดและความโกรธของลูกค้าได้ คำขอโทษที่ดีที่สุดคือคำขอโทษที่แสดงความเห็นอกเห็นใจและเจาะจง หลีกเลี่ยงการใช้วลีซ้ำๆ เช่น “ขออภัยในความไม่สะดวก”

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณควรสนับสนุนให้ลูกค้าฝากรายละเอียดที่เกี่ยวข้องในการตอบกลับข้อความเมื่อคุณไม่อยู่ อาจเป็นหมายเลขบัญชี หมายเลขคำสั่งซื้อ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ช่วยให้แก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น

กฎดังกล่าวมีผลใช้กับข้อความ Away ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความ Away ของ WhatsApp หรือข้อความ Away ของ Facebook ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีเขียนข้อความ Away Message ที่มีประสิทธิภาพแล้ว เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีส่งข้อความ Away Message บน respond.io

4 วิธีในการตั้งค่าข้อความแจ้งการไม่อยู่สำหรับธุรกิจ

คุณสามารถตั้งค่าข้อความไม่อยู่ได้ตลอดเวลาบนแอปส่งข้อความใดๆ ที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจ สร้างข้อความไม่อยู่บน WhatsApp Business อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แอปส่งข้อความจำนวนมากอาจได้รับประโยชน์จากการจัดการช่องทางและข้อความจาก respond.io.

เวิร์กโฟลว์ของ Respond.io นำเสนอความเป็นไปได้มากมายในการส่งข้อความไม่อยู่. เวิร์กโฟลว์คือระบบอัตโนมัติขั้นสูงที่เริ่มทำงานเมื่อผู้ติดต่อเริ่มการสนทนาใหม่กับคุณ ด้านล่างเราจะแนะนำวิธีการส่งข้อความที่ไม่อยู่ผ่าน Workflow ที่แตกต่างกัน

ส่งข้อความเปิด/ปิดแบบเรียบง่ายสำหรับธุรกิจ

บริษัทขนาดเล็กที่บริหารโดยผู้ประกอบการเดี่ยวสามารถส่งข้อความไม่อยู่ผ่านเวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดได้ เนื่องจากไม่มีเวลาที่แน่นอนในการตอบข้อความ ผู้ประกอบการเดี่ยวจึงต้องมีความยืดหยุ่นในการเปิดหรือปิดข้อความไม่อยู่ได้ ขึ้นอยู่กับว่าวันนั้นเป็นอย่างไร

เมื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้ ผู้ติดต่อคนใดก็ตามที่เริ่มสนทนาจะได้รับข้อความ "ไม่อยู่" เมื่อคุณพร้อมที่จะตอบกลับ เพียงปิดเวิร์กโฟลว์เพื่อหยุดการส่งข้อความไม่อยู่

การสร้างเวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดนั้นรวดเร็วและง่ายดาย เพียงเลือกทริกเกอร์การเปิดการสนทนาและเขียนข้อความแจ้งไม่อยู่ คุณสามารถเปิดและปิดใช้งานข้อความไม่อยู่ได้ตามต้องการ เป็นตัวเลือกที่ยืดหยุ่นที่สุดหากคุณไม่มีตารางเวลา

โปรดทราบว่าคุณต้องเปิดและปิดเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหลายครั้งต่อวัน ซึ่งอาจเป็นเรื่องยุ่งยากพอสมควร อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ข้อความไม่อยู่ให้เปิดใช้งานตลอดเวลา

ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนออฟไลน์

บน respond.io คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งข้อความไม่อยู่เมื่อไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่ แนวทางนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่มีตัวแทนหลายคนหรือธุรกิจที่ตัวแทนมีเวลาทำงานที่ยืดหยุ่นได้

ใน Workflow นี้, ตัวแทนออนไลน์เท่านั้นที่จะถูกมอบหมายให้กับ Contact ไม่รวมเอเจนต์ที่อยู่นอกเวลางานที่ออกจากระบบหรือ ตั้งค่าตัวเองเป็นไม่ว่าง หากไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่หลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง ข้อความแจ้งไม่อยู่จะถูกส่งไป

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการเปิดและปิดข้อความไม่อยู่ด้วยตนเอง อีกข้อดีของเวิร์กโฟลว์คือมันจะทำงานอย่างเชื่อถือได้ แม้ว่าตัวแทนจะไม่มีเวลาที่แน่นอนในการออนไลน์

แต่ถ้าไม่มีตารางเวลาที่แน่นอน การให้การประเมินเวลาในการตอบกลับที่แม่นยำก็ยาก หากคุณต้องการส่งข้อความขณะไม่อยู่บ้านในเวลาที่กำหนด โปรดพิจารณาเวิร์กโฟลว์ด้านล่าง  

ส่งข้อความนอกเวลาทำการ

Respond.io ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ ที่ส่งข้อความขณะไม่อยู่บ้านนอกเวลาทำการ แนวทางนี้ใช้ได้ผลดีหากบริษัทของคุณมีทีมตัวแทนที่มีเวลาทำงานที่แน่นอน หรือเมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณนอกเวลาทำการ

ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่อยู่เมื่อส่งข้อความถึงคุณหลังเวลาทำการ คุณต้องปรับเวลาทำการหากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลง หรือเมื่อมีวันหยุดราชการที่กำลังจะมาถึง.

ไม่ใช่ทุกคนจะคุ้นเคยกับเวลาทำการของคุณ การส่งข้อความแจ้งไม่อยู่นอกเวลาทำการจะช่วยเตือนผู้ติดต่อเกี่ยวกับเวลาทำการของคุณ ในเวลาเดียวกันยังกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาตอบสนองสำหรับลูกค้าอีกด้วย

แต่แนวทางนี้ก็มีข้อเสียอยู่ 2 ประการ ประการแรก ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความเมื่อไม่อยู่แม้ว่าเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่แทนเวลาทำงานปกติจะยังคงทำงานนอกเวลาทำการก็ตาม

ประการที่สอง ถ้าตัวแทนลาออกโดยไม่คาดคิด ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่จะไม่ถูกส่ง'และผู้ติดต่อจะคาดหวังการตอบกลับ ผู้จัดการสามารถลบตัวแทนออกชั่วคราวเพื่อไม่ให้เขาได้รับมอบหมายการสนทนาใหม่

ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนเฉพาะไม่พร้อมใช้งาน

คุณสามารถส่งข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ถึงผู้ติดต่อเมื่อตัวแทนเฉพาะของพวกเขาไม่พร้อมให้บริการ วิธีนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับบริษัทที่เสนอการสนับสนุนเฉพาะสำหรับลูกค้าเฉพาะ เช่น ลูกค้ามูลค่าสูงในแผนการสมัครสมาชิกระดับสูงสุดผ่านทาง Chat Routing

เมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงเจ้าหน้าที่ประจำของตนนอกเวลาทำการ พวกเขาจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ จากนั้น ลูกค้าจะสามารถเลือกได้ระหว่างการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนที่ทำงานอยู่ในกะหรือฝากข้อความถึงเจ้าหน้าที่เฉพาะของตน

เวิร์กโฟลว์นี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้อย่างทันท่วงที แม้ว่าตัวแทนเฉพาะจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม นอกจากนี้ยังกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องสำหรับลูกค้าโดยแจ้งให้พวกเขาทราบว่าตัวแทนจะพร้อมให้บริการอีกครั้งเมื่อใด

อย่างไรก็ตาม การสร้างเวิร์กโฟลว์นั้นใช้เวลานาน เนื่องจากคุณต้องสร้างสาขาต่างๆ สำหรับแต่ละตัวแทน

Respond.io นำเสนอความเป็นไปได้มากมายในการตั้งค่าข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ นอกเหนือจากตัวอย่างข้างต้น คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อีกด้วย

การอ่านเพิ่มเติม.

และนั่นคือทุกสิ่งที่คุณต้องการทราบเกี่ยวกับ Away Message สำหรับธุรกิจ หากคุณชื่นชอบบทความนี้และต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ โปรดอ่านบทความของเราที่:

• การจัดการการติดต่อกับ respond.io

• การกำหนดอัตโนมัติด้วย respond.io