GETUTOR a dit au revoir à Sleekflow et bonjour à 24 % de ventes en plus

GETUTOR est un cabinet de conseil pédagogique de premier plan à Hong Kong qui met en relation des milliers d'étudiants avec des tuteurs privés. Tous les cours sont dispensés au domicile des étudiants ou en ligne, le processus de vente est donc entièrement géré en ligne ou via WhatsApp.

Le problème

GETUTOR s'appuie sur une petite équipe d'agents pour répondre aux demandes des parents et les mettre en relation avec un tuteur approprié en fonction de leurs préférences et exigences uniques. Avec un volume élevé de demandes de renseignements, il était facile de négliger des conversations, ce qui entraînait des opportunités de vente manquées.

Jedi Hui, propriétaire et fondateur de GETUTOR, souhaitait une solution API WhatsApp pour prioriser les messages et accélérer le processus de réservation grâce à l'automatisation. Il a souscrit à un abonnement annuel à Sleekflow car celui-ci promettait des fonctionnalités avancées d'IA et d'automatisation.

Malheureusement, Sleekflow n’a pas été à la hauteur des attentes. Même la configuration d'un modèle de message WhatsApp de base était impossible après trois semaines de tentatives infructueuses et de réponses lentes et inutiles du support technique de Sleekflow. Les fonctionnalités d’automatisation étaient sévèrement limitées et les « fonctionnalités d’IA avancées » annoncées ne fonctionnaient pas.

De plus, il a dû faire face à des coûts supplémentaires élevés après avoir importé la liste de contacts de l'entreprise, car Sleekflow facture tous les contacts stockés, et pas seulement ceux avec lesquels une entreprise communique activement. Hui a regretté d’avoir investi dans un plan annuel, mais a décidé de limiter ses pertes et de chercher une solution fonctionnelle.

La solution respond.io

Méfiant après sa mauvaise expérience avec Sleekflow, Hui a mené une recherche approfondie d’alternatives. Il a brièvement envisagé Wati, mais avait besoin d'une solution qui garantirait un soutien lors de l'intégration et de tout problème pouvant survenir par la suite. Il a donc choisi de donner une chance à respond.io en fonction de sa réputation.

Il a trouvé que le processus de configuration et de connexion était un jeu d'enfant par rapport à Sleekflow : l'envoi de modèles WhatsApp via l'automatisation du flux de travail était possible en une journée plutôt qu'en plusieurs semaines, et le modèle de tarification des contacts actifs mensuels de respond.io signifiait que l'entreprise n'avait pas besoin de payer de supplément pour les contacts stockés.

L'experte en intégration de Respond.io, Victoria, l'a ensuite guidé sur la façon de configurer et d'optimiser les flux de travail pour une automatisation plus avancée afin d'atteindre les objectifs commerciaux de GETUTOR.

Prioriser les prospects sans réponse dans la boîte de réception d'une équipe

Par le passé, 10 à 20 % des prospects restaient sans réponse, car les conversations s’accumulaient dans la boîte de réception. Les conversations n'avaient pas d'indicateurs de statut clairs, de sorte que les suivis en attente ne pouvaient pas être distingués. Au lieu de cela, ils ont été enterrés sous de nouveaux messages ou ont été tout simplement oubliés.

Avec la boîte de réception de l'équipe de respond.io, les agents pouvaient voir quels messages nécessitaient des réponses pour s'assurer que tous étaient traités. Les agents ont été formés pour clôturer les conversations afin d'indiquer le résultat, il était donc facile de voir quelles conversations avaient été résolues. Cela signifie que les discussions ouvertes en cours ont été priorisées afin qu'aucune opportunité de vente ne soit perdue.

Optimisez la réservation de cours grâce à l'automatisation et à l'IA

Le processus de réservation des cours était un système manuel de questions pour déterminer les besoins des parents en matière de tuteur. GETUTOR n'avait pas de système d'affectation d'agent, et la gestion des conversations dépendait simplement de l'agent qui voyait le message et avait le temps de répondre en premier.

Avec l'automatisation des flux de travail de respond.io, GETUTOR a mis en œuvre un agent IA pour gérer les demandes initiales et recueillir les informations et les préférences des étudiants. Ensuite, l’agent IA compile les informations et attribue automatiquement le prospect à un agent humain disponible.

Mettre en œuvre la gestion des prospects tout au long de l'entonnoir

Pour mieux comprendre le parcours client et pourquoi les prospects se convertissent ou abandonnent, GETUTOR utilise la fonctionnalité Lifecycle de respond.io. Cela permet à l'entreprise de suivre les prospects par étapes, notamment les nouveaux prospects, les prospects à fort intérêt et les clients, afin que les agents aient un contexte sur la position de chaque contact dans le parcours.

Les catégories d'étapes perdues permettent à l'entreprise de voir en un coup d'œil pourquoi une affaire a été perdue, par exemple si le prospect a été disqualifié ou perdu au profit d'un concurrent. Cela permet d’identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées pour conclure davantage de transactions avec succès.

Obtenez des analyses détaillées à partir de rapports et de discussions exportées

GETUTOR tire parti des fonctionnalités de reporting avancées de respond.io pour obtenir des informations approfondies et améliorer l'expérience client. Respond.io inclut les rapports sur le cycle de vie, les performances des agents, la diffusion et les conversations.

Avec Sleekflow, Hui avait prévu d'utiliser l'importation et l'exportation de données pour l'analyse, mais a perdu des données en raison de bugs et de problèmes non résolus.

Désormais, respond.io l’aide à accomplir tout ce qu’il espérait faire. Il exporte les conversations pour exécuter des analyses personnalisées à l'aide de l'IA et améliore le système de mise en relation des tuteurs pour associer les étudiants à un tuteur qui correspond le mieux à leurs besoins.

« En tant que PDG de GETUTOR, j'ai constaté que certaines des fonctionnalités annoncées de Sleekflow ne fonctionnaient pas comme prévu et que la communication avec leur équipe d'assistance prenait du temps, ce qui suscitait des inquiétudes quant à notre fluidité et notre efficacité opérationnelles. L'intégration de Respond.io est fluide, toutes les fonctionnalités vitales sont présentes et le support client est disponible 24h/24 et 7j/7. « Quand j’ai besoin de quoi que ce soit, je peux toujours compter sur eux pour fournir les fonctionnalités dont mon entreprise a besoin. » - Jedi Hui, PDG de GETUTOR



Les résultats

Depuis le passage de Sleekflow à respond.io, GETUTOR a rapidement vu les résultats qu'il recherchait. En utilisant les flux de travail de l'IA pour collecter des informations, le nombre de prospects traités par l'entreprise par jour a augmenté de 50 %.

Alors qu'auparavant, GETUTOR manquait 10 à 20 % d'opportunités, il répond désormais à chaque prospect dans les meilleurs délais. Grâce à des réponses rapides et à un processus de réservation amélioré, les conversions sont également en hausse. En seulement deux mois, les ventes ont augmenté de 24 %.

Grâce au suivi du cycle de vie, les agents obtiennent un contexte instantané sur le parcours client afin de pouvoir prioriser les prospects à forte intention et reconnaître les clients qui reviennent pour faire les bonnes recommandations. L’entreprise utilise continuellement l’analyse pour s’améliorer et espère voir de nouveaux résultats basés sur les connaissances acquises.

Plus important encore, Hui apprécie de pouvoir compter sur respond.io pour tout soutien nécessaire en cours de route. Respond.io est le mieux noté sur G2 pour son support client et offre un retour sur investissement plus rapide que Sleekflow, comme GETUTOR l'a constaté.

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