Nhắn tin an toàn: Tất cả những gì bạn cần biết [Tháng 4 năm 2024]

Vi phạm dữ liệu là tình trạng khá phổ biến trong bối cảnh nhắn tin an toàn hiện nay. Từ Telegram và Facebook Messenger đến Slack, không doanh nghiệp nào an toàn trước các sự cố. Ngay cả trong năm 2023, chúng tôi đã chứng kiến một số lượng kỷ lục 8 tỷ vụ rò rỉ dữ liệu và tấn công mạng.

Nhưng những số liệu thống kê này không thực sự nói về các con số — mà là lời cảnh tỉnh để các doanh nghiệp như bạn coi trọng vấn đề bảo mật dữ liệu và bảo mật tin nhắn.

Mặc dù không thể đảm bảo bảo vệ hoàn toàn trước các vi phạm, bạn có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách áp dụng phương pháp bảo mật chủ động để bảo vệ tổ chức của mình tốt hơn và quan trọng hơn là bảo vệ khách hàng của bạn.

Bảo mật dữ liệu là gì?

Về bản chất, bảo mật dữ liệu là bảo vệ thông tin kỹ thuật số của bạn.

Tương tự như việc giữ an toàn cho đồ vật có giá trị của bạn trong ngân hàng, bảo mật dữ liệu giúp dữ liệu của bạn an toàn khỏi các sự cố độc hại (ví dụ: lừa đảo) và vô hại (ví dụ: lỗi của con người) thông qua nhiều phương pháp khác nhau như kiểm soát truy cập, mã hóa, Xác thực hai yếu tố và kiểm tra bảo mật.

Mức độ siêng năng mà tổ chức của bạn cần đặt ra cho bảo mật dữ liệu sẽ khác nhau rất nhiều giữa các ngành. Ví dụ, hãy xem xét một tổ chức tài chính hoặc bệnh viện xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Hậu quả tiềm ẩn của vi phạm an ninh cao hơn đáng kể đối với họ, do phải tuân thủ các quy định cụ thể, chẳng hạn như HIPAA và GDPR, so với một doanh nghiệp gia đình bán đồ điện tử đã qua sử dụng thông qua Facebook Marketplace.

Nói như vậy, bất kể quy mô hay ngành nghề của bạn, bảo mật dữ liệu phải được ưu tiên hàng đầu vì uy tín của toàn bộ doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó.

Nhắn tin tức thời an toàn đến email: Tại sao bảo mật dữ liệu lại quan trọng

Việc bảo mật dữ liệu đúng cách là điều không thể thương lượng. Chi phí trung bình toàn cầu cho một vụ vi phạm vào năm 2023 là 4,45 triệu đô la Mỹ. Hơn nữa, một nghiên cứu của McKinsey cho thấy rằng 87% khách hàng tuyên bố rằng họ sẽ không làm ăn với một công ty nếu họ lo ngại về các hoạt động bảo mật của công ty đó.

Hình ảnh cho thấy hậu quả của việc nhắn tin kém bảo mật.

Hai số liệu thống kê này có cùng một ý nghĩa: không có chỗ cho sai sót vì rủi ro rất cao. Bảo mật không chỉ là điều tốt mà còn là điều cần thiết vì hậu quả của việc bảo mật sai bao gồm:

Chi phí tài chính

Sự cố rò rỉ không hề rẻ và những chi phí tài chính liên quan có thể khiến ngay cả các tập đoàn lớn cũng phải dè chừng. Ngoài các hình phạt theo luật định và quy định, hãy chuẩn bị chi nhiều nguồn lực vào việc ứng phó sự cố, bồi thường cho khách hàng, quản lý khủng hoảng và phát triển cơ sở hạ tầng bảo mật hiện đại hơn.

Tệ hơn nữa, nếu tổ chức của bạn được niêm yết công khai, vi phạm gần như luôn ảnh hưởng đến giá cổ phiếu, làm giảm giá trị thị trường của bạn.

Hậu quả pháp lý

Các doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện các bước rõ ràng để bảo vệ dữ liệu của khách hàng' và bất kể vi phạm là cố ý hay vô tình, họ sẽ phải chịu toàn bộ hình phạt.

Mặc dù hình phạt có thể khác nhau rất nhiều tùy theo khu vực pháp lý và ngành cụ thể, các doanh nghiệp có thể phải chịu sự kết hợp của các khoản tiền phạt, lệnh trừng phạt theo quy định, yêu cầu thông báo công khai và thậm chí là các vụ kiện cá nhân từ chính khách hàng.

Thiệt hại về danh tiếng

Nguồn sống của bất kỳ tổ chức nào đều nằm ở khách hàng vì nếu không có họ, sẽ không có ai bán sản phẩm và dịch vụ cho họ. Vi phạm bảo mật cũng chính là vi phạm lòng tin của khách hàng' của bạn. Không ai muốn thông tin cá nhân của mình, có thể là địa chỉ hoặc thông tin thẻ tín dụng, rơi vào tay kẻ xấu.

Khách hàng cũng nói. Vì vậy, ngoài việc họ chuyển sang kinh doanh ở nơi khác, đừng'ngạc nhiên nếu họ bắt đầu chia sẻ kinh nghiệm của mình với bạn bè và gia đình, cũng như thông qua các bài đánh giá tiêu cực trực tuyến và bài đăng trên mạng xã hội.

Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨

Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!

Đặt lịch Demo Đăng ký miễn phí

Thực hành bảo mật dữ liệu tốt nhất cho tin nhắn doanh nghiệp

23 tỷ tin nhắn tức thời được gửi đi mỗi ngày cùng với 361,6 tỷ email, điều này có thể khiến bạn hiểu được nhiệm vụ to lớn là đảm bảo tính bảo mật cho thông điệp kinh doanh của mình. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy nản lòng vì tổ chức và giải pháp của bạn chỉ tốt khi có hệ thống bảo mật hỗ trợ, do đó, bạn nên thực hiện từng bước một.

Hình ảnh bao gồm các biện pháp tốt nhất để bảo mật trải nghiệm nhắn tin văn bản của bạn bằng cách chia sẻ các biện pháp tốt nhất để nhắn tin an toàn.

Không thể đảm bảo mọi thứ được gửi và nhận đều an toàn nhưng miễn là bạn duy trì các biện pháp thực hành chính sau, bạn sẽ có thể hợp lý hóa đáng kể các quy trình bảo mật của mình:

#1 Đào tạo nhân viên và người dùng của bạn

Yếu tố con người thường là mắt xích yếu nhất trong các vụ rò rỉ, với cả nhân viên và khách hàng đều dễ bị tổn thương. Để giảm thiểu tình trạng này, hãy cân nhắc triển khai các buổi đào tạo toàn diện và thường xuyên về bảo mật dữ liệu tốt nhất và các biện pháp nhắn tin an toàn.

Các phiên họp này có thể bao gồm hội thảo về chính sách bảo mật, nhận thức về lừa đảo và thậm chí là các biện pháp phòng ngừa. Việc sử dụng kết hợp các hội thảo trên web, bản tin và nền tảng học trực tuyến tương tác cũng giúp đảm bảo nội dung của bạn có thể tiếp cận và hấp dẫn đối với nhiều đối tượng nhất có thể.

#2 Tạo Kế hoạch ứng phó sự cố

Trong trường hợp xảy ra vi phạm an ninh, từng phút đều có giá trị trong việc kiểm soát thiệt hại và ngăn chặn tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Các kế hoạch ứng phó sự cố rất đáng giá vì chúng cung cấp lộ trình rõ ràng nêu rõ những hành động cần thực hiện và những bên liên quan nào cần liên hệ trong trường hợp vi phạm. Từ việc xác định sự cố đến phục hồi và giải quyết các vấn đề quan hệ công chúng, những kế hoạch này giúp duy trì tính hệ thống cho một công việc hỗn loạn.

#3 Thực hiện kiểm toán thường xuyên

Các doanh nghiệp phải luôn nỗ lực đạt được hai mục tiêu: liên tục cải thiện các biện pháp bảo mật và giảm thiểu sự tự mãn. Một phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh để thực hiện điều này là thông qua các cuộc kiểm toán bảo mật nội bộ, giúp các nhóm luôn cảnh giác.

Kiểm tra bảo mật đánh giá xem các tiêu chuẩn bảo mật đã thiết lập của bạn có được duy trì hay không và xác định mọi lỗ hổng và khoảng trống tiềm ẩn cần được giải quyết trước khi chúng có thể bị khai thác, từ đó giúp bạn tránh được những chi phí lớn trong tương lai.

#4 Có chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng

Việc có chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng, được xác định rõ ràng không chỉ nêu rõ cách bạn tuân thủ luật pháp và quy định, xử lý việc sử dụng và thu thập dữ liệu và xác định ai có quyền truy cập. Điều này báo hiệu với khách hàng rằng bạn cam kết bảo mật dữ liệu của họ và minh bạch về vấn đề này, qua đó củng cố danh tiếng của bạn như một tổ chức có trách nhiệm.

Tuy nhiên, một chính sách chỉ hiệu quả khi thực sự được đọc. Hãy nhớ đến khán giả của bạn: có khả năng họ không phải đều là luật sư, vì vậy hãy tránh sử dụng những thuật ngữ kỹ thuật và đảm bảo chính sách của bạn được viết bằng ngôn ngữ đơn giản.

Những điều cần lưu ý ở một nền tảng nhắn tin và CRM an toàn

Bạn có thể thực hiện theo các biện pháp tốt nhất nêu trên, nhưng nếu nền tảng bạn đang sử dụng vốn dễ bị tấn công thì cũng chẳng có tác dụng gì. Nền tảng bạn chọn sử dụng để tương tác với khách hàng cũng quan trọng như các hoạt động bạn triển khai.

Hình ảnh bao gồm các tính năng của phần mềm CRM an toàn và 5 giải pháp CRM an toàn nhất nên có.

Để giúp bạn chọn được nền tảng nhắn tin an toàn nhất, hãy hỏi những câu hỏi sau về lựa chọn của bạn:

Nó có mã hóa đầu cuối không?

Mã hóa đầu cuối là điều bắt buộc để bảo vệ dữ liệu của bạn không chỉ khỏi các thực thể độc hại mà còn khỏi các chính phủ và thậm chí là các tập đoàn lớn. Mã hóa này đảm bảo rằng tin nhắn được bảo mật hoàn toàn từ khi được gửi cho đến khi được chuyển đến người nhận dự định, một tính năng đặc biệt quan trọng cho giao tiếp.

Có sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn không?

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây rất tiện lợi và phổ biến, mặc dù có thể bảo vệ dữ liệu đáng kể nhưng lưu ý rằng mức độ bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Ví dụ, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) và Amazon Web Services (AWS) được biết đến là một số nhà cung cấp có uy tín và an toàn nhất.

Có minh bạch về các hoạt động bảo mật dữ liệu của mình không?

Một nền tảng nhắn tin thực sự an toàn sẽ minh bạch về các hoạt động bảo mật của mình. Điều này có nghĩa là họ không chỉ nêu ra các quy trình mà còn phải thảo luận công khai về cách họ xử lý các vi phạm, các giao thức bảo mật mà họ sử dụng và các kế hoạch trong tương lai để tăng cường bảo mật.

Nó lưu trữ bao nhiêu siêu dữ liệu?

Siêu dữ liệu, bao gồm vị trí, tên, số điện thoại, lịch sử truy cập Internet, v.v., có thể tiết lộ một lượng thông tin cực lớn khi được ghép lại với nhau. Điều'rất quan trọng là phải hiểu chính xác nền tảng của bạn lưu trữ bao nhiêu dữ liệu và loại dữ liệu nào. Hãy cân nhắc mức độ thoải mái của bạn với dữ liệu được thu thập trước khi chọn một CRM hoặc nền tảng an toàn.

Nó có thành tích đã được chứng minh không?

Một nền tảng nhắn tin tốt không chỉ có những tính năng được quảng cáo trên trang. Sản phẩm phải có lịch sử được thử nghiệm, sử dụng tích cực và được khách hàng thực tế chấp thuận. Khi nghiên cứu một nền tảng tiềm năng, hãy đảm bảo bạn truy cập các trang web đánh giá như G2 và Capterra để hiểu mức độ an toàn và đáng tin cậy của nền tảng đó.

Khám phá các biện pháp bảo mật của Respond.io'

Respond.io luôn ưu tiên bảo mật với cách tiếp cận tỉ mỉ và chủ động, liên tục đảm bảo mọi biện pháp được thực hiện đều đáp ứng được nhu cầu nhắn tin tức thời an toàn, cả hiện tại và trong tương lai.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số biện pháp bảo mật quan trọng đã được triển khai trong năm qua:

Chứng nhận ISO 27001:2022

Chứng nhận ISO 27001:2022 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) cấp là tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu, tập trung vào việc thiết lập, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý rủi ro bảo mật dữ liệu một cách có hệ thống.

Đạt được chứng nhận ISO 27001:2022 không phải là một thành tựu nhỏ. Nó nhấn mạnh một cách tiếp cận có hệ thống và tinh vi để bảo mật thông tin nhạy cảm.

Vào tháng 8 năm 2023, respond.io đã đạt được một cột mốc quan trọng khi đạt được chứng nhận ISO 27001:2022, củng cố cam kết không ngừng nghỉ của mình trong việc bảo vệ dữ liệu của khách hàng khỏi mọi loại mối đe dọa.

Đối với người dùng respond.io hiện tại, chứng chỉ này không chỉ mang lại sự an tâm. Điều này có nghĩa là sự tin tưởng lớn hơn vào khả năng của nền tảng'trong việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng các giao thức bảo mật và khuôn khổ quản lý rủi ro nghiêm ngặt nhất, giúp giảm đáng kể khả năng truy cập dữ liệu trái phép và vi phạm dữ liệu.

Đăng nhập một lần

Trong một động thái nhằm cải thiện các biện pháp bảo mật hiện có đồng thời nâng cao trải nghiệm của người dùng, respond.io đã giới thiệu tính năng Ngôn ngữ đánh dấu khẳng định bảo mật (SAML) Đăng nhập một lần (SSO) .

Điều này giúp đơn giản hóa đáng kể trải nghiệm đăng nhập trên nhiều dịch vụ và phòng ban trực tuyến khác nhau trong cùng một tổ chức bằng cách yêu cầu sử dụng một bộ thông tin xác thực duy nhất. Nhưng ngoài sự tiện lợi, SSO còn loại bỏ nhu cầu phải sử dụng nhiều mật khẩu, giảm thiểu rủi ro vi phạm mật khẩu và mang lại trải nghiệm liền mạch nhưng an toàn hơn cho mọi người dùng.

Xác thực hai yếu tố

Bổ sung vào danh sách các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, respond.io đã tích hợp Xác thực hai yếu tố (2FA), tăng cường bảo mật hơn nữa bằng cách giải quyết các lỗ hổng của biện pháp bảo vệ chỉ bằng mật khẩu.

Ý tưởng đằng sau 2FA rất đơn giản nhưng hiệu quả. Tính năng này yêu cầu người dùng nhập mã do ứng dụng xác thực bên ngoài cung cấp trên thiết bị di động khi nhập mật khẩu. Mặc dù điều này có vẻ phiền phức, nhưng nó lại cung cấp thêm một lớp bảo vệ khi mật khẩu rơi vào tay kẻ xấu.

Về bản chất, quy trình xác minh hai bước này làm giảm khả năng truy cập trái phép, củng cố niềm tin của người dùng vào tính bảo mật dữ liệu của họ.

Che số điện thoại và email

Có thể che giấu số điện thoại và địa chỉ email là một cách chắc chắn để ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn, từ các nỗ lực lừa đảo đến các cuộc tấn công kỹ thuật xã hội cho đến thư rác thông thường.

Tính năng này được gọi là che giấu và là một tính năng mới được respond.io giới thiệu gần đây.

Nhưng ngoài người dùng thông thường, việc che giấu đặc biệt vô cùng có giá trị đối với những người quản lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Trong thế giới kỹ thuật số hiện nay, nơi mà các vụ rò rỉ dữ liệu ngày càng trở nên phổ biến, khả năng ẩn thông tin liên hệ không chỉ là một sự tiện lợi; nó còn là một nhu cầu thiết yếu giúp cho việc khai thác người dùng của bạn trở nên khó khăn hơn đối với các thực thể không được phép.

Bạn có đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hội thoại với khách hàng hàng đầu coi trọng vấn đề bảo mật như chức năng của nó không? Đăng ký tài khoản miễn phí tại respond.io để trải nghiệm cách mà các biện pháp bảo mật tiên tiến của chúng tôi tích hợp liền mạch vào bộ tính năng của chúng tôi.

Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨

Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!

Đặt lịch Demo Đăng ký miễn phí