WhatsApp có an toàn không? 4 cách dễ dàng để bảo vệ dữ liệu khách hàng

Nếu bạn đang kinh doanh qua WhatsApp, bạn có thể thắc mắc: "WhatsApp có an toàn không?" Việc rò rỉ thông tin cá nhân từ khách hàng tiềm năng và khách hàng có thể gây tổn hại không thể khắc phục cho danh tiếng của doanh nghiệp bạn, vì vậy việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng trên WhatsApp là điều cực kỳ quan trọng. Mặc dù WhatsApp tương đối an toàn khi gửi thông tin riêng tư nhờ tính năng mã hóa đầu cuối, các doanh nghiệp phải cảnh giác trong việc đào tạo nhân viên và hạn chế dữ liệu mà họ có quyền truy cập. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn bốn cách để thực hiện điều này.

Giữ an toàn cho dữ liệu khách hàng tiềm năng WhatsApp của bạn: 4 bước cần thực hiện

Ai có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng tiềm năng của bạn? Khi bạn bán hàng qua ứng dụng trò chuyện, việc giữ an toàn cho dữ liệu này trên WhatsApp có thể là một thách thức.

Ngay cả khi các cuộc trò chuyện được mã hóa với bên ngoài, nhân viên bán hàng thường có toàn quyền truy cập vào tên và số điện thoại của khách hàng tiềm năng. Có nguy cơ họ có thể sử dụng thông tin đó một cách không đúng mục đích.

Luật bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân (PII) khác nhau ở mỗi quốc gia, do đó bạn không muốn gặp bất kỳ rủi ro nào. Khách hàng tiềm năng và khách hàng cần tin tưởng rằng mọi thông tin chi tiết được chia sẻ với doanh nghiệp của bạn sẽ không được chuyển cho các bên khác.

Nếu bạn đang sử dụng WhatsApp, doanh nghiệp chỉ có thể gửi tin nhắn cho khách hàng đồng ý nhận tin nhắn từ họ. Khi khách hàng đồng ý, họ tin tưởng sẽ giữ thông tin liên lạc của mình lại với công ty bạn.

Làm sao bạn có thể đảm bảo dữ liệu WhatsApp của họ vẫn an toàn? Thực hiện bốn biện pháp tốt nhất sau đây.

1. Không cho phép nhân viên bán hàng sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân

WhatsApp có an toàn không? Có, các cuộc trò chuyện trên WhatsApp được mã hóa đầu cuối , do đó bạn không cần phải lo lắng về việc ai đó xâm nhập vào cuộc trò chuyện với khách hàng. Tuy nhiên, thông tin có thể bị rò rỉ theo những cách khác. Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên bán hàng sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân để kinh doanh.

Nhân viên bán hàng lưu thông tin khách hàng tiềm năng vào điện thoại cá nhân của họ, do đó công ty không thể kiểm soát được những gì họ làm với dữ liệu khách hàng tiềm năng đó. Họ có thể đang gửi thư rác hoặc theo đuổi những lợi ích cạnh tranh của riêng mình và nếu họ rời khỏi công ty, họ sẽ mang theo dữ liệu khách hàng tiềm năng.

Giám đốc thành công của khách hàng Asher Phillips lưu ý những rủi ro của việc này: “Những lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cũng sẽ phát sinh từ đây, vì hầu như không có cách nào kiểm soát được việc lan truyền dữ liệu khách hàng - điều này sẽ khiến khách hàng tiềm năng mất lòng tin vào doanh nghiệp và chuyển sang đối thủ cạnh tranh”.

2. Lưu trữ dữ liệu trong nền tảng WhatsApp an toàn

Vậy làm thế nào để giữ cho WhatsApp an toàn trong một tài khoản duy nhất thay vì sử dụng tài khoản WhatsApp cá nhân? Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng WhatsApp API với nền tảng quản lý cuộc trò chuyện cũng là WhatsApp BSP . Điều này đảm bảo dữ liệu khách hàng tiềm năng được lưu giữ trong công ty vì tất cả các liên hệ đều thông qua một nền tảng duy nhất.

Tuy nhiên, khi sử dụng nền tảng của bên thứ ba, bạn cũng cần đảm bảo rằng nền tảng đó an toàn trước tin tặc. Khi bạn chọn một nền tảng, hãy kiểm tra xem nền tảng đó sử dụng nhà cung cấp lưu trữ đám mây nào và nền tảng đó có chứng chỉ bảo mật nào không, nếu có.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây mang lại khả năng bảo vệ dữ liệu đáng kể. Lưu ý rằng mức độ bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Ví dụ, Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) và Amazon Web Services (AWS) là một số nhà cung cấp uy tín và an toàn nhất.

Chứng nhận ISO chứng minh cam kết của nền tảng về vấn đề bảo mật. Chứng nhận ISO 27001:2022do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) cấp, là một tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu tập trung vào việc thiết lập, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý rủi ro bảo mật dữ liệu một cách có hệ thống.

3. Sử dụng Xác thực 2 yếu tố hoặc Đăng nhập một lần

Mặc dù hộp thư đến được chia sẻ an toàn hơn so với việc sử dụng nhiều tài khoản WhatsApp, nhưng lỗi của con người cũng khiến dữ liệu khách hàng tiềm năng WhatsApp của bạn gặp rủi ro.

Vi phạm dữ liệu thường xảy ra do mật khẩu dễ đoán hoặc chia sẻ mật khẩu. Với xác thực 2 yếu tố, các đại lý sẽ xác minh danh tính của họ bằng số điện thoại hoặc email để bạn có thể chắc chắn rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng tiềm năng của bạn.

Thêm đăng nhập một lần là cách thậm chí còn thuận tiện và an toàn hơn để xác thực tác nhân của bạn. Với phương pháp này, họ có thể đăng nhập một lần bằng thông tin cá nhân như mật khẩu một lần, sau đó thiết bị của họ sẽ được nhận dạng để họ có thể đăng nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột sau đó.

Bằng cách đó, nhân viên bán hàng sẽ không cần phải lo lắng về việc quên mật khẩu. Khi muốn trò chuyện với khách hàng, họ chỉ cần nhấp chuột để đăng nhập, do đó bạn có thể chắc chắn rằng WhatsApp của doanh nghiệp bạn được bảo mật.

4. Bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân bằng cách che giấu

Tuy nhiên, dù nền tảng WhatsApp của bạn an toàn đến đâu và xác thực đăng nhập mạnh đến đâu, nếu nhiều nhân viên bán hàng có quyền truy cập vào thông tin khách hàng thì vẫn có nguy cơ rò rỉ thông tin. Với nền tảng quản lý hội thoại, tất cả các tác nhân đều có thể truy cập vào các cuộc hội thoại.

Mặc dù điều này có lợi cho khả năng hiển thị của người quản lý và để nhân viên trực có thể phản hồi nhanh chóng bất kỳ khách hàng tiềm năng nào, nhưng nó cũng làm nảy sinh những lo ngại về quyền riêng tư. Khi tất cả các tác nhân có thể xem email và số điện thoại của người liên hệ, họ có khả năng vi phạm quyền riêng tư và sự đồng ý.

Có thể phát sinh tình trạng sử dụng sai dữ liệu và các vấn đề pháp lý, đặc biệt là khi các nhân viên làm việc từ xa, do đó bạn sẽ nghi ngờ liệu WhatsApp có an toàn hay không. Có thể có những vấn đề tương tự khi sử dụng WhatsApp cá nhân vì nhân viên bán hàng có thể đánh cắp dữ liệu khách hàng tiềm năng khi họ rời công ty hoặc sử dụng dữ liệu đó để trục lợi cá nhân.

Giải pháp cho vấn đề này là gì? Sử dụng che số điện thoại và email để chỉ một số cá nhân nhất định mới có thể thấy email và số điện thoại của khách hàng tiềm năng. Tất cả các tác nhân đều có thể xem tin nhắn trong hộp thư đến và trả lời chúng, nhưng họ sẽ không có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm này.

Với respond.io, các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này và đây là tính năng lý tưởng cho các doanh nghiệp có quy định nghiêm ngặt về quyền riêng tư.

Đảm bảo sự tin tưởng của khách hàng bằng cách bảo mật dữ liệu bán hàng WhatsApp của bạn

Vậy, WhatsApp của bạn có an toàn không? Hãy nghĩ xem có bao nhiêu người trong công ty bạn có quyền truy cập vào thông tin khách hàng tiềm năng trên WhatsApp. Bạn có đảm bảo với khách hàng rằng dữ liệu của họ sẽ được an toàn không? Làm sao bạn có thể đảm bảo điều này?

Bảo vệ dữ liệu bán hàng bằng cách sử dụng nền tảng an toàn như respond.io để quản lý các cuộc trò chuyện và dữ liệu từ khách hàng tiềm năng và hạn chế thông tin mà nhân viên bán hàng có quyền truy cập. Mặc dù bạn có thể tin tưởng vào các đại lý của mình, nhưng càng ít người có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm thì thông tin sẽ càng an toàn.

Đọc thêm

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách giữ cho các cuộc trò chuyện trên WhatsApp của mình an toàn và tuân thủ, hãy xem các bài viết sau:

• Cách khôi phục và tránh tài khoản WhatsApp Business bị cấm

• Tất cả những gì bạn cần biết về nhắn tin an toàn

• WhatsApp Opt In: Khiến khách hàng chọn tham gia WhatsApp