SMS doanh nghiệp: Hướng dẫn đầy đủ

Bạn muốn sử dụng tin nhắn SMS cho doanh nghiệp để nhắn tin cho khách hàng hiện tại hoặc thu hút khách hàng mới? Có lẽ bạn đang thắc mắc làm thế nào để thiết lập dịch vụ nhắn tin văn bản cho doanh nghiệp của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về SMS doanh nghiệp, cách lấy số SMS, cách nhắn tin cho khách hàng hiện tại cũng như cách tìm kiếm khách hàng mới.

SMS là gì?

Có ai chưa sử dụng tin nhắn SMS không? Có lẽ đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất. Với hơn 65% dân số thế giới sử dụng SMS, công nghệ này vẫn phát triển mạnh mẽ sau 28 năm kể từ khi được phát minh.

Mặc dù khái niệm SMS đã có từ năm 1984, nhưng tin nhắn đầu tiên chỉ được gửi vào năm 1992. Kể từ đó, SMS không có nhiều tiến bộ về mặt công nghệ. Tin nhắn SMS được truyền qua mạng di động đến tháp di động gần đó, sau đó đến Trung tâm tin nhắn SMS của nhà mạng.

Nhà mạng sẽ gửi lại tin nhắn đó đến tháp di động gần người nhận nhất và cuối cùng đến điện thoại của người nhận. Nếu điện thoại tắt, nhà mạng sẽ lưu trữ tin nhắn SMS và chuyển tiếp khi người nhận rảnh.

SMS về mặt công nghệ đã khá cũ và có một số hạn chế làm cho nó không thực sự lý tưởng trong thế giới ngày nay. Những hạn chế này bao gồm giới hạn 160 ký tự khét tiếng, thiếu hỗ trợ nội dung phong phú và không thể gửi kết nối internet WiFi.

MMS

Để giải quyết một số vấn đề này, MMS đã ra đời dưới dạng bản cập nhật với trải nghiệm nhắn tin phong phú hơn. Nó cho phép bạn gửi nội dung đa phương tiện thay vì chỉ có văn bản. MMS thường được sử dụng để gửi hình ảnh, nhưng cũng có thể gửi tệp âm thanh và video.

Dịch vụ MMS quy mô đầy đủ đầu tiên trên thế giới được ra mắt vào năm 2002 bởi Westel. Đây không chỉ là cột mốc quan trọng đối với ngành viễn thông mà còn mở ra nhiều cơ hội tiếp thị bổ sung cho doanh nghiệp.

Các chiến dịch MMS hấp dẫn hơn và có tỷ lệ tham gia cao hơn so với SMS. Nội dung MMS cũng có khả năng được khách hàng chia sẻ cao hơn gấp 8 lần. Điều tuyệt vời nhất là mỗi tin nhắn MMS cho phép 1.600 ký tự. 'tức là gấp mười lần số ký tự được phép cho tin nhắn SMS!

Mặc dù MMS đã khắc phục được một số nhược điểm lớn của SMS, nhưng nó vẫn thiếu các tính năng cốt lõi của các ứng dụng nhắn tin hiện đại như thông báo đã đọc, chỉ báo đang nhập, nhãn dán và chia sẻ vị trí.

Nhắn tin RCS và iMessage

Để cạnh tranh với các ứng dụng nhắn tin giàu tính năng, các nhà mạng đã có động lực cải thiện SMS dưới dạng Dịch vụ truyền thông phong phú (RCS). Mặc dù ý tưởng về RCS xuất phát từ nhiều nhà mạng vào năm 2007, nhưng Google đã chịu trách nhiệm triển khai vào năm 2019.

Đáng buồn thay, RCS là giao thức nhắn tin thế hệ tiếp theo dành cho Android và không tương thích với iOS. Mặc dù nó có các tính năng cần có ở các ứng dụng nhắn tin hiện đại, ngoại trừ mã hóa. Sự quan tâm của Google'đối với RCS có thể bắt nguồn từ thành công của iMessage.

iMessage được ra mắt vào năm 2011 trên tất cả các thiết bị iOS, có các tính năng tương tự như các ứng dụng nhắn tin hiện đại, bao gồm cả mã hóa đầu cuối. iMessage dành cho doanh nghiệp, còn được gọi là Apple Business Chat thậm chí còn cho phép người dùng mua hàng trực tiếp trong iMessage.

Tuy nhiên, cả RCS và iMessage đều không hoạt động trên cả hai hệ điều hành. Có lẽ đây là lý do tại sao việc sử dụng iMessage và RCS trong doanh nghiệp có thể không bao giờ đạt được sự phổ biến như SMS doanh nghiệp.

Liệu SMS có còn phổ biến không?

Vâng, không thể tin được. Bất kỳ ai trên thế giới có điện thoại di động đều có thể nhận được tin nhắn SMS. Và dự kiến 5 tỷ người dùng SMS hiện nay sẽ tăng lên 5,9 tỷ vào năm 2025. Trung Quốc và Ấn Độ có nhiều người dùng SMS nhất với lần lượt là 1,1 tỷ và 730 triệu.  

Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, SMS có tỷ lệ mở không thể tuyệt vời hơn là 98% với tỷ lệ nhấp chuột đáng kinh ngạc là 40%, trong khi email chỉ có tỷ lệ nhấp chuột khiêm tốn là 2%. Mức độ tiếp cận và tỷ lệ mở này khiến SMS trở thành công cụ truyền thông tuyệt vời cho doanh nghiệp.

SMS Business: Số & Nhà cung cấp

Nếu bạn là một công ty đang cân nhắc sử dụng SMS cho doanh nghiệp thì hai quyết định quan trọng nhất bạn cần đưa ra là loại số bạn muốn sử dụng cho doanh nghiệp của mình và công ty nào sẽ cung cấp khả năng gửi SMS.

SMS Kinh doanh: Số

Có bốn loại số chính: số ID chữ số, mã dài, mã ngắn và số miễn phí. Con số tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc phần lớn vào trường hợp sử dụng của bạn.

Chọn sai loại số cho công ty của bạn có thể dẫn đến việc đình chỉ hoặc thậm chí chấm dứt hợp đồng. Dưới đây chúng tôi sẽ thảo luận về từng tùy chọn số SMS theo định dạng, trường hợp sử dụng và giá cả. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký số SMS doanh nghiệp.

ID chữ và số

ID chữ và số hoàn hảo cho các chính phủ hoặc doanh nghiệp muốn gửi thông báo một chiều từ một số dễ nhận biết. Nhược điểm là ID chữ số không thể nhận được phản hồi trực tiếp.

Điều này làm cho ID chữ số trở nên hoàn hảo để gửi tin nhắn phát sóng như cảnh báo hàng loạt, xác minh và thông báo. Hãy nhớ rằng, nhà mạng thường không cho phép gửi tin nhắn có nội dung cờ bạc hoặc người lớn.

ID chữ và số chứa tối đa 11 chữ cái hoặc số. Phải có ít nhất một chữ cái, không được phép sử dụng ký tự đặc biệt. Các nhà cung cấp dịch vụ SMS ở hầu hết các quốc gia đều kích hoạt loại số này ngay lập tức, một số quốc gia yêu cầu thêm các giấy tờ kinh doanh để áp dụng.

Trong hầu hết các trường hợp, ID chữ số không có bất kỳ khoản phí bổ sung nào ngoài phí nhắn tin SMS. Tuy nhiên, một số quốc gia tính thêm một khoản phí hàng tháng, phí sử dụng theo tin nhắn SMS hoặc phí thiết lập để sử dụng ID chữ số.

Mã ngắn

Mã ngắn là những số từ 5 đến 6 chữ số được chia sẻ hoặc dành riêng cho công ty của bạn. Các ứng dụng Mã ngắn phải trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt giúp chúng ít bị các nhà mạng lọc nhất. Mã ngắn có khả năng phân phối cao nhất trong số các mã số.

Mã ngắn dùng chung phù hợp với các công ty gửi tin nhắn SMS đi. Trong khi đó, cần có Mã ngắn chuyên dụng cho nhắn tin 2 chiều.

Với khả năng phân phối cao, Mã ngắn lý tưởng để gửi tin nhắn tiếp thị, thông báo, cảnh báo, mật khẩu một lần (OTP) và xác thực hai yếu tố. Hoặc nói chung là bất kỳ hoạt động giao tiếp quan trọng nào giữa công ty và khách hàng.

Mặc dù Mã ngắn không thể mua được nhưng có thể thuê theo quý hoặc theo năm. Nhìn chung, bạn sẽ phải nộp đơn đăng ký và trả trước cho số điện thoại ngoài phí tin nhắn SMS thông thường. Quá trình phê duyệt thường mất từ 8 đến 12 tuần.

Với tỷ lệ gửi tin nhắn cao nhất, Mã ngắn là loại số đắt nhất. Tại Hoa Kỳ, các doanh nghiệp cần phải trả phí thiết lập một lần là 650 đô la, phí thuê hàng quý từ 1.500 đến 4.500 đô la và phí sử dụng cho mỗi tin nhắn là 0,0075 đô la.

Mã dài

Mã dài là số điện thoại chuẩn gồm 10 chữ số và thường có chức năng gọi bằng giọng nói. Điều này làm cho mã dài trở nên lý tưởng cho dịch vụ chăm sóc khách hàng qua tin nhắn SMS doanh nghiệp. Cho phép các công ty có một điểm liên hệ.

Không thể sử dụng mã dài để phát sóng vì tin nhắn sẽ bị lọc theo nhà mạng. Hệ thống lọc hoạt động giống như hệ thống lọc email. Nó xem xét nội dung và khối lượng tin nhắn để đảm bảo tuân thủ các quy định của địa phương và chính sách của nhà mạng.

Mã dài là lựa chọn rẻ nhất trong bốn số. Có hai yếu tố quyết định giá cho mã dài, bao gồm phí thuê hàng tháng là 1,00 đô la và phí sử dụng là 0,0075 đô la cho mỗi tin nhắn.

Số điện thoại miễn phí

Giống như Mã dài, số điện thoại miễn phí có 10 chữ số nhưng bắt đầu bằng tiền tố 1-800. Vì chúng rẻ hơn nhiều so với mã dài nên là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp cần phát sóng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh số này để đánh vần tên như 1-800-FLOWERS.

Số điện thoại miễn phí là loại số linh hoạt nhất. Chúng hoạt động tốt cho cả truyền phát và truyền thông 1:1. Các trường hợp sử dụng bao gồm cảnh báo tài khoản, thông báo, OTP, mã xác minh cũng như hỗ trợ khách hàng và bán hàng.

Ở một số quốc gia, số điện thoại miễn phí không được phép gửi tin nhắn SMS tiếp thị. Gửi tin nhắn SMS quảng cáo từ số điện thoại miễn phí có thể khiến nhà mạng lọc tin nhắn và không gửi được tin nhắn.

Số điện thoại miễn phí có giá cao hơn một chút so với Mã dài nhưng lại tương đối phải chăng so với Mã ngắn. Tổng giá bao gồm phí thuê hàng tháng khoảng 2,00 đô la và phí sử dụng là 0,0075 đô la cho mỗi tin nhắn.

Tài khoản SMS: Nhà cung cấp SMS

Vì cơ sở hạ tầng SMS được phân cấp giữa các nhà mạng trên toàn thế giới nên việc tạo ra khả năng SMS nội bộ sẽ đòi hỏi nhiều quan hệ đối tác với các nhà mạng khác nhau và tốn nhiều thời gian để xây dựng. Các nhà cung cấp dịch vụ SMS loại bỏ những rắc rối này và giúp bạn dễ dàng bắt đầu.

Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMS để lựa chọn, hai nhà cung cấp phổ biến nhất là Vonage và Twilio. Họ cung cấp số điện thoại và khả năng gửi tin nhắn ở nhiều quốc gia. Cho phép doanh nghiệp gửi và nhận tin nhắn SMS qua API.

Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMS để lựa chọn. Bạn nên đánh giá các đối tác dựa trên giá cả, số điện thoại khả dụng và phạm vi địa lý của họ. Nhìn chung, nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác rẻ hơn, bạn có thể muốn khám phá các lựa chọn thay thế tại địa phương.

Một trong những Đối tác SMS dễ bắt đầu nhất là Twilio. Họ có số điện thoại của nhiều quốc gia, có phạm vi phủ sóng trên toàn thế giới. Hệ thống thanh toán theo tin nhắn của họ giúp việc nhắn tin trở nên tiết kiệm nếu SMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Cách để có được tài khoản SMS Twilio

Để bắt đầu tạo Tài khoản SMS Twilio dùng thử miễn phí, hãy truy cập trang Twilio này.

1. Điền vào mẫu đơn. Nhập tên, email và tạo mật khẩu.

2. Xác minh thông tin của bạn. Nhấp vào liên kết xác nhận trong email. Sau đó, nhập số điện thoại và mã xác minh.

3. Nhấn nút Nhận Số dùng thử trên bảng điều khiển Twilio. Twilio sẽ đề xuất số điện thoại dựa trên vị trí của bạn. Nếu bạn không kén chọn số điện thoại Twilio, hãy để Twilio chọn số đầu tiên cho bạn.

4. Chọn một số điện thoại khác. Nếu bạn'không thích số mà Twilio chọn cho bạn, hãy chọn một số điện thoại khác phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn'. Bạn có thể chọn số điện thoại từ bất kỳ quốc gia nào có sẵn trên Twilio.

Bạn sẽ không bị tính phí cho bất kỳ số Twilio nào được mua trong thời gian dùng thử miễn phí, mặc dù bạn có thể thấy phí trên trang Sử dụng dự án. Mục đích của bài viết này chỉ nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về giá của Twilio.

5. Kết nối tài khoản Twilio của bạn với CRM. Sau khi tạo tài khoản Twilio và số điện thoại, bạn có thể sử dụng CRM để nhắn tin văn bản cho doanh nghiệp. Để kết nối Twilio với API, bạn cần Twilio Account SID và Auth Token, có thể tìm thấy trong Cài đặt.

Twilio không có bảng điều khiển nhắn tin. Để bắt đầu nhắn tin, tạo một tài khoản respond.io miễn phí và kết nối tài khoản Twilio của bạn. Nhưng bạn sẽ không sẵn sàng sử dụng tin nhắn SMS cho doanh nghiệp cho đến khi đọc hướng dẫn về các biện pháp thực hành SMS tốt nhất của chúng tôi bên dưới.

SMS Business: Thực hành tốt nhất

Lần đầu tiên sử dụng SMS có thể khiến bạn bối rối. Vì tương tác qua SMS được quản lý bởi chính phủ, nhà mạng và các Đối tác SMS. Có thể khó để biết điều gì được phép và điều gì không. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một số biện pháp thực hành tốt nhất đơn giản.

Chúng tôi đã chia các biện pháp tốt nhất của mình thành hai phần. Đầu tiên, chúng ta sẽ thảo luận về các chiến lược chọn tham gia và không tham gia liên hệ qua SMS. Sau đó chúng ta sẽ thảo luận về các hoạt động và hạn chế của tin nhắn SMS.

SMS Business: Chiến lược chọn tham gia và không tham gia qua SMS.

Những thuật ngữ như chọn tham gia và chọn không tham gia có thể nghe có vẻ khó hiểu, nhưng ý tưởng thì rất đơn giản. Chỉ gửi thông tin liên lạc đến những người dùng muốn nhận chúng. Danh bạ SMS cho bạn biết họ muốn nhận tin nhắn bằng cách chọn tham gia và ngừng nhận tin nhắn bằng cách chọn không tham gia.

Mặc dù ở một số quốc gia, việc xử lý không đúng cách có thể dẫn đến hậu quả pháp lý. Lý do tốt nhất để bạn chú ý đến cách xử lý việc chọn tham gia và không chọn tham gia là để tránh làm phiền khách hàng thực tế của bạn. Không phải ai cũng muốn giao tiếp qua tin nhắn SMS.

SMS Business: Liên hệ chọn tham gia

Chọn tham gia có nghĩa là Người liên hệ cần phải đồng ý rõ ràng để nhận tin nhắn SMS. Chỉ vì bạn có số điện thoại của họ không có nghĩa là họ đã đồng ý. Để chọn tham gia, Người liên hệ phải hiểu thông điệp họ sẽ nhận được và đồng ý với thông điệp đó.

Việc đăng ký nhận tin nhắn SMS có thể được thực hiện thông qua trò chuyện qua tin nhắn SMS hoặc thông qua một phương tiện khác. Loại đơn giản nhất là chọn tham gia qua điện thoại, trong đó Danh bạ sẽ gửi tin nhắn SMS cho doanh nghiệp trước. Tuy nhiên, điều này thường không xảy ra với các cuộc trò chuyện qua tin nhắn SMS.

Các doanh nghiệp thường thu thập thông tin đăng ký thông qua biểu mẫu web, hệ thống điện thoại tự động hoặc tại điểm bán hàng (POS). Việc lựa chọn tham gia POS thường diễn ra sau khi khách hàng hoàn tất giao dịch mua hàng và được yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân.

Để duy trì sự tuân thủ, các doanh nghiệp có thể nỗ lực hơn nữa và thiết lập chế độ xác nhận tham gia kép. Sau khi khách hàng đã chọn tham gia, hãy yêu cầu họ xác nhận sự đồng ý. Bạn có thể trả lời đơn giản bằng cách CÓ.

Cuối cùng, việc lựa chọn tham gia luôn luôn được yêu cầu, bất kể có tham gia hai lần hay không. Việc gửi tin nhắn SMS không mong muốn có thể dẫn đến việc số điện thoại bị đình chỉ. Lý tưởng nhất là tin nhắn đầu tiên gửi tới Người liên hệ phải bao gồm thông tin rõ ràng về cách chọn không tham gia.

SMS Business: Liên hệ từ chối

Khi một Liên hệ chọn không tham gia, bạn sẽ cần phải có cách để ngừng nhắn tin cho họ. Một số nhà cung cấp dịch vụ SMS sẽ có cách tự động Hủy liên hệ khỏi danh sách khi họ gửi các từ khóa như DỪNG, KẾT THÚC hoặc HỦY.

Có thể chọn không tham gia bằng các ngôn ngữ trả lời khác ngoài tiếng Anh. Một số nhà cung cấp dịch vụ SMS cho phép bạn gửi tin nhắn trả lời tùy chỉnh dựa trên ngôn ngữ của từ khóa từ chối. Sau khi chọn không tham gia, người dùng luôn có thể chọn tham gia lại bằng cách trả lời BẮT ĐẦU, CÓ hoặc DỪNG LẠI.

Ngoài việc trả lời bằng từ khóa, doanh nghiệp phải tôn trọng mọi yêu cầu từ chối nhận thông tin được đưa ra thông qua mọi phương tiện hợp lý. Bao gồm nhưng không giới hạn ở email, cuộc gọi điện thoại, biểu mẫu web hoặc kênh truyền thông xã hội.

SMS Business: Nhắn tin cho khách hàng qua SMS

Việc nhắn tin cho khách hàng qua tin nhắn SMS khá đơn giản. Khi đã có số điện thoại của khách hàng, bạn có thể gửi tin nhắn đầu tiên để bắt đầu cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, phương tiện nhắn tin SMS cũng có một số hạn chế mà bạn nên lưu ý.

SMS Business: Giới hạn ký tự

Tin nhắn SMS có giới hạn 160 ký tự. Doanh nghiệp có thể vượt quá giới hạn ký tự khi đưa vào một số dấu câu hoặc ký tự không phải tiếng Latin. Các ký tự đặc biệt này sử dụng nhiều ký tự chuẩn hơn, giảm giới hạn ký tự từ 160 xuống còn 70.

Vượt quá giới hạn ký tự sẽ khiến tin nhắn của bạn bị chia thành hai phần. Các doanh nghiệp sẽ phải trả mức giá gấp đôi, mức giá này có thể rất đáng kể khi gửi một lượng lớn tin nhắn SMS.

SMS doanh nghiệp: Giới hạn tốc độ

Mã dài là loại số hạn chế nhất khi nói đến khối lượng. Không thể sử dụng chúng để gửi tin nhắn SMS vì giới hạn chỉ được gửi 1 tin nhắn SMS đi mỗi giây.

Quan trọng hơn, tin nhắn SMS được gửi từ Mã dài có thể được lọc kỹ. Việc truyền tải có thể không thành công khi nhà mạng phát hiện chương trình phát sóng được gửi từ một mã dài. Không rõ số lượng SMS bạn có thể gửi trước khi bị lọc bởi vì cách lọc hoạt động rất mơ hồ.

Tin nhắn SMS doanh nghiệp: Tần suất và thời gian  

Khi nói đến tin nhắn SMS cho doanh nghiệp, càng ít càng tốt. Khách hàng của bạn có nhiều khả năng từ chối nhận tin nhắn nếu họ liên tục bị gửi tin nhắn quảng cáo mỗi ngày. Chúng tôi khuyên bạn nên giới hạn tần suất gửi tin nhắn SMS ở mức một hoặc hai lần một tuần.

Thời điểm gửi tin nhắn SMS cho doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Gửi tin nhắn SMS vào những giờ lẻ không chỉ làm phiền khách hàng của bạn mà bạn còn có thể phải đối mặt với các hành động pháp lý. Một số quốc gia chỉ cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn quảng cáo vào những giờ hoặc ngày nhất định.

Ngay cả ở những quốc gia không có quy định này, cách tốt nhất vẫn là gửi tin nhắn SMS phát sóng vào thời điểm thích hợp. Nó không chỉ làm giảm khả năng bị chặn mà khách hàng của bạn còn có nhiều khả năng phản hồi tin nhắn SMS được gửi vào đúng thời điểm.

Nếu bạn có khách hàng ở các múi giờ khác nhau, bạn cũng nên cân nhắc đến điều đó. Bạn sẽ không muốn gửi tin nhắn SMS cho khách hàng vào lúc nửa đêm!

Tin nhắn SMS doanh nghiệp: Hạn chế về mặt địa lý

Nhắn tin SMS cho doanh nghiệp thậm chí còn phức tạp hơn khi bạn có nhiều thuê bao quốc tế. Có những hạn chế xuyên biên giới đối với một số số nhất định như Mã ngắn,  và nhắn tin 2 chiều không phải lúc nào cũng khả thi.

Mã ngắn chỉ có thể gửi tin nhắn đến số điện thoại địa phương. Ví dụ, Mã ngắn của Hoa Kỳ chỉ có thể gửi tin nhắn SMS đến số điện thoại ở Hoa Kỳ. Để gửi tin nhắn SMS quốc tế, bạn cần mua Mã ngắn ở quốc gia đích.

Không phải lúc nào cũng đảm bảo nhắn tin 2 chiều quốc tế. Ở một số quốc gia như Ấn Độ, nhà mạng có thể thay đổi số hiển thị trên điện thoại của người nhận. Điều này có nghĩa là phản hồi từ người nhận sẽ không được chuyển lại đến số của bạn.

Tin nhắn SMS doanh nghiệp: Đồ họa thông tin

Đọc thêm

Nếu bạn quan tâm đến nội dung hướng dẫn sử dụng ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp, chúng tôi khuyên bạn nên đọc các bài viết sau:

• Hướng dẫn đầy đủ về ứng dụng nhắn tin cho doanh nghiệp

• Cách sử dụng tính năng trả lời tự động bình luận của Facebook

• Cách Thêm Facebook Messenger Vào Trang Web Của Bạn