Tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp: Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Các doanh nghiệp ngày nay cần phản hồi nhanh chóng cho khách hàng, nếu không sẽ bị bỏ lại phía sau. Giao tiếp tức thời đã trở thành chuẩn mực vì sự tiến bộ nhanh chóng của công nghệ. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải sẵn sàng phản hồi các thắc mắc và mối quan tâm theo thời gian thực. Nhập tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tin nhắn trả lời tự động là gì, tại sao nên sử dụng, mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp và nơi bạn có thể sử dụng tin nhắn trả lời tự động.

Tin nhắn trả lời tự động dành cho doanh nghiệp là gì?

Hãy kiên nhẫn và chúng tôi sẽ phản hồi lại bạn sau. Nó được sử dụng để thông báo cho người gửi rằng tin nhắn của họ đã được nhận.

Không chỉ có thể thiết lập trả lời tự động trên các kênh như WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat và Viber, mà còn trên bình luận trên Facebook. Nhưng tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng tính năng trả lời tự động để phản hồi khách hàng?

5 lý do tại sao bạn cần trả lời tự động

Các doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn sẽ nhận được lượng lớn tin nhắn. Điều này có thể khiến các nhân viên bị quá tải, đặc biệt là khi họ được yêu cầu phải trả lời những tin nhắn này một cách nhanh chóng.

Tin nhắn tự động rất hữu ích vì nó thu hẹp khoảng thời gian giữa câu hỏi của khách hàng và phản hồi của nhân viên. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả những gì mà trả lời tự động có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Sau đây là 5 lý do tại sao bạn nên sử dụng tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của mình.

Trả lời tự động: Trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Việc xác nhận ngay lập tức tin nhắn của khách hàng thông qua tính năng trả lời tự động có thể tạo nên sự khác biệt. Biết rằng thắc mắc của họ đã được tiếp nhận có thể nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.

Nó cũng thiết lập giọng điệu cho cuộc trò chuyện sau này. Phản hồi nhanh chóng thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo.

Trả lời tự động: Tiết kiệm thời gian cho nhân viên

Với khối lượng yêu cầu mà các doanh nghiệp nhận được hàng ngày, thật không thể giải quyết từng cái ngay lập tức. Trả lời tự động giúp nhân viên tiết kiệm thời gian vì không cần phải soạn lời chào hoặc tin nhắn giới thiệu theo cách thủ công.

Về cơ bản, trả lời tự động đóng vai trò như một bộ đệm chống lại các tin nhắn đến. Khía cạnh tiết kiệm thời gian này cho phép nhóm của bạn tiếp cận nhiều khách hàng hơn một cách hiệu quả.

Trả lời tự động: Đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp

Trả lời tự động đảm bảo rằng mọi khách hàng đều nhận được phản hồi chuẩn hóa, hoàn chỉnh ngay cả khi nhân viên đang xử lý khối lượng công việc lớn.

Việc gửi cùng một thông điệp sẽ giúp nhóm của bạn truyền tải thông tin nhất quán về doanh nghiệp. Sự nhất quán này tạo dựng lòng tin và độ tin cậy cũng như nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng

Trả lời tự động: Duy trì danh tiếng thương hiệu

Mỗi điểm giao tiếp đều là cơ hội để củng cố hình ảnh thương hiệu của bạn. Những phản hồi tự động được thiết kế tốt có thể phản ánh tính cách thương hiệu của bạn, dù là chuyên nghiệp, vui tươi hay đồng cảm, đảm bảo bạn luôn để lại ấn tượng tích cực.

Hơn nữa, phản hồi nhanh chóng có thể cho khách hàng thấy rằng thời gian và mối quan tâm của họ được coi trọng. Điều này giúp khách hàng có nhận thức tốt hơn về doanh nghiệp và thương hiệu của bạn.

Trả lời tự động: Thiết lập trả lời tự động cho nhiều tình huống khác nhau

Điểm hấp dẫn của tin nhắn trả lời tự động nằm ở tính linh hoạt của chúng. Cho dù là một ghi chú vắng mặt, lời chào mừng hay menu Câu hỏi thường gặp, những tin nhắn này có thể được điều chỉnh cho các tình huống và kênh khác nhau.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các loại trả lời tự động bạn có thể gửi và cung cấp các ví dụ bạn có thể sử dụng.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn

Bây giờ bạn đã biết những lợi ích của việc sử dụng trả lời tự động cho doanh nghiệp của mình, đã đến lúc soạn thảo chúng. Nếu bạn không biết cách, đừng lo lắng. Dưới đây là 12 mẫu tin nhắn trả lời tự động mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn vắng mặt

Bạn có thể gửi tin nhắn vắng mặt cho mọi tình huống, dù là do không có mặt chung, như vào cuối tuần hay trong các sự kiện cụ thể như ngày lễ.

1. "Xin chào! Hiện tại chúng tôi không có mặt tại văn phòng nhưng sẽ quay lại vào [ngày]. Hãy kiên nhẫn và chúng tôi sẽ phản hồi lại bạn sau.

2. "Xin chào [Tên khách hàng]. Chúng tôi hiện đang kỷ niệm [Ngày lễ/Sự kiện], nhưng đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn vào [Ngày]. Chúc vui vẻ! 🥳"

Và hãy nhớ, hãy luôn đảm bảo thông báo cho khách hàng khi nào bạn sẽ quay lại.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn chào mừng

Chào đón khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới, là điều vô cùng quan trọng để tạo ấn tượng tốt ban đầu. Cũng giống như cái bắt tay nồng nhiệt hay nụ cười chào đón tạo nên bầu không khí tích cực trong các tương tác trực tiếp, tin nhắn chào hỏi cũng đóng vai trò tương tự trên các ứng dụng nhắn tin tức thời.

1. "Xin chào! Cảm ơn bạn đã ghé thăm. Làm sao tôi có thể khiến ngày của bạn trở nên tuyệt vời? 😊"

2. "Xin chào [Tên khách hàng], cảm ơn bạn đã liên hệ. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay? "

Điều này giúp bạn thiết lập mối quan hệ ngay khi khách hàng nhắn tin cho bạn.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn tạm thời không có mặt

Đôi khi, số lượng câu hỏi sẽ tạm thời vượt quá khả năng xử lý của nhân viên và nhân viên không thể trả lời ngay lập tức.

1. Ồ! Chúng tôi hiện đang rất bận rộn với các tin nhắn, nhưng hãy kiên nhẫn chờ đợi. Bạn rất quan trọng với chúng tôi!"

2. “Chúng tôi hiện đang nhận được lượng tin nhắn đến rất lớn. Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn sớm nhất có thể."

Thể loại phản hồi tự động này giống như một bàn tay an ủi trên vai khách hàng, giúp họ yên tâm về cam kết và sự chú ý của doanh nghiệp.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Thông báo khẩn cấp và cập nhật

Mọi hệ thống đều có những ngày không ổn hoặc lỗi. Nhưng cách các doanh nghiệp xử lý những trục trặc này có thể quyết định đến danh tiếng của họ.

1. "Ồ không! Chúng tôi đang gặp một số trục trặc kỹ thuật ngay bây giờ. Hãy kiên nhẫn trong khi chúng tôi sắp xếp mọi việc. 🛠️"

2. "Chúng tôi xin lỗi nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào. Hệ thống của chúng tôi đang được bảo trì. Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi."

Trả lời tự động khẩn cấp và cập nhật sẽ thiết lập kỳ vọng với khách hàng và thông báo cho họ khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Liên kết FAQ

Giải quyết vấn đề chủ động có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm của người dùng. Câu trả lời tự động của FAQ đóng vai trò hướng dẫn, chỉ cho khách hàng những nguồn có thể giải đáp trực tiếp thắc mắc của họ và nâng cao hiệu quả.

1. "Xin chào [Tên khách hàng]. Nếu bạn có thắc mắc, vui lòng xem phần Câu hỏi thường gặp của chúng tôi [liên kết Câu hỏi thường gặp]. Nếu bạn vẫn cần hỗ trợ, hãy nhập “Có” và sẽ có người hỗ trợ bạn sớm thôi"

2. “Bạn có thắc mắc không?🤔 Đội ngũ của chúng tôi'đang trên đường đến gặp bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào đây [liên kết FAQ] để vào phần FAQ của chúng tôi. Câu trả lời có thể chỉ cách bạn một cú nhấp chuột!”

Do đó, trong tình huống này, liên kết hoặc menu Câu hỏi thường gặp có thể giải quyết các vấn đề thường gặp mà khách hàng đang gặp phải.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn: Thu thập phản hồi

Việc chủ động tìm hiểu ý kiến của khách hàng về trải nghiệm thương hiệu có thể làm nổi bật điểm yếu trong các đại lý, quy trình hoặc hệ thống của bạn. Thu thập thông tin giá trị từ khách hàng để bạn có thể cải thiện cuộc trò chuyện với khách hàng.

1. "Xin chào, [Tên khách hàng]. Hôm nay chúng tôi phục vụ bạn tốt như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết theo thang điểm từ 1 - 10, từ rất tệ đến tuyệt vời. Cảm ơn bạn trước vì đã phản hồi."

2. "Chúng tôi rất thích trò chuyện với bạn! Bạn có thích nói chuyện với chúng tôi không? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách cho chúng tôi một 👍 hoặc 👎"

Để có kết quả tốt nhất, bạn nên điều chỉnh các mẫu này sao cho phù hợp với doanh nghiệp và khách hàng của bạn. Nhưng nếu bạn muốn tạo một câu trả lời tự động từ đầu, hãy xem những phương pháp hay nhất sau đây khi soạn thảo.

Thực hành tốt nhất để thiết lập tin nhắn trả lời tự động

Khi được tạo ra một cách cẩn thận, phản hồi tự động không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động. Nó cũng cải thiện trải nghiệm của người dùng vì khách hàng được phục vụ ngay lập tức, ngay cả khi không có bất kỳ nhân viên nào có mặt tại thời điểm đó.

Sau đây là 5 biện pháp tốt nhất cần ghi nhớ khi soạn tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn.

Giữ cho nó rõ ràng và súc tích

Trả lời tự động của bạn phải truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Nếu có thể, hãy tránh viết những câu dài. Sử dụng thông điệp trực tiếp, ngắn gọn để tránh làm khách hàng của bạn choáng ngợp. Hãy nhớ rằng bạn có thể không biết khách hàng của mình là ai.

Họ có thể không quen thuộc với các thuật ngữ chuyên ngành hoặc kỹ thuật. Vì vậy, hãy chọn ngôn ngữ đơn giản, không có thuật ngữ chuyên ngành. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu thông điệp của bạn ngay lập tức, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên của bạn về lâu dài.

Đặt kỳ vọng ngay từ đầu

Khi gửi trả lời tự động, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn có thông tin liên quan. Điều này có thể bao gồm giờ làm việc ngoài văn phòng, hệ thống bị sập, thu thập phản hồi của khách hàng và những việc khác. Điều này giúp quản lý kỳ vọng của khách hàng và nuôi dưỡng sự kiên nhẫn.

Thêm một nét cá nhân

Mặc dù tin nhắn có thể được tự động hóa, nhưng'không nên mang lại cảm giác máy móc. Tùy chỉnh câu trả lời của bạn dựa trên kỳ vọng của đối tượng mục tiêu'. Đối với đối tượng khán giả trẻ tuổi, không trang trọng, giọng điệu thân mật có thể sẽ hiệu quả hơn. Trong khi đó, khách hàng doanh nghiệp có thể mong đợi phản hồi chính thức.

Việc cá nhân hóa, chẳng hạn như sử dụng tên của khách hàng', có thể khiến tin nhắn nghe chân thực hơn. Bạn có thể cảm thấy như mình đang nói chuyện với khách hàng chứ không phải nói chuyện với họ.

Thời gian trả lời của bạn một cách thích hợp

Hãy nhớ rằng, mức độ liên quan của trả lời tự động thường phụ thuộc vào khung thời gian cụ thể. 'điều cần thiết là phải tắt một số loại tin nhắn nhất định, chẳng hạn như tin nhắn vắng mặt hoặc tin nhắn ngày lễ, khi chúng không còn áp dụng được nữa. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo thông tin liên lạc của bạn luôn được cập nhật.

Việc áp dụng các phương pháp tốt nhất này đảm bảo rằng các phản hồi tự động của bạn không chỉ thực hiện chức năng chính của chúng mà còn phục vụ như một phần mở rộng của giọng nói và giá trị thương hiệu của bạn. Chúng là một công cụ tinh tế nhưng mạnh mẽ để nuôi dưỡng lòng tin, thể hiện tính chuyên nghiệp và củng cố mối quan hệ với khách hàng.

Bây giờ bạn đã có các công cụ để tạo tin nhắn trả lời tự động hấp dẫn, hãy cùng xem xét phương tiện mà bạn có thể triển khai chúng.

Bạn có thể triển khai trả lời tự động ở đâu?

Bạn có thể sử dụng tin nhắn trả lời tự động trên nhiều ứng dụng nhắn tin như WhatsApp Business App, WeChat và LINE. Tuy nhiên, việc sử dụng tính năng trả lời tự động trên các ứng dụng này cũng có giới hạn. Ví dụ, trên Ứng dụng WhatsApp Business, bạn chỉ có thể thiết lập một tin nhắn trả lời tự động cho mỗi tin nhắn vắng mặt và một tin nhắn chào mừng.

Điều này có thể đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần linh hoạt hơn trong việc sử dụng tin nhắn trả lời tự động. Bằng cách kết nối các kênh nhắn tin này với phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng như respond.io, bạn có thể tự động hóa tin nhắn trả lời, định tuyến liên hệ, chỉ định đại lý và nhiều chức năng khác.

Trả lời tự động cho doanh nghiệp chiến thắng trên Respond.io

Các doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau như bất động sản, khách sạn, thương mại điện tử và nhiều ngành khác có thể tận dụng các tính năng mạnh mẽ của respond.io để tạo và gửi trả lời tự động.

Ví dụ, một đại lý bất động sản có thể thiết lập tin nhắn trả lời tự động hỏi khách hàng về thời gian, ngày tháng và bất động sản họ muốn xem, trong khi một trang web thương mại điện tử có thể gửi tin nhắn sau khi mua hàng yêu cầu khách hàng tham gia chương trình khách hàng thân thiết.

Bạn có thể thực hiện tất cả những điều này thông qua trình xây dựng tự động hóa trong Mô-đun quy trình công việc , các doanh nghiệp có thể tự động hóa phản hồi dựa trên yêu cầu của khách hàng.

Bạn cũng có thể thu thập thông tin liên lạc bằng cách yêu cầu họ cung cấp email hoặc số điện thoại để xác định xem họ có phải là khách hàng hiện tại hay không. Bối cảnh này giúp các đại lý hỗ trợ khách hàng tốt hơn, tăng sự gắn kết và sự hài lòng của khách hàng.

Bạn có thể gửi tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt và thiết lập menu Câu hỏi thường gặp, tin nhắn thu thập phản hồi, v.v. Bạn cũng có thể tạo ra các phản hồi tự động được cá nhân hóa bằng cách sử dụng các biến động.

Và thế là xong. Đó là những điều bạn cần biết về tin nhắn trả lời tự động dành cho doanh nghiệp. Sử dụng các mẫu được cung cấp để bắt đầu và sửa đổi chúng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Tài Liệu Đọc Thêm

Bạn có thấy bài viết này hữu ích không? Hãy xem các blog khác sau đây để biết cách quản lý các cuộc trò chuyện với khách hàng:

• Quản lý thư rác: Dọn dẹp hộp thư đến của bạn

• Định tuyến trò chuyện: Cách xây dựng tuyến trò chuyện đến đúng nhóm

• Tăng tốc quản lý cuộc trò chuyện của bạn với tính năng gán tự động