Gestione Spam: Cancella Il Tuo Inbox Clutter [Aug 2023]

I messaggi di spam sprecano il tempo dei tuoi agenti e li allontanano dai tuoi clienti? La gestione dello spam può aiutarti a liberare spazio, in modo che tu possa concentrarti sui tuoi clienti. In questo articolo, imparerai cosa è lo spam, come influisce sulle aziende e le strategie per gestire lo spam attraverso la messaggistica istantanea.

Che cos’è Spam?

Spam si riferisce a messaggi indesiderati che vengono inviati attraverso vari canali di comunicazione. Si tratta di un disturbo comune e può essere trovato in forme diverse su diverse piattaforme, tra cui messaggeri istantanei come WhatsApp, Viber e Telegram, e-mail, social media, blog e forum.

Questi messaggi contengono tutti i tipi di contenuti. Possono presentarsi sotto forma di promozioni di prodotti, servizi o truffe. Mentre lo spam è fastidioso, pone anche un grave problema per le imprese che lo ricevono. Quindi, cosa succede quando le aziende non implementano strategie di gestione dello spam?

Qual è l'impatto dello Spam sulle imprese?

Lo spam colpisce tutti. Infatti, circa la metà di del traffico email è spam. L'elevato volume di messaggi è da solo preoccupante, ma la mancanza di gestione dello spam avrà altri effetti sulle imprese.

Può ostacolare la produttività, portare a mancate opportunità, interrompere le operazioni e compromettere la sicurezza dei dati. Esaminiamo questi temi in modo più dettagliato.

Spam sopra la messaggistica istantanea: perdita di produttività

Uno dei principali problemi con i messaggi di spam è che sprecano tempo e risorse preziose. Gli agenti devono passare attraverso messaggi indesiderati per identificare e indirizzare quelli legittimi. Ciò richiede tempo e distoglie la loro attenzione dalle esigenze dei clienti.

Inoltre, gli agenti possono anche dover dedicare tempo supplementare per segnalare messaggi spam ai loro team IT o di sicurezza. La segnalazione dello spam è essenziale per migliorare i sistemi di filtraggio, ma aumenta il carico di lavoro, riducendo ulteriormente la produttività complessiva.

Spam Sopra Messaggistica Istantanea: Perdite Finanziarie

I messaggi di spam possono portare a perdere messaggi legittimi da parte di clienti, partner o altri stakeholder, che potrebbero facilmente essere trascurati. Ciò può comportare un rischio elevato di perdita di opportunità commerciali o di mancanza di informazioni cruciali, che potrebbero portare a perdite di vendite, a ritardi di progetti o a scadenze perse.

Ad esempio, un'inchiesta di un potenziale cliente o una proposta urgente da un partner può essere erroneamente classificata come spam, portando l'azienda a perdere affari potenziali.

Inoltre, lo spam può influire negativamente sull'impegno e la conservazione del cliente. Se i messaggi legittimi dei clienti vengono persi o trascurati, potrebbero esserci risposte in ritardo o addirittura nessuna risposta. Ciò può portare a una perdita di opportunità di business.

Spam Sopra Messaggistica Istantanea: Perdite Operative

Le imprese rischiano un rallentamento operativo se ricevono troppi spam. I messaggi con allegati o immagini di grandi dimensioni possono consumare una notevole quantità di larghezza di banda. Con l'aumento del volume dei messaggi in arrivo, la rete è sotto pressione, riducendo la larghezza di banda disponibile per le comunicazioni commerciali legittime.

Inoltre, un grande volume di spam che occupa server storage può ridurre lo spazio di archiviazione disponibile per i messaggi dei clienti, richiedendo ulteriori investimenti nell'infrastruttura di archiviazione.

Spam Sopra Messaggistica Istantanea: Violazioni Di Sicurezza

I messaggi di spam che contengono link dannosi possono comportare notevoli rischi per la sicurezza delle imprese. Questi link possono portare a varie violazioni della sicurezza. Due esempi comuni sono il phishing e la distribuzione di software dannosi.

Phishing è una tecnica in cui gli spammer inviano messaggi fraudolenti che sembrano essere da fonti affidabili, come aziende ben note. Se i dipendenti cadono in questi tentativi di phishing e condividono inconsapevolmente informazioni sensibili, può portare a violazioni dei dati e accesso non autorizzato a sistemi critici.

Lo spam può anche includere link che portano al download di file dannosi, come virus, spyware, ransomware o Trojan. Una volta installato su un computer, possono causare danni rubando dati sensibili, perturbando le operazioni o esigendo pagamenti di riscatto.

Chiaramente, trattare con lo spam è cruciale. Risparmia i tuoi agenti tempo prezioso riducendo la necessità di interagire con i messaggi di spam. Ciò consente loro di migliorare il loro tasso di risposta globale in quanto hanno più tempo per concentrarsi su indagini legittime. Scopri come è possibile implementare strategie di gestione dello spam nella prossima sezione.

Gestione dello spam: 5 strategie per prevenire messaggi indesiderati

Buone strategie di gestione dello spam aiutano gli agenti a identificare e gestire lo spam, riducendo il suo impatto sul loro flusso di lavoro. Ma per implementarne uno, hai bisogno degli strumenti giusti per aiutarti, come respond.io.

Respond.io è un software di gestione delle conversazioni dei clienti che è progettato per gestire un grande volume di conversazioni dei clienti. Combina canali di comunicazione come email, WhatsApp e altro ancora in una casella di posta omnicanale.

Questo aiuta i tuoi agenti a gestire lo spam su tutti i canali in un unico posto. Ora, diamo un'occhiata alle migliori strategie di gestione dello spam con respond.io.

Gestione dello spam: segnala manualmente lo spam.

Se per la prima volta un messaggio di spammer puoi segnalarli manualmente in solo pochi clic su respond.io. Impostare questo è facile con il modello Mark Contact as Spam nel modulo di automazione dei flussi di lavoro.

Ecco una guida per creare questa scorciatoia per segnalare spam.

1. Seleziona il modulo Workflow.

2. Clicca su + Aggiungi flusso di lavoro.

3. Select Mark Contact as Spam Template.

4. Click Use Template.

5. Seleziona Pubblica.

Hai finito. Una volta etichettato un contatto come spam, chiuderà la conversazione.

Gestione Spam: Filtra Automaticamente Spam

Non è sempre necessario contrassegnare manualmente i contatti spam restituiti. Una volta che un contatto è stato identificato come uno spammer, è possibile includere un filtro di spam in qualsiasi automazione chat dei flussi di lavoro, liberare il tempo degli agenti per impegnarsi con i clienti reali.

È possibile impostare il filtro spam automatico di aggiungendo un passaggio di ramo a un flusso di lavoro di conversazione in entrata esistente o nuovo.

Gestione dello Spam: Educare gli agenti sulle tattiche dello Spam

Gli agenti di aiuto rimangono informati sulle comuni tattiche di spam per riconoscere ed evitare potenziali messaggi di spam. Fornendo agli agenti la conoscenza e la consapevolezza necessarie, le imprese possono ridurre al minimo il rischio di cadere vittime di minacce alla sicurezza connesse allo spam.

Alcuni esempi di spam o messaggi sospetti includono cattiva ortografia e grammatica, promesse di opportunità irrealistiche e allegati indesiderati.

Gestione Spam: Evitare di fare clic su collegamenti sospetti

Sia nelle e-mail, nei messaggi istantanei o in altri canali di comunicazione, gli agenti devono essere cauti nel fare clic su link da mittenti sconosciuti o sospetti. Questo è per proteggere le informazioni sensibili e mantenere l'integrità del dispositivo e della rete. Questi link possono portare a siti web o download che compromettono la sicurezza.

Esercitare sempre la vigilanza e verificare la legittimità dei legami prima di interagire con loro. Gli agenti dovrebbero essere cauti e proattivi nel notificare al capogruppo o alle autorità competenti i messaggi sospetti.

Gestione dello Spam: Report Spam per ulteriori indagini

Segnalare lo spam per ulteriori indagini è fondamentale per rilevare e affrontare un numero elevato di conversazioni di spam in modo efficace. Gli agenti dovrebbero essere incoraggiati a segnalare spam da taggando i messaggi di spam e fornendo un riepilogo della conversazione con Note di chiusura, così i manager possono facilmente identificare e monitorare i problemi legati allo spam.

Forniscono preziose informazioni sulla natura dei messaggi e dei modelli di spam che potrebbero aver evitato il filtraggio iniziale. Queste informazioni possono essere utilizzate per condurre ulteriori indagini per comprendere le tattiche utilizzate dagli spammer.

Con il know-how e gli strumenti per gestire lo spam a vostra disposizione, puoi aiutare a liberare il tempo dei tuoi agenti per aiutare i clienti, evitare perdite e prevenire potenziali violazioni della sicurezza. Sei pronto a migliorare il modo in cui gestisci le conversazioni con i tuoi clienti? Iscriviti per una prova gratuita respond.io oggi.

Ulteriori letture.

Se ti è piaciuto leggere questo articolo, consulta i nostri blog sulla gestione delle conversazioni dei clienti qui sotto:

• Chat Routing: Come costruire una via di chat per il team giusto

• Gestione dell'Escalation: una guida all'escalation dei clienti

• Supporto conversazionale: come migliora l'esperienza del cliente