Modelli di Risposta al Servizio Clienti: Come Usare i Modelli del Servizio Clienti

I modelli di risposta del servizio clienti possono aiutare a semplificare le operazioni del servizio clienti fornendo risposte standard. Questi modelli di risposta al servizio clienti possono essere utilizzati per una varietà di scopi e situazioni, tra cui accogliere i clienti, rispondere a richieste, chiudere una conversazione, chiedere una recensione e altro. Continua a leggere per scoprire come i modelli per il servizio clienti possono migliorare il modo in cui la tua azienda comunica con i clienti.

Cosa Sono i Modelli di Risposta del Servizio Clienti?

Un modello di risposta al servizio clienti è un messaggio pre-scritto che può essere utilizzato per rispondere in modo rapido ed efficiente alle richieste comuni dei clienti.

Rispondere sempre con le stesse risposte rovinerebbe tempo, mentre copiare e incollare può risultare tedioso, bisogna avere più finestre o riferimenti aperti, e questo è anche più problematico sul cellulare.

I modelli consentono agli agenti di trascorrere meno tempo con i clienti di salutare e rispondere a richieste generiche o FAQ. Possono quindi utilizzare il tempo risparmiato per affrontare problemi più difficili o gestire più clienti contemporaneamente.

I modelli di risposta del servizio clienti garantiscono informazioni coerenti e la voce del marchio poiché i messaggi possono essere controllati in anticipo. Questo dà ai clienti un'esperienza uniforme con la vostra attività indipendentemente da quale agente sono assegnati o piattaforma utilizzano per contattarvi.

A seconda dell'obiettivo, i modelli di servizio clienti possono essere utilizzati in vari modi. Ad esempio, inviare messaggi di benvenuto ai clienti che contattano il vostro business attraverso un annuncio e utilizzare messaggi di distanza per far sapere ai clienti quando gli agenti non sono disponibili.

È inoltre possibile utilizzare modelli per chiudere le conversazioni, chiedere recensioni, fornire FAQ e altro ancora. Ora che sai per quali modelli di servizio clienti possono essere utilizzati, quali applicazioni di messaggistica sono migliori per inviarli?

Migliori applicazioni di messaggistica per l'invio di modelli di risposta al servizio clienti

Mentre ci sono molti messaggeri istantanei disponibili in tutto il mondo, è abbastanza facile scegliere quello migliore per il vostro business da utilizzare. Le tue scelte sono limitate a canali popolari tra il tuo target demografico e dove opera la tua azienda.

Che si tratti di WhatsApp o Facebook Messenger, la migliore app di messaggistica per inviare modelli di servizio clienti è quella che i tuoi clienti utilizzano di più. L'obiettivo è quello di comunicare con i vostri clienti e non sarete in grado di farlo a meno che non siate sugli stessi canali.

Se i tuoi clienti utilizzano molte applicazioni diverse per comunicare, considera di inviare i tuoi modelli dal software di gestione delle conversazioni dei clienti che supporta canali multipli, come respond.io.

Ogni canale supporta diverse capacità di messaggistica, come l'incorporazione di video, link, pulsanti e altro ancora. Ma poiché la maggior parte dei messaggi di template consiste di testo, qualcosa che tutti i canali supportano, questo blog si concentrerà su di essi.

Andiamo oltre alcune delle migliori pratiche per la scrittura di modelli di risposta del servizio clienti.

Migliori pratiche per la creazione di modelli di risposta al servizio clienti

Non ci sono regole dure e veloci per la creazione di modelli di risposta del servizio clienti, ma qui ci sono alcune cose da considerare.

Dal momento che i clienti riceveranno questi messaggi sulle app di messaggistica istantanea, approfittatene e utilizzare un tono di conversazione. Non scrivere messaggi istantanei come sono e-mail. Mantieni i tuoi messaggi educati, corti e al punto.

Crea modelli facili da personalizzare perché saranno inviati a persone diverse. In questo modo, puoi facilmente includere i nomi dei clienti o altri dettagli rilevanti per rendere i messaggi più personali.

Evita di usare il gergo che i tuoi clienti potrebbero non sapere. Se i tuoi messaggi sono chiari e facili da capire, non dovrai spendere più tempo spiegandoli ai tuoi clienti.

Prova e perfeziona i tuoi messaggi per i migliori risultati. Se trovi che alcuni messaggi non rispondono a richieste o non trasmettono il messaggio, modificali finché non lo fanno.

Assicurarsi di includere, se del caso, un call to action (CTA). Se vuoi che i tuoi clienti intraprendano azioni dopo aver letto i tuoi messaggi, chiariscilo.

Nella sezione successiva, condivideremo alcuni esempi di modelli di risposta al servizio clienti.

20 Esempi di modelli di risposta al servizio clienti

Ecco alcuni esempi di modelli di servizio clienti da copiare o utilizzare come ispirazione per i tuoi messaggi. Sentiti libero di modificare o adattare i modelli per renderli adatti alla tua attività.

Modelli Di Risposta Servizio Clienti: Saluta I Tuoi Clienti

I modelli per il servizio clienti riducono il tempo speso nel salutare e nel congedarsi dai clienti, permettendoti di dedicare più tempo alle conversazioni reali.

Ecco alcuni saluti che puoi usare:

1. “👋  Hi! Grazie per aver raggiunto [il nome aziendale]. Io sono [nome dell'agente], come posso aiutarti?”

2. “👋 Buongiorno, pomeriggio o sera! Come posso assisterti oggi?”

Messaggio Di Risposta Ritardato

Usa questi messaggi se non puoi rispondere immediatamente ai tuoi clienti.

1. “Ciao, [nome cliente], grazie per il tuo messaggio. Attualmente siamo lontani per le vacanze fino ad [date]. Saremo in contatto una volta tornati.”

2. “👋 Grazie per il tuo messaggio. Attualmente siamo lontani per il lungo weekend. Torneremo da te il prima possibile, non appena rientriamo lunedì.”

Informa i clienti delle tue ore di lavoro

Questi modelli sono utili per informare rapidamente i clienti circa i vostri orari di lavoro o canali di comunicazione alternativi per questioni urgenti.

1. “📆  Siamo aperti dal lunedì al sabato (inclusi i giorni festivi), 9:00 a.m. alle 21.00.”

2. “Grazie per il tuo messaggio. Purtroppo, oggi siamo chiusi. I nostri uffici sono aperti da domenica a giovedì, ore 10:00. dalle 22:00.” Se hai domande urgenti, contatta il nostro 🚨 numero d'emergenza al: [number]”

Modelli Di Servizio Clienti: Risposta Domande Frequenti

I modelli di risposta al servizio clienti sono perfetti per rispondere alle domande più frequenti. I tuoi agenti potranno utilizzare questi messaggi predefiniti per rispondere rapidamente a queste domande.

È possibile fornire risposte complete alle FAQ nella risposta rapida stessa o collegare i clienti a fonti esterne per ulteriori dettagli.

1. “📍 La nostra sede si trova a [address]”

2. “Respond.io supporta più canali come WhatsApp, Telegram e Facebook Messenger. Consulta l'elenco completo dei canali supportati qui: [link]”

Pianifica Appuntamenti

I modelli di risposta del servizio clienti possono anche essere utilizzati per pianificare gli appuntamenti con i tuoi clienti.

1. “🗓️ Siamo felici di fissare un appuntamento con te! Si prega di rispondere con la data e l'ora preferita o selezionarla dal nostro calendario: [link]”

2. “Ciao, [nome del contatto], grazie per averci contattato. Vorremmo parlare con voi per telefono per discutere ulteriormente la questione. Si prega di rispondere con la data e l'ora preferita e il nostro agente sarà in contatto.”

Invia Messaggi Di Monitoraggio Ordine

Un messaggio modello in cui è possibile inserire rapidamente il link di tracciamento degli ordini è utile anche per i clienti che vogliono sapere dove sono i loro ordini.

1. “Il tuo ordine può essere tracciato qui: [link]. In caso di problemi relativi alla consegna, si prega di chiamare la nostra hotline 24 ore su 24 a: [number]”

2. “Il tuo ordine è in arrivo! Se desideri tracciarne la posizione in tempo reale, visita: [link]”

Politiche di restituzione e rimborso

Assicurati che tutti i tuoi clienti ricevano lo stesso messaggio sulle tue politiche di ritorno per evitare potenziali mal di testa da comunicazione errata.

1. “✅ È possibile annullare il piano in qualsiasi momento, senza costi aggiuntivi. Basta mettersi in contatto con noi e fateci sapere che volete farlo.”

2. Abbiamo una politica di rimborso totale senza domande. ✅ Rispediscilo nella confezione originale entro 14 giorni dalla consegna e otterrai il tuo rimborso. Per ulteriori informazioni, consulta la nostra politica di ritorno qui: [link]”

Modelli per il Servizio Clienti: Problemi tecnici di indirizzo

A nessuno piace essere lasciato al buio per quanto riguarda le questioni urgenti o sconvenienti. Utilizzare i modelli di risposta del servizio clienti per mantenere i clienti aggiornati su qualsiasi problema tecnico che si potrebbe affrontare.

Ecco alcuni esempi di messaggi di risposta rapida per gli aggiornamenti tecnici dei problemi:

1. “⚠️ La nostra piattaforma è attualmente in fase di manutenzione programmata e sarà operativa entro le ore 8:00 di martedì, 07/02/2023. Ci scusiamo per ogni inconveniente causato 🙇”

2. “💥 Oops! I nostri server stanno attualmente affrontando alcune difficoltà tecniche. Stiamo già lavorando sulla questione e speriamo di essere operativi nelle prossime 12 ore. Ci scusiamo per ogni inconveniente causato!”

Aggiornamento Stock Prodotto

I modelli di risposta al servizio clienti sono ottimi anche per aggiornare i clienti sulle scorte del prodotto.

1. “Grazie per averti contattato. [Nome del prodotto] tornerà in magazzino la prossima settimana. Per prenotare un'unità, visita il nostro negozio online: [link].”

2. “Ciao [nome del cliente], [nome del prodotto] è attualmente in magazzino. Vorresti effettuare un ordine?”

Chiedi ai clienti soddisfatti di una recensione

Un modo per imparare se i tuoi clienti sono soddisfatti del tuo servizio è quello di ricordare loro di lasciare il tuo business una recensione dopo aver gestito le loro richieste.

1. “🙏 Speriamo che tutti i tuoi problemi siano stati risolti! Se hai qualche commento sulla tua esperienza cliente, ti preghiamo di lasciarci una recensione su [link]. Non vediamo l’ora di servirvi di nuovo.”

2. “Grazie per aver contattato [il nome aziendale]. Se avete un minuto, lasciate una recensione della vostra esperienza con noi a [link]. Apprezziamo e passiamo attraverso tutti i feedback inviati 🙂”

I modelli di risposta al servizio clienti migliorano e velocizzano il processo di risposta ai tuoi clienti, ma se il vostro business sta avendo problemi a tenere il passo con il volume di messaggi in arrivo, prendere in considerazione l'utilizzo di software di gestione delle conversazioni del cliente come respond.io

Repond.io consente di salvare decine di risposte rapide del servizio clienti o anche automatizzare le risposte nel suo potente modulo dei flussi di lavoro. Questo libera il tempo dei tuoi agenti, permettendo loro di concentrarsi su richieste insolite o complesse.

Respond.io supporta anche canali multipli, quindi sarai in grado di inviare messaggi a tutti i tuoi clienti su diverse applicazioni senza cambiare piattaforma di messaggistica. Riutilizzare gli stessi modelli su tutti i canali senza riscriverli.

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