Come inviare un messaggio di assenza per le imprese

Per i clienti, niente è più frustrante che far ignorare i loro messaggi. Potresti anche perdere clienti se li lasci in attesa. Sebbene non sia sempre possibile fornire ai clienti una risposta rapida, puoi sempre inviare loro un Messaggio Assente. Qui imparerai le basi del Messaggio di Assenza per le imprese e come impostare i Messaggi di Assenza utilizzando respond.io.

Messaggio Assente per le imprese: Le basi

I clienti che inviano messaggi alla tua azienda si aspettano di ricevere una risposta rapidamente. Ma non importa quanto sei impegnato per i tuoi clienti, non sarai disponibile 24 ore al giorno per rispondere ai messaggi. Qui è dove entrano in gioco i Messaggi Assenti.

Cos'è un Messaggio di Assenza per le imprese

Un messaggio Assente per le imprese è la risposta automatica e predefinita inviata ai clienti quando non è possibile parteciparvi subito. Serve come un riconoscimento che avete ricevuto il messaggio del vostro cliente.

Il contenuto di un messaggio Assente per le imprese varia a seconda della situazione, ma in genere contiene due pezzi di informazioni - perché si può't partecipare alla richiesta di informazioni ora e quando i clienti possono aspettarsi una risposta.

Perché utilizzare i Messaggi di Assenza per le imprese?

Ci sono molte ragioni per cui si dovrebbe impostare un messaggio di distanza per gli affari. Per cominciare, i Messaggi di Assenza forniscono rassicurazione che risponderai prima o poi. Senza un messaggio Assente, i clienti saranno lasciati a chiedersi se li hai deliberatamente ignorati.

Inoltre, un messaggio Away offre trasparenza fornendo un motivo per non essere in grado di rispondere rapidamente. Essere trasparente con i clienti è importante per costruire la fiducia.

Un auto Away Message imposta anche le aspettative corrette dando ai clienti un tempo di risposta stimato. Aiuta a evitare situazioni in cui i clienti non vedono l'ora di risolvere il loro problema in un giorno, ma invece aspettare una settimana per ottenere una risposta.

Infine, Away Messages costruire un'esperienza positiva di marca. L'invio di un Messaggio di Assenza dimostra che ti importa e contribuisce a coltivare un'immagine positiva del tuo marchio. Ora che conosci l'importanza dei Messaggi Assente, impariamo le migliori pratiche per scriverne uno.

Migliori pratiche per la scrittura di un messaggio via per il business

Quando scrivi un Messaggio di Assenza per le imprese, è buona prassi fornire alcune indicazioni che il messaggio è generato automaticamente. Una frase semplice come “Questa è una risposta automatica” basterebbe. Oppure potresti includere un emoji robot come 🤖 all'inizio del messaggio.

Inoltre, dovreste porvi le scuse per non aver risposto tempestivamente. Una scusa fa molta strada - quando fatto bene, può mitigare la frustrazione e la rabbia di un cliente. Le migliori scuse sono empatiche e specifiche. Evitare frasi troppo usate come “Scusatevi per l'inconveniente”.

Ultimo ma non meno importante, si dovrebbe incoraggiare il cliente a lasciare i dettagli rilevanti in risposta ai messaggi di assenza. Questo potrebbe essere un numero di account, un numero di ordine o qualsiasi altra informazione che porterebbe a una risoluzione più veloce.

Le regole si applicano a tutti i tipi di messaggi Assente, sia che si tratti di un messaggio assente WhatsApp o di un messaggio assente di Facebook. Ora che hai imparato a scrivere un efficace messaggio di assenza, ti guideremo attraverso come inviare un messaggio di assenza, su respond.io.

4 Modi per creare un messaggio assente per le imprese

È sempre possibile impostare un messaggio Assente nativamente su qualsiasi app di messaggistica che si sta utilizzando. Per esempio, è possibile creare un messaggio Assente su WhatsApp Business. Tuttavia, gli utenti di applicazioni di messaggistica pesante potrebbero trarre vantaggio dalla gestione dei loro canali e messaggi da respond.io.

I flussi di lavoro di Respond.io offrono numerose possibilità per inviare un messaggio di assenza. I flussi di lavoro sono un'automazione avanzata attivata quando un contatto avvia una nuova conversazione con te. Di seguito, ti guideremo su come inviare messaggi di assenza attraverso diversi flussi di lavoro.

Invia un semplice messaggio di assenza on/off per le aziende.

Le microimprese gestite da solopreneur possono inviare un messaggio di assenza tramite un flusso di lavoro on/off. Senza un orario fisso per rispondere ai messaggi, i solopreneur hanno bisogno della flessibilità di attivare o disattivare il messaggio di assenza a seconda di come svolge la giornata.

Quando questo flusso di lavoro è attivo, qualsiasi contatto che avvia una conversazione riceverà il messaggio di assenza. Una volta pronti a rispondere, basta disattivare il flusso di lavoro per smettere di inviare messaggi di assenza.

Un flusso di lavoro on/off è veloce e semplice da costruire: tutto ciò che devi fare è selezionare il trigger 'Conversazione aperta' e comporre un messaggio di assenza. Puoi attivare e disattivare il messaggio di assenza su richiesta. È l'opzione più flessibile se non hai un programma. Tieni presente che dovrai attivare e disattivare manualmente il flusso di lavoro diverse volte al giorno, il che può risultare problematico. Continua a leggere per scoprire come impostare un flusso di lavoro di messaggi di assenza sempre attivo.

Invia messaggi di assenza quando gli agenti sono offline.

Su respond.io, puoi costruire un flusso di lavoro per inviare messaggi di assenza quando nessun agente è online. Questo approccio è ideale per le aziende con più agenti o per le attività in cui gli agenti hanno orari di lavoro flessibili.

Con questo flusso di lavoro, vengono assegnati solo agenti online a un contatto. Questo esclude agenti non in servizio che si sono disconnessi o si sono posti in stato di occupato. Se non ci sono agenti online dopo un certo periodo, verrà inviato un messaggio di assenza.

Il flusso di lavoro ti evita il fastidio di attivare e disattivare manualmente il messaggio di assenza. Un'altra grande cosa del flusso di lavoro è che funzionerà in modo affidabile anche quando gli agenti non hanno orari fissi per essere online.

Ma senza un programma fisso, è difficile dare un'accurata stima del tempo di risposta. Se desideri inviare messaggi di assenza in orari programmati, considera il flusso di lavoro qui sotto.

Invia un messaggio di assenza al di fuori dell'orario lavorativo.

Respond.io ti consente di costruire un flusso di lavoro che invia messaggi di assenza al di fuori dell'orario lavorativo. Questo approccio funziona bene se la tua azienda ha un team di agenti con orari di lavoro fissi, o quando i clienti inviano messaggi alla tua azienda al di fuori dell'orario operativo.

I contatti riceveranno il Messaggio Assente quando ti invieranno un messaggio dopo ore. Dovrete aggiornare l'orario di lavoro se decidete di cambiarli, o quando ci'è un giorno festivo imminente.

Non tutti hanno familiarità con il vostro orario di lavoro. L'invio di un messaggio via al di fuori dell'orario di lavoro aiuta a ricordare i contatti delle ore di funzionamento. Allo stesso tempo, si pone una chiara aspettativa di un tempo di risposta per i clienti.

Ma ci sono due aspetti negativi di questo approccio. In primo luogo, i contatti riceveranno Messaggi Assente anche quando gli agenti flextime continueranno a lavorare dopo ore.

In secondo luogo, se un agente si assenta inaspettatamente, un messaggio di assenza non verrà inviato e i contatti si aspetteranno una risposta. I manager possono temporaneamente rimuovere l'agente in modo da non ricevere nuove conversazioni.

Invia messaggi Assente quando un agente dedicato non è disponibile

È possibile inviare un Messaggio Assente ai Contatti quando il loro agente dedicato non è disponibile. Questo metodo è progettato per le aziende che offrono un supporto dedicato per clienti specifici, come i clienti di alto valore sul piano di abbonamento di primo livello attraverso Chat Routing.

Quando i clienti invieranno un messaggio al loro agente dedicato al di fuori dell'orario di ufficio, riceveranno un messaggio di assenza. Poi, i clienti saranno in grado di scegliere tra parlare con un agente di supporto che è in turno o lasciare un messaggio per il loro agente dedicato.

Questo Workflow consente di rispondere prontamente ai clienti di alto valore, anche quando gli agenti dedicati non sono disponibili. Stabilisce inoltre le giuste aspettative per i clienti dicendo loro quando l'agente sarà nuovamente disponibile.

Tuttavia, costruire il flusso di lavoro richiede molto tempo in quanto è necessario creare diversi rami per ogni agente.

Respond.io offre numerose possibilità per la creazione di un Away Message per il business. Oltre agli esempi di cui sopra, puoi anche creare un flusso di lavoro personalizzato che meglio si adatta alle tue esigenze aziendali.

Ulteriori letture.

E questo è tutto quello che dovete sapere su Away Message per gli affari. Se ti è piaciuto questo articolo e vorresti saperne di più sui flussi di lavoro, dai un'occhiata ai nostri articoli su:

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