Messaggio di risposta automatica per le imprese: Migliora l'esperienza del cliente

Le aziende di oggi devono rispondere rapidamente ai clienti o rischiano di rimanere indietro. La comunicazione istantanea è diventata la norma a causa del rapido progresso tecnologico. In quanto tale, le imprese devono essere pronte a rispondere alle domande e alle preoccupazioni in tempo reale. Inserisci i messaggi di risposta automatica per le aziende. In questo articolo, impareremo cosa sia un messaggio di risposta automatica o una risposta automatizzata, perché usarlo, un esempio di messaggio di risposta automatica per le aziende e dove puoi utilizzarlo.

Cos'è un messaggio di risposta automatica per le imprese?

Un messaggio di risposta automatica, o una risposta automatica, si riferisce a una risposta automatica attivata da un evento o azione specifica, come ricevere un messaggio su un'app di messaggistica istantanea. Viene utilizzato per informare il mittente che il suo messaggio è stato ricevuto.

Non solo le risposte automatiche possono essere impostate su canali come WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat e Viber, ma anche su Commenti Facebook. Ma perché le imprese dovrebbero utilizzare una risposta automatica per rispondere ai clienti?

5 Motivi per utilizzare una risposta automatica.

Le imprese con una grande base di clienti ricevono un grande volume di messaggi. Questi possono sovraccaricare gli agenti, soprattutto quando si aspettano risposte rapide a questi messaggi.

Un messaggio di risposta automatica è utile perché riduce il tempo d'attesa tra una richiesta del cliente e la risposta di un agente. Tuttavia, questo non è tutto una risposta automatica può fare per il vostro business. Qui ci sono 5 motivi per cui si dovrebbe utilizzare i messaggi di risposta automatica per la vostra azienda.

Risposta automatica: Rispondi prontamente alle richieste dei clienti.

Le prime impressioni contano. Una conferma istantanea del messaggio di un cliente tramite una risposta automatica può fare la differenza. Sapendo che la loro interrogazione è stata ricevuta può migliorare la loro esperienza generale.

Stabilisce anche il tono della conversazione in avanti. Una risposta rapida comunica un senso di professionalità e di attenzione.

Risposta Automatica: Salva Il Tempo Degli Agenti

Con il grande volume di richieste che le aziende ricevono quotidianamente, è impossibile rispondere a tutte immediatamente. Le risposte automatiche liberano il tempo degli agenti in quanto eliminano la necessità di comporre manualmente i saluti o i messaggi di introduzione.

Fondamentalmente, le risposte automatiche agiscono come un buffer contro i messaggi in arrivo. Questo aspetto di risparmio di tempo consente al tuo team di impegnarsi con più clienti in modo efficace ed efficiente.

Risposta automatizzata: assicurare la coerenza nella comunicazione

Le risposte automatiche garantiscono che ogni cliente riceva una risposta standardizzata e curata anche quando gli agenti gestiscono un carico di lavoro elevato.

L'invio dello stesso messaggio aiuta il tuo team a fornire informazioni coerenti sulla tua azienda. Questa coerenza rafforza la fiducia e l'affidabilità e migliora l'esperienza complessiva del cliente

Risposta Automatica: Mantenere La Reputazione Di Marca

Ogni punto di comunicazione è un'opportunità per rafforzare l'immagine del tuo marchio. Risposte automatiche ben progettate possono riflettere la personalità del tuo marchio, sia che sia professionale, giocosa, o empatica, garantendo di lasciare un'impressione positiva ogni volta.

Inoltre, una risposta tempestiva può dimostrare a un cliente che il loro tempo e le loro preoccupazioni sono valutati. Questo dà ai clienti una migliore percezione del vostro business e marchio.

Risposta automatica: Impostare risposte automatiche per varie situazioni

La bellezza dei messaggi di risposta automatica sta nella loro versatilità. Che si tratti di una nota di assenza, di un saluto festivo o di un menu FAQ, questi messaggi possono essere personalizzati per diverse situazioni e canali.

Nella sezione successiva, vedremo i tipi di risposte automatiche che puoi inviare e fornire esempi che puoi usare.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda

Ora che conosci i vantaggi di utilizzare una risposta automatizzata per il tuo business, è il momento di elaborarli. Se non sai come fare, non preoccuparti. Qui ci sono 12 campioni di messaggi di risposta automatica che è possibile utilizzare per il vostro business.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: messaggi assenti

Puoi inviare messaggi via per tutti i tipi di situazioni, sia a causa della generale indisponibilità, come durante i fine settimana o durante eventi specifici come le vacanze.

1. "Ehi lì! Attualmente siamo fuori ufficio, ma torneremo su [date]. Tieni duro, ti risponderemo allora.

2. "HI [Nome Cliente]. Attualmente stiamo celebrando [Vacanza/Evento], ma non ti preoccupare. Ti risponderemo il [Date]. Saluti! 🥳"

E ricordate, assicuratevi sempre di far sapere ai vostri clienti quando sarete di ritorno.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: messaggi di saluto

Accogliere i clienti, soprattutto quelli nuovi, è fondamentale per una buona prima impressione. Proprio come una stretta di mano calda o un sorriso accogliente imposta un tono positivo nelle interazioni faccia a faccia, i messaggi di saluto giocano lo stesso ruolo sulle app di messaggistica istantanea.

1. "Ehi lì! Grazie per essersi fermati. Come posso rendere la vostra giornata fantastica? 😊"

2. "Ciao [Nome Cliente], grazie per averci contattato. Cosa possiamo fare per voi oggi? "

Questo ti aiuterà a stabilire un rapporto non appena il cliente ti contatta.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: Messaggi temporanei di indisponibilità

A volte, il numero di richieste di informazioni supererà temporaneamente la disponibilità di agenti e agenti non sono in grado di rispondere prontamente.

1. « Oh! » Siamo sommersi da messaggi in questo momento, ma rimani in attesa. Sei importante per noi!"

2. “Attualmente stiamo vivendo un elevato volume di messaggi in arrivo. Arriveremo a voi il più presto possibile."

Questa categoria di risposte automatiche è una mano rassicurante sulla spalla del cliente, assicurandogli l'impegno dell'azienda e la loro attenzione.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: avvisi di emergenza e di aggiornamento

Ogni sistema ha i suoi giorni difficili o bug. Ma il modo in cui le imprese gestiscono questi singhiozzi può fare o rompere la loro reputazione.

1. "Uh-oh! Stiamo riscontrando alcuni problemi tecnici in questo momento. Resta in attesa mentre sistemiamo le cose. 🛠️"

2. Ci scusiamo se stai affrontando problemi. Il nostro sistema è in manutenzione. Nel frattempo, siamo qui per assistervi con tutto ciò di cui avete bisogno."

Le risposte automatiche per le emergenze e gli aggiornamenti stabiliscono le aspettative con i tuoi clienti e li tengono informati quando le cose non vanno come previsto.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: FAQ Link

La risoluzione proattiva dei problemi può migliorare drasticamente l'esperienza dell'utente. Le risposte automatiche alle domande frequenti fungono da guida, indirizzando i clienti a risorse che possono rispondere direttamente alle loro domande e migliorare l'efficienza.

1. "Ciao [Nome Cliente]. Se hai una domanda, consulta le nostre FAQ [FAQ link]. Se hai ancora bisogno di assistenza, scrivi “Sì”, e qualcuno sarà con te presto.

2. “Hai domande?🤔 Il nostro equipaggio's sulla strada per voi. Puoi anche toccare qui [link FAQ] per la nostra sezione FAQ. La tua risposta potrebbe essere a un clic di distanza!”

Così, in questa situazione, un link o un menu FAQ può risolvere i problemi che il cliente sta affrontando.

Esempi di messaggi di risposta automatica per la tua azienda: Feedback Collection

Ricercare attivamente le opinioni dei clienti sulla loro esperienza di marca può evidenziare debolezze nei vostri agenti, processi o sistemi. Ottieni preziose informazioni dai tuoi clienti in modo da poter migliorare le conversazioni con i clienti.

1. "Hey, [Nome Cliente]. Quanto bene ti abbiamo servito oggi? Facci sapere su una scala di 1 - 10, da molto male a eccellente. Grazie in anticipo per la tua risposta."

2. "Ci è piaciuto chattare con te! Ti è piaciuto parlare con noi? Facci sapere dandoci un 👍 o 👎"

Per i migliori risultati, si dovrebbe modificare questi campioni in modo che si adattano al vostro business e ai vostri clienti. Ma se vuoi creare una risposta automatica da zero, dai un'occhiata a queste migliori pratiche durante la stesura di una.

Migliori pratiche per configurare i messaggi di risposta automatica

Quando redatta con cura, una risposta automatica non solo migliora l'efficienza operativa. Migliora anche l’esperienza dell’utente in quanto i clienti sono assistiti immediatamente, anche se non ci sono agenti disponibili in quel momento.

Qui ci sono 5 migliori pratiche da tenere a mente durante la stesura di un messaggio di risposta automatica per il vostro business.

Tienilo chiaro e conciso

La risposta automatica dovrebbe trasmettere in modo efficiente le informazioni. Evitare di scrivere frasi lunghe, se possibile. Usa la messaggistica diretta e concisa per evitare di travolgere i tuoi clienti. Ricorda, potresti non sapere chi sono i tuoi clienti.

Essi potrebbero non avere familiarità con l'industria o le condizioni tecniche. Quindi optare per un linguaggio semplice e privo di gergo. Questo assicura che tutti capiscano subito il messaggio, risparmiando tempo agli agenti nel lungo periodo.

Imposta Le Attese In Avanti

Quando invii una risposta automatica, assicurati che il tuo cliente abbia le informazioni pertinenti. Questo può includere le ore fuori ufficio, crash di sistema, la raccolta di feedback dei clienti e altri. Questo gestisce le aspettative dei clienti e favorisce la pazienza.

Aggiungi un tocco personale

Sebbene un messaggio possa essere automatizzato, non dovrebbe sembrare robotico. Personalizza le tue risposte in base alle aspettative del tuo pubblico. Per un pubblico più giovane, informale, un tono casuale potrebbe funzionare meglio. Nel frattempo, i clienti aziendali potrebbero aspettarsi una risposta formale.

La personalizzazione, come l'utilizzo del nome di battesimo di un cliente, può rendere il messaggio più genuino. Può sembrare che tu stia parlando con i clienti piuttosto che rivolgerti a loro.

Tempistica delle risposte appropriate.

Ricordate, la rilevanza delle risposte automatiche è spesso legata a specifici orizzonti temporali. È essenziale disattivare alcuni tipi, come i messaggi automatici fuori ufficio o di vacanza, una volta che non sono più applicabili. Questo impedisce la confusione e assicura che la comunicazione rimanga corrente.

L'integrazione di queste migliori pratiche assicura che le vostre risposte automatiche non solo assolvano la loro funzione primaria, ma servano anche come estensione del vostro marchio's voce e valori. Sono uno strumento sottile ma potente per instaurare fiducia, mostrare professionalità e consolidare le relazioni con i clienti.

Ora che hai gli strumenti per creare coinvolgenti messaggi di risposta automatica diamo un'occhiata ai mezzi dove è possibile implementarli.

Dove è possibile implementare una risposta automatica?

È possibile utilizzare messaggi di risposta automatica su varie applicazioni di messaggistica come WhatsApp Business App, WeChat e LINE. Tuttavia, l'utilizzo di risposte automatiche su queste applicazioni ha limiti. Ad esempio, sull'app WhatsApp Business, sei limitato a impostare una risposta automatica per un messaggio di assenza e un messaggio di saluto ciascuno.

Questo può essere sufficiente se stai gestendo una piccola impresa. Ma man mano che il vostro business cresce, avrete bisogno di maggiore flessibilità nei messaggi di risposta automatica che è possibile utilizzare. Collegando questi canali di messaggistica a un software di gestione delle conversazioni cliente come risponde. o, automatizzi i messaggi di risposta, contattare l'instradamento, assegnazione agente e altro ancora.

Risposta automatica per le vincite aziendali su Respond.io

Le aziende di vari settori come real estate, ospitalità, e-commerce e molto altro possono trarre vantaggio dalle potenti funzionalità di respond.io per creare e inviare risposte automatiche.

Ad esempio, un agente immobiliare potrebbe impostare un messaggio di risposta automatica che chiede al cliente il tempo, data e proprietà che vorrebbero visualizzare, considerando che un sito di e-commerce potrebbe inviare un messaggio post-acquisto che chiede a un cliente di partecipare a un programma di fidelizzazione.

È possibile fare tutto questo attraverso il costruttore di automazione nel modulo Flussi di lavoro, le aziende possono automatizzare le risposte in base alle richieste dei clienti.

Puoi anche catturare le informazioni di contatto chiedendo loro e-mail o numero di telefono per identificare se sono un cliente esistente. Questo contesto aiuta gli agenti a fornire un migliore supporto ai clienti, aumentando il coinvolgimento e la soddisfazione dei clienti.

È possibile inviare messaggi di saluto e di assenza e impostare menu FAQ, messaggi per la raccolta di feedback, e altro ancora. Puoi anche creare risposte automatiche personalizzate utilizzando variabili dinamiche.

Ed è così. Questo è ciò che devi sapere sui messaggi di risposta automatica per le aziende. Utilizza i campioni forniti per iniziare e modificateli per soddisfare al meglio le tue esigenze.

Ulteriori letture.

Hai trovato questo articolo utile? Scopri questi altri blog che ti aiuteranno a gestire le conversazioni dei clienti:

• Gestione Spam: Cancella L'Inbox Clutter

• Chat Routing: Come costruire una via di chat per il team giusto

• Ottimizza la tua gestione delle conversazioni con l'assegnazione automatica.