Для клиентов нет ничего более разочаровывающего, чем игнорирование их сообщений. Вы даже можете потерять клиентов, если оставите их без ответа. Хотя не всегда возможно быстро ответить клиентам, вы всегда можете отправить им сообщение об отсутствии. Здесь вы узнаете основы сообщения об отсутствии для бизнеса и как настроить такие сообщения с помощью автоматизированных процессов respond.io.
Клиенты, которые пишут вашему бизнесу, ожидают быстрого ответа. Но независимо от того, насколько вы привержены своим клиентам, вы не будете доступны 24 часа в сутки, чтобы ответить на сообщения. Вот здесь и приходят на помощь сообщения об отсутствии.
Сообщение об отсутствии для бизнеса — это автоматизированный заранее заданный ответ, отправляемый клиентам, когда вы не можете помочь им сразу. Он служит подтверждением того, что вы получили сообщение от вашего клиента.
Содержимое сообщения об отсутствии для бизнеса различается в зависимости от ситуации, но обычно включает в себя две основные информации – почему вы не можете ответить на запрос сейчас и когда клиенты могут ожидать ответа.
Существует множество причин, по которым вы должны создать сообщение Away для бизнеса. Для начинающих сообщения Away дают уверенность в том, что вы'в конце концов ответите. Без сообщения об отсутствии клиенты будут задаваться вопросом, игнорируете ли вы их.
Кроме того, Away Message предлагает прозрачность, обеспечивая причину невозможности быстро реагировать. Для построения доверия важное значение имеет прозрачность с клиентом.
Кроме того, авто сообщение об отсутствии также устанавливает правильные ожидания, предоставляя клиентам предполагаемое время ответа. Это помогает избежать ситуаций, когда клиенты с нетерпением ждут решения своей проблемы в течение одного дня, но вместо этого ждут неделю, чтобы получить ответ.
И наконец, сообщения "Away Message" создают положительный имидж бренда. Отправка сообщения об отсутствии показывает вашу заботу, что помогает формировать положительный образ вашего бренда. Теперь, когда вы понимаете важность сообщений об отсутствии, давайте изучим лучшие практики их написания.
При написании сообщения об отсутствии для бизнеса хорошо бы указать на то, что сообщение автоматически сгенерировано. Простое предложение вроде "Это автоответ" будет достаточным. Или вы можете просто добавить эмодзи робота 🤖 в начале сообщения.
Более того, вы должны предложить извинения за неоперативное реагирование. Извинения имеют большой путь - когда это сделано правильно, это может смягчить разочарование и гнев клиента. Наилучшие извинения имеют особое значение. Избегайте лишних фраз, таких как «Извините за неудобства».
Последнее, но не менее важное, вы должны побудить клиента оставлять соответствующую информацию в ответ на сообщения Away Message. Это может быть номер счета, номер заказа или любая другая информация, которая приведет к более быстрому разрешению.
Правила применимы ко всем типам сообщений об отсутствии, будь то сообщения об отсутствии в WhatsApp или сообщения об отсутствии на Facebook. Теперь, когда вы узнали, как написать эффективное сообщение об отсутствии для бизнеса, мы расскажем вам, как отправить сообщение на respond.io.
Превратите разговоры с клиентами в рост бизнеса с помощью respond.io. ✨
Управляйте звонками, чатами и электронными письмами в одном месте!
Вы всегда можете настроить сообщение об отсутствии на любом мессенджере. Например, вы можете создать сообщение об отсутствии в WhatsApp Business. Тем не менее, пользователям приложений для обмена сообщениями может быть полезно управлять своими каналами и сообщениями от respond.io.
Рабочие процессы Respond.io предлагают много возможностей для отправки сообщения об отсутствии. Рабочие процессы являются продвинутой автоматизацией, когда контакт начинает с вами новое общение. Ниже мы расскажем, как отправлять сообщения об отсутствии через различные рабочие процессы.
Микропредприятия, управляемые одним человеком, могут отправлять сообщение об отсутствии через рабочий процесс вкл/выкл. Не имея фиксированного времени для ответа на сообщения, солопренерам нужна гибкость для включения или отключения сообщения об отсутствии в зависимости от ситуации.
Когда этот рабочий процесс включён, любой контакт, начинающий разговор, получит сообщение об отсутствии. Как только вы будете готовы ответить, просто выключите рабочий процесс, чтобы прекратить отправку сообщений об отсутствии.
Включение/Выключение рабочего процесса быстро и просто - все, что вам нужно сделать, это выбрать триггер 'Открытый разговор' и составить сообщение об отсутствии. Вы можете включить и отключить сообщение об отсутствии по запросу. Это самый гибкий вариант, если у вас нет расписания.
Помните, что вам придется включать и выключать Workflow вручную несколько раз в день, что может быть довольно утомительно. Читать дальше, чтобы узнать, как настроить постоянно работающий рабочий процесс с сообщением об отсутствии.
В respond.io вы можете создать рабочий процесс, чтобы отправлять сообщения об отсутствии, когда ни один оператор не онлайн. Этот подход идеально подходит для компаний с несколькими агентами, или предприятий, где агенты имеют гибкие часы работы.
С помощью этого рабочего процесса только онлайн-операторы будут назначены контакту. Это не касается операторов, которые не находятся на работе и вышли из системы или установили статус «Занят». Если ни одного оператора нет онлайн после определенного времени, будет отправлено сообщение об отсутствии.
Рабочий процесс экономит вам трудность включения и выключения сообщения об отсутствии вручную. Кроме того, рабочий процесс будет работать надежно даже в том случае, если у агентов нет фиксированного времени появления в сети.
Но без фиксированного графика трудно дать точную оценку времени ответа. Если вы хотите отправлять сообщения об отсутствии в установленное время, рассмотрите рабочий процесс ниже.
Respond.io позволяет вам создать рабочий процесс, который отправляет сообщения об отсутствии вне рабочего времени. Такой подход работает хорошо, если в вашей компании есть команда агентов с фиксированным часом работы, или когда клиенты сообщают о вашем бизнесе вне рабочего времени.
Контакты получат сообщение об отсутствии, когда они отправляют вам сообщения вне рабочего времени. Вам нужно будет обновить рабочие часы, если вы решите изменить их, или когда будет предстоящий общественный праздник.
Не все знакомы с вашими рабочими часами. Отправка сообщения вне рабочего времени поможет напомнить контактам о часах работы. В то же время он устанавливает четкое ожидание времени ответа для клиентов.
Но у этого подхода есть две проблемы. Во-первых, контакты будут получать сообщения об отсутствии, даже если гибкие агенты продолжают работать после рабочего времени.
Во-вторых, если агент неожиданно уходит в отпуск, сообщение об отсутствии не будет отправлено, и контакты будут ожидать ответа. Менеджеры могут временно удалить агента, чтобы он не был назначен на новые разговоры.
Вы можете отправить сообщение об отсутствии контактам, когда их выделенный агент недоступен. Этот метод разработан для компаний, которые предлагают специальную поддержку для конкретных клиентов, такие как высокоценные клиенты на верхнем уровне подписки через Чат маршрутизации.
Когда клиенты пишут своему выделенному агенту вне рабочего времени, они получат сообщение об отсутствии. Затем клиенты смогут выбрать между разговором с агентом поддержки, который на смене, или оставить сообщение для своего выделенного агента.
Этот рабочий процесс позволяет быстро реагировать на высокоценных клиентов, даже когда специальные агенты недоступны. Он также устанавливает правильные ожидания для клиентов, сообщая им, когда агент снова будет доступен.
Однако создание рабочего процесса занимает много времени, так как необходимо создать разные ветви для каждого агента.
Respond.io предлагает множество возможностей для создания сообщения для бизнеса. Помимо приведенных выше примеров, вы можете также создать индивидуальный рабочий процесс, который наилучшим образом отвечает вашим бизнес-потребностям.
Превратите разговоры с клиентами в рост бизнеса с помощью respond.io. ✨
Управляйте звонками, чатами и электронными письмами в одном месте!
И это все, что вам нужно знать о сообщении об отсутствии для бизнеса. Если вам понравилась эта статья и вы хотели бы узнать больше о рабочих процессах, посмотрите наши статьи:
Крис Лай, автор контента и собственный специалист по SEO в respond.io, имеет степень бакалавра фармацевтики Монашского университета. До прихода в команду в 2020 году Крис усовершенствовал свой опыт в качестве медицинского писателя и стратегиста контента в нескольких маркетинговых агентствах. В его статьях описываются такие бизнес-приложения, как WhatsApp Business, помогая компаниям ориентироваться в постоянно меняющемся ландшафте деловых сообщений.
Компании не смогут отправлять сообщения WhatsApp по истечении 24 часов, если они не используют шаблон сообщения WhatsApp. Узнайте, как форматировать и отправлять шаблоны сообщений, а также примеры.
Обзор
Электроника
Мода и одежда
Мебель
Ювелирные изделия
Внеурочные занятия
Спорт и фитнес
Центр красоты
Стоматологическая клиника
Медицинская клиника
Услуги по уборке и няням
Фотография и видеосъемка
Розничная продажа авто запчастей
Автосалон
Турагентство и оператор туров
