Сегодня компании должны быстро реагировать на клиентов, иначе они останутся позади. Мгновенная коммуникация стала нормой благодаря быстрому развитию технологии. Таким образом, предприятия должны быть готовы отвечать на запросы и проблемы в режиме реального времени. Введите автоответ для бизнеса. В этой статье мы узнаем, что такое автоответ или автоматический ответ, зачем его использовать, пример автоответа для бизнеса и где его можно использовать.
Сообщение автоответа или автоматический ответ, относится к автоматическому ответу, вызванному конкретным событием или действием, как получать сообщение в приложении для мгновенных сообщений. Он используется для информирования отправителя о том, что их сообщение было получено.
Автоответы не только можно настроить на такие каналы, как WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat и Viber, но также и комментариев Facebook. Но почему предприятия должны использовать автоматизированный ответ, чтобы отвечать клиентам?
Предприятия с большой базой клиентов получают большое количество сообщений. Эти агенты могут перегружаться, особенно когда они ожидают быстро реагировать на эти сообщения.
Сообщение автоответчика удобно, так как сокращает время ожидания ответа клиента. Однако это не весь автоматизированный ответ может сделать для вашего бизнеса. Вот 5 причин, по которым вы должны использовать автоответные сообщения для вашего бизнеса.
Первое впечатление имеет значение. Мгновенное подтверждение сообщения клиента с помощью автоответчика может сделать все возможное. Зная, что их запрос был получен, может повысить их общий опыт.
Он также задает тон для дальнейшего разговора. Быстрый ответ говорит о профессионализме и компетентности.
С таким объемом запросов, который ежедневно получает бизнес, невозможно ответить на каждый из них сразу. Автоответы освобождают время работы агентов, поскольку устраняют необходимость вручную составлять приветствия или сообщения о вводе информации.
По сути, автоответчики выступают в качестве буфера против входящих сообщений. Этот аспект экономии времени позволяет вашей команде эффективно взаимодействовать с большим числом клиентов.
Автоответы гарантируют, что каждый клиент получает стандартизированный и отполированный ответ даже в тех случаях, когда агенты выполняют большую рабочую нагрузку.
Отправка того же сообщения помогает вашей команде предоставлять постоянную информацию о вашем бизнесе. Такая последовательность укрепляет доверие и надежность и повышает общий опыт работы с клиентами
Каждая точка взаимодействия — это возможность укрепить имидж вашего бренда. Хорошо составленные автоматические ответы могут отражать личность вашего бренда, будь то профессиональная, игривая или эмпатичная, обеспечивая при этом положительное впечатление каждый раз.
Кроме того, быстрый ответ может показать клиенту, что его время и беспокойство оцениваются. Это дает клиентам лучшее представление о вашем бизнесе и бренде.
Красота сообщений автоматического ответа заключается в их универсальности. Будь то сообщение об отсутствии, праздничное приветствие или меню часто задаваемых вопросов, эти сообщения можно адаптировать к различным ситуациям и каналам.
В следующем разделе мы рассмотрим типы автоматических ответов, которые вы можете отправить и привести примеры, которые вы можете использовать.
Превратите разговоры с клиентами в рост бизнеса с помощью respond.io. ✨
Управляйте звонками, чатами и электронными письмами в одном месте!
Теперь, когда вы знаете преимущества использования автоматического ответа для вашего бизнеса, пришло время их начертать. Если вы не знаете, как сделать, не волнуйтесь. Вот 12 примеров автоответных сообщений, которые вы можете использовать для своего бизнеса.
Вы можете отправлять сообщения об отсутствии в различных ситуациях, будь то общая недоступность, например, в выходные или во время определенных событий, таких как праздники.
"Привет! В настоящее время мы вне офиса, но вернемся [дата]. Подождите, и мы свяжемся с вами тогда.
"HI [Имя клиента]. Мы сейчас отмечаем [Праздник/Событие], но не волнуйтесь. Мы свяжемся с вами [Date]. Ура! 🥳"
И не забывайте сообщать своим клиентам, когда вы будете обратно.
Приветствие клиентов, особенно новых, важно для создания хорошего первого впечатления. Так же, как теплое рукопожатие или дружелюбная улыбка создают положительную атмосферу при личной встрече, приветственные сообщения выполняют такую же функцию в мессенджерах.
"Привет! Спасибо за остановку. Как я могу сделать ваш день замечательным? 😊"
"Привет, [Имя клиента], спасибо за ваше сообщение. Что мы можем сделать для вас сегодня? "
Это поможет вам установить контакт, как только клиент напишет вам.
Иногда количество запросов может временно превышать количество доступных агентов, и они не могут быстро ответить.
Ура! В настоящее время мы перегружены сообщениями, но не переживайте. Важно для нас!"
«В настоящее время мы сталкиваемся с большим количеством поступающих сообщений. Мы свяжемся с вами как можно скорее."
Эта категория автоответов - это поддержка для клиентов, которая подтверждает обязательства бизнеса и внимание к нему.
У каждой системы бывают неудачные дни и ошибки. Но то, как компании справляются с этими проблемами, может сильно повлиять на их репутацию.
"Uh-oh! У нас возникли некоторые технические неполадки. Пожалуйста, подождите, пока мы все разберем. 🛠️"
"Приносим свои извинения, если вы столкнулись с какими-либо проблемами. Наша система находится в эксплуатации. Тем временем, мы здесь, чтобы помочь вам с тем, что вам нужно."
Уведомления о чрезвычайных ситуациях и обновления автоматически информируют ваших клиентов и держат их в курсе, когда дела идут не по плану.
Проактивное решение проблем может значительно улучшить пользовательский опыт. Часто задаваемые вопросы направляют покупателям ресурсы, которые могут непосредственно отвечать на их запросы и повышать эффективность.
"Привет [Имя клиента]. Если у вас есть вопрос, пожалуйста, посмотрите наши FAQ [FAQ ссылка]. Если вам по-прежнему нужна помощь, введите «Да», и кто-то будет с вами скоро"
“Got questions?:think king_face: Our crew's on the way to you. Вы также можете нажать здесь [ссылка на FAQ] для раздела FAQ . Ваш ответ может быть всего один клик!»
Таким образом, в этой ситуации ссылка или меню часто задаваемые вопросы могут помочь решить распространенные проблемы, с которыми сталкиваются клиенты.
Активный поиск мнений клиентов по их опыту может выявлять недостатки в ваших агентах, процессах или системах. Получите ценные идеи от ваших клиентов, чтобы вы могли улучшить разговоры с клиентами.
"Привет, [Имя клиента]. Насколько хорошо мы вам сегодня помогли? Дайте нам знать по шкале от 1 до 10, от очень плохого до отличного. Заранее спасибо за ваш ответ.
"Нам понравилось общаться с вами! Вам понравилось разговаривать с нами? Дайте нам знать, поставив 👍 или 👎.
Для достижения наилучших результатов адаптируйте эти примеры к вашему бизнесу и вашим клиентам. Но если вы хотите создать автоматический ответ с нуля, ознакомьтесь с лучшими практиками при его составлении.
Когда ответ составлен с учетом всех деталей, автоматическое сообщение не только повышает оперативную эффективность. Он также улучшает пользовательский опыт, поскольку клиенты получают помощь сразу, даже если в данный момент нет операторов.
Вот 5 лучших практик, которые стоит учитывать при составлении автоответчика для вашего бизнеса.
Ваш автоматический ответ должен эффективно передавать информацию. Избегайте длинных предложений, если это возможно. Используйте ясные и короткие сообщения, чтобы не перегружать клиентов. Помните, что вы можете не знать, кто ваши клиенты.
Они могут не знать отраслевых или технических терминов. Поэтому выбирайте простую, без жаргона, лексику. Это обеспечит понимание вашего сообщения всеми сразу, что сэкономит время ваших операторов в будущем.
При отправке автоматического ответа убедитесь, что у вашего клиента есть необходимые сведения. Это может включать ваше рабочее время, сбои системы, сбор отзывов от клиентов и другие. Это помогает управлять ожиданиями клиентов и способствует терпению.
Хотя сообщение может быть автоматизировано, оно не должно восприниматься как бездушное. Адаптируйте свои ответы в зависимости от ожиданий вашей целевой аудитории. Для более молодой и неформальной аудитории подойдет более легкий тон. Тем не менее, корпоративные клиенты могут ожидать более формального ответа.
Персонализация, например, использование имени клиента, может сделать сообщение более искренним. Это позволяет вам общаться с клиентами, а не просто говорить им.
Помните, что актуальность автоматических ответов часто связана с конкретными временными рамками. Важно выключить определенные типы, такие как сообщения за пределами офиса или праздничные сообщения, когда они больше не применимы. Это предотвращает путаницу и гарантирует, что ваше общение остается актуальным.
Включение этих передовых методов гарантирует, что ваши автоответы не только выполняют свою основную функцию, но и служат расширением голоса и ценностей вашего бренда. Это тонкий, но мощный инструмент для установления доверия, демонстрации профессионализма и укрепления отношений с клиентами.
Теперь, когда у вас есть инструменты для создания интересных автоответных сообщений, давайте посмотрим на носители, где вы можете их реализовать.
Вы можете использовать автоответные сообщения в различных приложениях, таких как WhatsApp Business App, WeChat и LINE. Однако, использование автоматических ответов в этих приложениях имеет лимиты. Например, в приложении WhatsApp Business вы можете настроить один автоматический ответ на сообщение об отсутствии и одно приветственное сообщение.
Это может быть достаточно, если у вас небольшой бизнес. Но по мере роста вашего бизнеса вам потребуется больше гибкости в сообщениях автоматического ответа, которые вы можете использовать. Подключив эти каналы обмена сообщениями к программному обеспечению для управления общением с клиентами, такому как respond.io, вы сможете автоматизировать ответы, маршрутизацию контактов, назначение операторов и многое другое.
Компании из разных отраслей, таких как недвижимость, гостиничный бизнес, электронная коммерция и другие, могут воспользоваться мощными функциями respond.io для создания и отправки автоответов.
Например, агент по недвижимости может настроить автоответное сообщение, которое запрашивает у клиента время, дату и объект, который они хотели бы просмотреть, в то время как сайт электронной коммерции может отправить сообщение после покупки, в котором предлагается клиенту присоединиться к программе лояльности.
Все это можно сделать с помощью конструктора автоматизации в модуле рабочих процессов , предприятия могут автоматизировать ответы на запросы клиентов.
Вы также можете получить контактную информацию, попросив их адрес электронной почты или номер телефона , чтобы определить, являются ли они вашими существующими клиентами. Этот контекст помогает агентам обеспечивать лучшую поддержку клиентов, увеличивая вовлеченность и удовлетворенность клиентов.
Вы можете отправлять приветственные сообщения и сообщения об отсутствии , а также настраивать меню часто задаваемых вопросов, сообщения для сбора отзывови многое другое. Вы также можете создавать персонализированные автоматические ответы, используя динамические переменные.
Вот и все. Это то, что вам нужно знать об автоответных сообщениях для бизнеса. Используйте предоставленные образцы, чтобы начать и изменить их в соответствии с вашими потребностями.
Превратите разговоры с клиентами в рост бизнеса с помощью respond.io. ✨
Управляйте звонками, чатами и электронными письмами в одном месте!
Вы нашли эту статью полезной? Проверьте другие блоги, которые помогут вам управлять разговорами с клиентами:
Бенджамин Стив Ричард присоединился к respond.io в качестве автора контента в 2023 году. Имея степень бакалавра права от Лондонского университета, Бенджамин предоставляет ценные ресурсы по мессенджерам для бизнеса, чтобы помочь им успешно использовать разговоры с клиентами.
Компании не смогут отправлять сообщения WhatsApp по истечении 24 часов, если они не используют шаблон сообщения WhatsApp. Узнайте, как форматировать и отправлять шаблоны сообщений, а также примеры.
Обзор
Электроника
Мода и одежда
Мебель
Ювелирные изделия
Внеурочные занятия
Спорт и фитнес
Центр красоты
Стоматологическая клиника
Медицинская клиника
Услуги по уборке и няням
Фотография и видеосъемка
Розничная продажа авто запчастей
Автосалон
Турагентство и оператор туров
