Cómo Qobolak Usó Difusiones para Duplicar las Conversiones de Clientes Potenciales Estudiantiles

Cómo Qobolak Usó Difusiones para Duplicar las Conversiones de Clientes Potenciales Estudiantiles

Qobolak, una empresa de colocación educativa, desempeña un papel fundamental en la conexión de estudiantes en los países del Golfo, especialmente Arabia Saudita, con universidades en el Reino Unido, EE. UU., Europa y Australia. Sus servicios incluyen asistencia para presentar solicitudes universitarias, incorporación de estudiantes en los países anfitriones y asistencia con el alojamiento estudiantil.

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El Problema

Qobolak enfrentó desafíos significativos para aumentar el número de clientes potenciales estudiantiles, monitorear el desempeño de los empleados y gestionar los complejos procesos de seguimiento con los estudiantes después de asegurar las ofertas universitarias. Estos problemas impactaron el número de conversiones de clientes potenciales y la calidad de los servicios de consulta estudiantil, ambos esenciales para la colocación exitosa de los estudiantes.

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La Solución respond.io

Qobolak buscaba soluciones que pudieran optimizar sus procesos de comunicación, mejorar la monitorización del desempeño de los empleados y potenciar sus estrategias generales de compromiso estudiantil.

Necesitaba un sistema que pudiera integrar varios canales de comunicación en una sola plataforma, facilitando la gestión eficiente de las interacciones con los estudiantes. Además, Qobolak buscaba herramientas avanzadas para monitorear y mejorar la capacidad de respuesta y la efectividad de su equipo en el tratamiento de las consultas y seguimientos de los estudiantes.

Esto llevó a Qobolak a adoptar las funcionalidades robustas de respond.io, que prometían optimizar la entrega de servicios en el sector de colocación educativa al abordar estas áreas críticas.

Consolidar múltiples canales en una plataforma unificada

Qobolak anteriormente dependía de métodos de comunicación descentralizados y descoordinados. Utilizaba Facebook Messenger e Instagram DM, y contaba con 20 agentes que usaban sus números personales de WhatsApp para comunicarse con los estudiantes. Esto llevó a dificultades para rastrear las conversaciones y documentos enviados por los estudiantes.

Respond.io proporcionó una plataforma de comunicación centralizada, consolidando conversaciones a través de múltiples números y canales de WhatsApp en un solo sistema simplificado. Este cambio permitió a Qobolak pasar de usar muchos números de WhatsApp a uno solo con la API de WhatsApp conectada a respond.io.

La bandeja de entrada centralizada también mejoró las interacciones entre estudiantes y agentes, incluyendo una mejor organización y seguimiento de documentos esenciales.

Monitoreo integral del rendimiento de los agentes

Anteriormente, había una falta de visibilidad sobre cuán efectivamente los agentes estaban dando seguimiento a los leads y cerrando ventas, lo cual es crucial en el sector de colocación educativa.

A través del Módulo de Informes, los gerentes pueden rastrear métricas detalladas de los empleados, como el número de conversaciones manejadas, tiempos de primera respuesta y tiempos de resolución.

Con estos conocimientos profundos, los gerentes pueden ahora evaluar con precisión cuán eficazmente cada agente responde a los estudiantes y cuán exitosos son los agentes al colocarlos en universidades. También pueden revisar conversaciones individuales en detalle para detectar brechas de calidad que mejoren el servicio.

Esto no solo mejora la responsabilidad, sino que también identifica áreas para la mejora del rendimiento, impulsando la productividad general del equipo y la efectividad en el mercado de colocación educativa.

Incrementa la asistencia a eventos a través de difusiones

Qobolak genera con éxito la mayor parte de sus leads en ferias educativas, pero enfrenta desafíos para comunicar eficazmente su participación en estos eventos a estudiantes potenciales.

Enviar difusiones de WhatsApp a través de respond.io sirvió como un canal directo para entregar tales anuncios y actualizaciones a una amplia audiencia de manera eficiente.

Este nuevo enfoque ha llevado a mejoras significativas en la visibilidad y asistencia a eventos. En comparación con las ferias educativas anteriores, Qobolak ha alcanzado una audiencia más grande de manera más efectiva, aumentando la asistencia y el compromiso general de los estudiantes para mejorar su alcance e impacto en el sector de colocación educativa.

Estamos emocionados con la transformación en nuestro compromiso estudiantil y conversiones de leads desde la implementación de respond.io. Ha sido un cambio total, simplificando nuestra comunicación y mejorando los resultados de nuestro equipo de manera impresionante. — Waddaa Aboulatta, Jefe de TI de Qobolak

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Los Resultados

La implementación de respond.io mejoró significativamente las operaciones de Qobolak. El cambio a una sola cuenta de WhatsApp para las comunicaciones estudiantiles mejoró la imagen profesional de la empresa y permitió un mejor control de calidad y supervisión por parte de los gerentes.

Este cambio estratégico llevó a interacciones estudiantiles más coherentes y confiables, cerrando de manera efectiva las brechas en el proceso de colocación y reduciendo las posibles pérdidas de ingresos.

Además, el uso de las difusiones de WhatsApp demostró ser altamente efectivo. Con 49.800 mensajes enviados en ocho meses, Qobolak aumentó significativamente su generación de clientes potenciales. Esto resultó en un aumento del 95% en las conversiones de clientes potenciales. Este enfoque mantuvo a Qobolak en la mente de los estudiantes, aumentando el compromiso y mejorando rápidamente la generación y las tasas de conversión de clientes potenciales.

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