Para los clientes, nada es más frustrante que tener sus mensajes ignorados. Incluso puede perder clientes si los deja colgando. Aunque no siempre es posible dar a los clientes una respuesta rápida, siempre puedes enviarles un Mensaje de Ausencia. Aquí aprenderás lo básico del Mensaje de Ausencia para negocios y cómo configurar Mensajes de Ausencia usando respond.io.
Los clientes que envían mensajes a su empresa esperan recibir sus comentarios rápidamente. Pero no importa lo comprometido que esté con sus clientes, no estará disponible las 24 horas del día para responder a los mensajes. Aquí es donde entran los Mensajes Ausente.
Un mensaje ausente para las empresas es la respuesta automática y predefinida enviada a los clientes cuando no se puede atender a ellos de inmediato. Es un reconocimiento de que has recibido el mensaje de tu cliente.
El contenido de un Mensaje de Ausencia para los negocios varía según la situación, pero normalmente contiene dos piezas de información: por qué no se puede atender la consulta ahora y cuándo los clientes pueden esperar una respuesta.
Hay muchas razones por las que debería establecer un mensaje ausente para las empresas. Para comenzar, los Mensajes de Ausencia brindan la seguridad de que eventualmente responderás. Sin un mensaje ausente, los clientes se preguntarán si los ha ignorado deliberadamente.
Además, un mensaje ausente ofrece transparencia al proporcionar una razón para no poder responder rápidamente. Ser transparente con los clientes es importante para generar confianza.
Un mensaje de auto-Ausencia también establece las expectativas correctas al dar a los clientes un tiempo estimado de respuesta. Ayuda a evitar situaciones en las que los clientes esperan que su problema se resuelva en un día, sino que esperan una semana para obtener una respuesta.
Por último, los mensajes de lejos crean una experiencia de marca positiva. Enviar un Mensaje Away muestra que te preocupa, lo que ayuda a cultivar una imagen positiva de tu marca. Ahora que conoces la importancia de los mensajes ausentes, aprendamos las mejores prácticas para escribir uno.
Al redactar un Mensaje de Ausencia para negocios, es buena práctica indicar que el mensaje se genera automáticamente. Una frase simple como “Esta es una respuesta automática” sería suficiente. O puedes incluir un robot emoji como 🤖 al principio del mensaje.
Además, hay que disculparse por no responder con rapidez. Una disculpa va muy lejos: cuando se hace bien, puede mitigar la frustración y la ira de un cliente. Las mejores disculpas son empáticas y específicas. Evite frases sobreutilizadas como “Disculpa las molestias”.
Por último, pero no por ello menos importante, debe animar al cliente a dejar los detalles relevantes en respuesta a los mensajes ausentes. Puede ser un número de cuenta, número de pedido o cualquier otra información que conduzca a una resolución más rápida.
Las reglas se aplican a todo tipo de Mensajes Ausentes, ya sea un Mensaje Ausente de WhatsApp o un Mensaje Ausente de Facebook. Ahora que has aprendido a escribir un mensaje comercial efectivo, te guiaremos a través de cómo enviar un mensaje ausente en respond.io.
Transforma las conversaciones de los clientes en crecimiento empresarial con respond.io. ✨
¡Gestiona llamadas, chats y correos electrónicos en un solo lugar!
Siempre puedes configurar un Mensaje Ausente nativamente en cualquier aplicación de mensajería que estés usando. Por ejemplo, puedes crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business. Sin embargo, los usuarios de la aplicación de mensajería pesada podrían beneficiarse de administrar sus canales y mensajes de respond.io.
Los flujos de trabajo de Respond.io ofrecen numerosas posibilidades para enviar un mensaje de ausencia. Los flujos de trabajo se activan por automatización avanzada cuando un contacto inicia una nueva conversación contigo. A continuación, te guiaremos sobre cómo enviar Mensajes de Ausencia a través de diferentes Flujos de trabajo.
Las microempresas dirigidas por solopreneurs pueden enviar un Mensaje de Ausencia a través de un Flujo de Trabajo On/Off. Sin tiempo fijo para responder a los mensajes, los solopreneurs necesitan la flexibilidad para activar o desactivar el Mensaje de Ausencia según cómo transcurra el día.
Cuando este flujo de trabajo está activado, cualquier contacto que inicie una conversación recibirá el mensaje Ausente. Una vez que estés listo para responder, simplemente desactiva el flujo de trabajo para dejar de enviar Mensajes Ausentes.
Un Flujo de Trabajo On/Off es rápido y fácil de construir: solo necesitas seleccionar el disparador "Conversación Abierta" y redactar un Mensaje de Ausencia. Puedes activar y desactivar el Mensaje de Ausencia cuando lo desees. Es la opción más flexible si no tienes un horario. Ten en cuenta que deberás activar y desactivar el flujo de trabajo manualmente varias veces al día, lo que puede ser bastante molesto. Sigue leyendo para aprender a configurar un flujo de trabajo de Mensaje de Ausencia siempre activo.
En respond.io, puedes construir un flujo de trabajo para enviar mensajes de Ausencia cuando no hay agentes en línea. Este enfoque es ideal para empresas con varios agentes, o negocios en los que los agentes tienen horarios de trabajo flexibles.
Con este flujo de trabajo, solo los agentes en línea serán asignados a un Contacto. Esto excluye a los agentes fuera de servicio que se han desconectado o se han puesto en Ocuparse. Si no hay ningún agente en línea después de un cierto periodo de tiempo, se enviará un mensaje de Ausencia.
El flujo de trabajo te ahorra el problema de activar y desactivar manualmente el Mensaje de Ausencia. Otra gran ventaja del flujo de trabajo es que funcionará de manera confiable incluso cuando los agentes no tienen horarios fijos para estar en línea.
Pero sin un horario fijo, es difícil proporcionar una estimación precisa del tiempo de respuesta. Si desea enviar Mensajes Ausentes a las horas programadas, considere el flujo de trabajo a continuación.
Respond.io te permite construir un flujo de trabajo que envía Mensajes Ausentes fuera del horario de trabajo. Este enfoque funciona muy bien si su empresa tiene un equipo de agentes con horarios de trabajo fijos, o cuando los clientes envían mensajes a su negocio fuera del horario de operación.
Los contactos recibirán el mensaje ausente cuando te envíen después de horas. Necesitarás actualizar el horario laboral si decides cambiarlos, o cuando haya un próximo día festivo.
No todo el mundo está familiarizado con tus horas de operación. Enviar un Mensaje de Ausencia fuera del horario laboral ayuda a recordar a los contactos tus horas de operación. Al mismo tiempo, establece una expectativa clara sobre el tiempo de respuesta para los clientes.
Pero este enfoque tiene dos desventajas. En primer lugar, los contactos recibirán Mensajes de Ausencia incluso cuando los agentes flexibles sigan trabajando después del horario.
En segundo lugar, si un agente se ausenta inesperadamente, no se enviará un Mensaje de Ausencia y los contactos esperarán una respuesta. Los gerentes pueden eliminar temporalmente al agente para que no se le asignen nuevas conversaciones.
Puedes enviar un Mensaje de Ausencia a los contactos cuando su agente dedicado no está disponible. Este método está diseñado para empresas que ofrecen soporte dedicado a clientes específicos, como clientes de alto valor en el plan de suscripción más alto a través del enrutamiento de chat.
Cuando los clientes envíen un mensaje a su agente dedicado fuera del horario de oficina, recibirán un mensaje de ausencia. Después, los clientes podrán elegir entre hablar con un agente de soporte que esté de turno o dejar un mensaje para su agente dedicado.
Este flujo de trabajo te permite responder ágilmente a clientes de alto valor, incluso cuando los agentes dedicados no están disponibles. También establece las expectativas correctas para los clientes al informarles cuándo el agente estará disponible nuevamente.
Sin embargo, construir el flujo de trabajo es un proceso que consume mucho tiempo, ya que necesitas crear diferentes ramas para cada agente.
Respond.io ofrece numerosas posibilidades para establecer un Mensaje de Ausencia para empresas. Además de los ejemplos anteriores, también puedes crear un Flujo de Trabajo personalizado que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa.
Convierte las conversaciones de los clientes en crecimiento del negocio con respond.io. ✨
¡Gestiona llamadas, chats y correos electrónicos en un solo lugar!
Y eso es todo lo que necesitas saber sobre el Mensaje de Ausencia para negocios. Si te ha gustado este artículo y te gustaría saber más sobre los flujos de trabajo, revisa nuestros artículos en:
Chris Lai, un escritor de contenido y especialista interno en SEO en respond.io, tiene un título de Farmacia de la Universidad de Monash. Antes de unirse al equipo en 2020, Chris perfeccionó su experiencia como escritor médico y estratega de contenido en varias agencias de marketing. Sus artículos abarcan aplicaciones de mensajería empresarial, como WhatsApp Business, ayudando a las empresas a navegar el paisaje siempre cambiante de la mensajería empresarial.
Las empresas no pueden enviar mensajes de WhatsApp después de 24 horas a menos que utilicen la plantilla de mensajes de WhatsApp. Aprenda a formatear y enviar mensajes de plantilla además de ejemplos.
Descripción general
Electrónico
Moda y vestimenta
Muebles
Joyería
Actividades extracurriculares
Deportes y fitness
Centro de belleza
Clínica dental
Clínica médica
Servicios de limpieza y servicio de camareras
Fotografía y videografía
Minorista de piezas de automóvil
Concesionario de automóviles
Agencia de viajes y operador turístico
