¿Necesitas un CRM que se vincule con WhatsApp? ¿O deseas agregar WhatsApp a tu CRM existente? Hemos probado múltiples soluciones de CRM de WhatsApp para ayudarte a tomar la mejor decisión posible.
Esta guía cubre qué es un CRM de WhatsApp, por qué tu negocio lo necesita y cómo integrar WhatsApp con un CRM en tres simples pasos. También desglosaremos características clave, principales consideraciones, mejores prácticas y destacaremos algunos ejemplos del mundo real.
¿Qué es un CRM de WhatsApp?
El CRM de WhatsApp es la integración entre la API de WhatsApp, también conocida como Plataforma de WhatsApp Business, y un CRM. Las empresas generalmente lo utilizan para uno de dos propósitos principales:
Cualquiera que sea el enfoque que tomes, gestionar los contactos de WhatsApp es esencial para las empresas que dependen de WhatsApp para comunicarse con clientes potenciales y clientes.
Por qué tu negocio necesita un CRM de WhatsApp
Con miles de millones de personas usando WhatsApp, es donde ya están tus clientes. Un CRM de WhatsApp te ayuda a gestionar estas conversaciones de manera más eficiente manteniendo todo organizado, automatizando tareas y optimizando las comunicaciones.
Así es como puede mejorar tus operaciones:
Pero para realizar estos beneficios y más, deberás elegir la integración de CRM de WhatsApp que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio, como respond.io.
¿Qué tipo de integración de CRM de WhatsApp es mejor para ti?
Ahora que entendemos lo que puedes ganar, la siguiente pregunta es: ¿Cómo deberías integrar WhatsApp con tu CRM?
Hay dos enfoques principales:
1. Integración de la API de WhatsApp con un CRM existente
Las empresas que integran WhatsApp con su CRM quieren enviar y recibir mensajes dentro de su sistema existente. Mientras que algunos CRMs, como Salesforce, HubSpot y Zendesk, ofrecen integración nativa de WhatsApp, a menudo carecen de funciones clave de mensajería ya que fueron diseñados originalmente para el correo electrónico.
Por ejemplo, HubSpot y Salesforce limitan las capacidades de automatización, dificultando la calificación de clientes potenciales y la gestión eficiente de las conversaciones. De manera similar, la integración nativa de WhatsApp de Zendesk no soporta vistas previas de video ni reproducción de notas de voz dentro de la bandeja de entrada; los agentes deben descargar archivos para verlos, interrumpiendo los flujos de trabajo.
Además, ninguna de estas integraciones admite llamadas de WhatsApp de manera nativa, lo que requiere que los agentes cambien de plataforma.
Más allá de esto, también restringen el uso de la API de WhatsApp a un solo CRM, impidiendo que las empresas compartan datos de WhatsApp entre plataformas o los usen junto con otras herramientas. Afortunadamente, la mayoría de los CRMs admiten integraciones de terceros, lo que permite a las empresas conectarse con software que admite completamente WhatsApp, desbloqueando capacidades de mensajería avanzadas, automatización y omnicanalidad.
| API de WhatsApp + CRM existente | API de WhatsApp + Software de Mensajería |
Integración nativa de WhatsApp | Disponible pero limitada (Salesforce, HubSpot, Zendesk) | Diseñada específicamente para la mensajería de WhatsApp |
Funciones de Mensajería | No hay llamadas de WhatsApp, vistas previas de video ni reproducción de notas de voz | Soporta completamente las funciones de WhatsApp |
Automatización | Automatización limitada | Automatización avanzada |
Manejo de archivos multimedia | Los archivos multimedia deben descargarse por separado | Reproducción de medios en la bandeja de entrada |
Flexibilidad del CRM | Restringido a un solo CRM | Se integra con múltiples CRMs |
Mensajería omnicanal | Limitado | Soporta Messenger, Instagram, TikTok, Telegram y más |
2. Integración de la API de WhatsApp con un software de mensajería
A diferencia de los CRMs tradicionales, las plataformas de gestión de conversaciones con clientes están diseñadas específicamente para la mensajería instantánea, ofreciendo soporte completo para las funciones de WhatsApp. Mientras que Salesforce, HubSpot y Zendesk ofrecen integraciones nativas de WhatsApp, carecen de funcionalidades clave de mensajería como las llamadas de WhatsApp y la automatización avanzada.
Plataformas como respond.io pueden funcionar como un CRM de WhatsApp, proporcionando funciones esenciales similares a un CRM—como gestión de contactos, calificación de clientes potenciales y automatización—mientras también se integran con CRMs existentes como Pipedrive, ActiveCampaign y más. Esto asegura que las empresas puedan gestionar las conversaciones de WhatsApp sin limitaciones de API o restricciones de mensajería.
Más allá de WhatsApp, soluciones como respond.io soportan mensajería omnicanal, permitiendo a las empresas interactuar con clientes a través de Messenger, Instagram, TikTok, Telegram, y más, todo desde una bandeja de entrada omnicanal unificada.
Ahora que hemos cubierto los dos enfoques principales, exploremos las características clave que hacen que un CRM de WhatsApp o una plataforma como respond.io sean efectivos.
6 características imprescindibles en un CRM de WhatsApp
No todas las soluciones son iguales. Ya sea que optes por una integración con tu CRM o una plataforma de mensajería, asegúrate de que ofrezca las siguientes características.
1. Acceso a la API de WhatsApp
El CRM debe proporcionar un acceso a la API de WhatsApp sin complicaciones para que puedas conectar WhatsApp sin inconvenientes. Usar un Proveedor de Soluciones de Negocios de WhatsApp (BSP) oficial asegura una configuración más rápida y más segura.
Por ejemplo, Salesforce y respond.io son BSPs oficiales, que proporcionan directamente acceso a la API de WhatsApp para los usuarios. En contraste, HubSpot proporciona integración nativa de WhatsApp, pero requiere que los usuarios conecten sus cuentas existentes de WhatsApp Business en lugar de actuar como un BSP.
2. Integración y gestión de clientes potenciales
La solución ideal debe integrarse con plataformas de comercio electrónico, herramientas empresariales y otros canales de mensajería para centralizar los datos de los clientes. Además de sincronizar contactos y conversaciones, debe rastrear la progresión del cliente y ayudar a las empresas a gestionar clientes potenciales de manera eficiente.
Por ejemplo, la función de ciclo de vida de respond.io permite a los equipos organizar contactos en diferentes etapas del proceso de ventas, facilitando la personalización de la comunicación y la conversión de clientes potenciales en clientes.
3. Soporte para llamadas de WhatsApp
Para interacciones de alto valor, consultas complejas y soporte urgente, la comunicación de voz es clave. Respond.io soporta llamadas de WhatsApp Business, permitiendo que los equipos manejen llamadas directamente desde la plataforma, ofreciendo a los clientes otra forma de conectarse sin cambiar de aplicaciones.
4. Comunicación y automatización
Un CRM de WhatsApp debería soportar llamadas, automatización por IA, mensajes multimedia y analíticas. Funciones como respuestas automáticas y mensajes programados aseguran respuestas rápidas y un mejor compromiso.
Si varios agentes necesitan acceso, el CRM debería soportar acceso multiusuario para WhatsApp Business. Esto permite que los equipos sincronicen contactos, accedan a conversaciones desde diferentes dispositivos y colaboren de manera eficiente.
5. Seguridad de los datos y cumplimiento
WhatsApp es intrínsecamente seguro con encriptación de extremo a extremo. Sin embargo, dado que maneja conversaciones de clientes, tu solución elegida también debería cumplir con regulaciones de protección de datos y proteger los datos de los clientes.
6. Analíticas y seguimiento del rendimiento
Un CRM de WhatsApp debería incluir herramientas de informes para rastrear métricas importantes. Las empresas pueden analizar las fuentes de adquisición de clientes, tiempos de respuesta y niveles de compromiso para optimizar estrategias de mensajería y mejorar conversiones.
Dado que no todas las soluciones ofrecen estas características, las empresas deberían buscar una que sí lo haga. Aquí es donde respond.io entra en juego, reuniendo todo y proporcionando una forma confiable de integrar WhatsApp con tu CRM.
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Cómo integrar la API de WhatsApp con tu CRM usando Respond.io en 3 pasos
Pasemos a la parte divertida. Integrar WhatsApp con tu CRM puede sonar técnico, pero se puede desglosar en unos pocos pasos claros. Aquí tienes una hoja de ruta simple.
Paso 1: Crea una cuenta de API de WhatsApp Business en Respond.io
Antes de cualquier otra cosa, necesitarás acceso a la API de WhatsApp Business. Esto se debe a que no puedes integrar la aplicación regular de WhatsApp Business con un CRM.
Como un Proveedor de Soluciones de Negocios de WhatsApp (BSP) oficial, respond.io permite a las empresas configurar su API rápida y seguramente. Aprende cómo crear una cuenta de API de WhatsApp Business con respond.io.
Paso 2: Conecta WhatsApp a tu CRM
Con las capacidades de integración integradas de respond.io, las empresas pueden conectar WhatsApp a su CRM usando diferentes métodos:
Paso 3: Configura la información para sincronizar
Una vez conectado, asegúrate de que la sincronización de datos funcione correctamente entre WhatsApp y tu CRM. Respond.io permite a las empresas sincronizar contactos, el historial de conversaciones y las etapas de la vida mientras automatiza la asignación de clientes potenciales, la ruta de chats y los seguimientos.
Esto asegura que las conversaciones de WhatsApp se gestionen de manera eficiente sin cambiar entre plataformas.
Mejores prácticas para aprovechar al máximo su CRM de WhatsApp
Configurar la integración es solo el comienzo. Para aprovechar al máximo su CRM de WhatsApp, debe tener siempre presentes estas prácticas recomendadas.
1. Recopilar correos electrónicos y números de teléfono
Para la mayoría de los CRM, cada cliente potencial o cliente debe tener un identificador único, como su dirección de correo electrónico o número de teléfono. Afortunadamente, cuando un cliente potencial se pone en contacto contigo a través de WhatsApp, obtienes su número de teléfono automáticamente.
Si también necesitas una dirección de correo electrónico, configura una automatización para solicitarla. Luego, sincroniza estos importantes detalles en tu lista de contactos de respond.io y tu CRM.
2. Fusiona contactos para evitar duplicados
A menudo, un cliente potencial puede contactarte a través de un canal diferente que no sea WhatsApp, como Messenger o correo electrónico, y querrás identificar esto rápidamente.
Por ejemplo, respond.io reconoce duplicados automáticamente si recibes contactos con el mismo correo electrónico o número de teléfono, y se te pedirá que los fusiones. Cuando te integres con un CRM, también podrás reflejar estas actualizaciones en tu CRM.
3. Segmenta a los clientes para transmisiones de WhatsApp
Enviar información de tu CRM a WhatsApp te ayuda a identificar audiencias objetivo para mensajes masivos de WhatsApp.
Los CRM se utilizan a menudo para segmentar audiencias para correos electrónicos, pero al integrarse con WhatsApp, puedes obtener detalles de segmentación valiosos para agrupar contactos para transmisiones.
Desafíos y soluciones en el uso de WhatsApp CRM
Incluso con los beneficios de WhatsApp CRM y una sólida comprensión de las mejores prácticas, aún existen peligros a los que hay que prestar atención. Después de todo, saber cómo funciona algo no significa automáticamente dominarlo.
A continuación se presentan algunos desafíos que podría enfrentar.
1. Privacidad y Seguridad de Datos
Integrar WhatsApp con un CRM significa mover datos de clientes entre sistemas, lo que puede introducir riesgos de seguridad.
Debido a esto, elegir una plataforma que cumpla con los estrictos estándares de seguridad es clave. Las empresas también deben minimizar el error humano activando 2FA o SSO y usando funciones como enmascarar correos electrónicos y números de teléfono para proteger la información del cliente.
2. Mantenerse al día con las políticas y funciones de WhatsApp
WhatsApp actualiza frecuentemente sus políticas, precios y características, que pueden impactar cómo usas la plataforma. No mantenerse actualizado puede resultar en restricciones o interrupciones inesperadas en la comunicación.
Deberías revisar regularmente los anuncios oficiales de WhatsApp para evitar problemas de cumplimiento o interrupciones del servicio, o trabajar con un proveedor de soluciones de WhatsApp Business de confianza como respond.io para mantenerte alineado con los últimos requisitos.
3. Limitaciones de plantillas de mensajes y proceso de aprobación
Las empresas que utilizan la API de WhatsApp deben enviar mensajes salientes utilizando plantillas previamente aprobadas. WhatsApp tiene pautas estrictas sobre lo que se puede incluir y a menudo rechaza plantillas que son demasiado promocionales o poco claras.
Además, el proceso de aprobación puede llevar tiempo, retrasando las campañas. Para evitar interrupciones, debe crear plantillas claras que cumplan con las políticas y enviarlas con anticipación.
4. Restricciones de marketing y transmisión
Algunas empresas quieren integrar WhatsApp con un CRM para poder importar todos sus contactos de CRM a WhatsApp y enviarles mensajes promocionales.
Sin embargo, hacer esto probablemente resultará en un baneo de WhatsApp ya que WhatsApp prohíbe los mensajes no solicitados. Recomendamos conseguir más contactos en WhatsApp mediante el uso de enlaces de WhatsApp, códigos QR y anuncios de clic para chatear, y asegurarnos de que opten por participar.
5. Dependencia del canal
Confiar únicamente en WhatsApp para la comunicación con los clientes es arriesgado. Si WhatsApp deja de funcionar o un segmento de clientes no lo usa, su negocio podría quedar estancado.
Una estrategia multicanal garantiza que las empresas puedan interactuar con los clientes a través de diferentes plataformas. El uso de un CRM o software de mensajería con capacidades multicanal permite a las empresas administrar conversaciones de WhatsApp, Messenger, correo electrónico y más en un solo lugar.
Integrar WhatsApp con su CRM: Por qué Respond.io es la mejor opción
Respond.io es una plataforma de gestión de conversaciones con clientes impulsada por IA y un Proveedor de Soluciones de WhatsApp Business y Socio de Negocios de Meta que conecta WhatsApp con varios CRMs. Facilita la sincronización de conversaciones, la automatización de flujos de trabajo y la gestión de interacciones con los clientes desde un solo lugar. Con una plataforma sólida y confiable de y un soporte al cliente dedicado, las empresas pueden garantizar operaciones fluidas y mensajería ininterrumpida.
Vamos a explorar cómo utilizan las empresas respond.io para marketing, ventas, servicio al cliente, colaboración de equipo y seguimiento de rendimiento para ver por qué es la mejor solución.
Marketing: Cómo captar y fidelizar clientes potenciales
Las empresas pueden atraer clientes potenciales de WhatsApp utilizando códigos QR en materiales físicos, enlaces de chat en contenido digital o widgets de chat en sitios web. Para la generación proactiva de clientes potenciales, los anuncios de click-to-WhatsApp en Facebook e Instagram ayudan a las empresas a alcanzar audiencias específicas y llevarlas hacia la conversión.
Una vez que un cliente potencial se comunica, respond.io recopila y sincroniza automáticamente los detalles de contacto en el CRM, permitiendo a las empresas segmentar a los clientes, enviar difusión y personalizar seguimientos con herramientas como catálogos de WhatsApp, mensajes interactivos y notificaciones push.
Ventas: automatización de la calificación de clientes potenciales y tareas de ventas
Respond.io se integra de forma nativa con CRM como HubSpot y Salesforce, lo que permite a los equipos de ventas calificar clientes potenciales, realizar un seguimiento de conversaciones y cerrar acuerdos, todo desde una sola plataforma. Con la automatización impulsada por IA, las empresas pueden filtrar los clientes potenciales de baja prioridad automatizando preguntas calificadoras y la puntuación de clientes potenciales.
Una vez que se verifica un cliente potencial, respond.io puede dirigir las conversaciones al agente de ventas adecuado según la prioridad, el tamaño del acuerdo o la región. Las respuestas asistidas por IA, los mensajes multimedia enriquecidos y el soporte de llamadas de WhatsApp permiten una interacción y conversiones más rápidas.
Retención: Mejora la Calidad y la Eficiencia del Soporte al Cliente
Las empresas pueden automatizar las preguntas frecuentes y guiar a los clientes a través de opciones de autoservicio utilizando preguntas de opción múltiple. Para consultas complejas, la plataforma puede dirigir a los clientes automáticamente al equipo adecuado.
El Asistente IA proporciona a los agentes acceso rápido a las bases de conocimiento, mejorando los tiempos de respuesta y la precisión. Cuando sea necesario, los agentes pueden escalar fácilmente a conversaciones de voz utilizando la API de llamadas de WhatsApp Business, lo que permite la comunicación directa dentro de la misma plataforma. Las empresas también pueden enviar encuestas CSAT después de la conversación para medir la satisfacción del cliente.
Colaboración en equipo: mejora de la comunicación interna
Respond.io facilita la colaboración de los miembros del equipo en una bandeja de entrada compartida. A través de comentarios internos, los agentes pueden proporcionar información de fondo sobre un contacto para realizar más seguimientos.
Los agentes también pueden etiquetar a sus compañeros de equipo para discutir la mejor forma de ayudar a un cliente o escalar casos complejos cuando sea necesario. Lo mejor de todo es que los agentes pueden colaborar fácilmente, chatear con los clientes y administrar sus tareas en cualquier lugar con la aplicación móvil respond.io.
Seguimiento del rendimiento: obtención de información para mejorar
Los administradores pueden realizar un seguimiento de métricas en tiempo real utilizando el panel de analíticas de respond.io para medir el rendimiento de los agentes, el compromiso del cliente y los tiempos de respuesta.
Las conversaciones de alto valor se pueden filtrar y revisar utilizando una bandeja de entrada personalizada bandeja de entrada personalizada para optimizar las interacciones con los clientes y mejorar la calidad general del servicio.
CRM de WhatsApp: Principales Conclusiones
La mejor manera de conectar WhatsApp con un CRM es utilizando la API de WhatsApp con una plataforma centrada en mensajería como respond.io que se integra con tu CRM existente. Esto permite a las empresas gestionar las conversaciones de WhatsApp de forma eficaz y mantener organizados los datos de los clientes.
Las empresas en F&B, hotelería, atención médica, educación, bienes raíces y comercio minorista han visto resultados reales con este enfoque. Consulte nuestras historias de clientes para ver cómo las empresas están mejorando los tiempos de respuesta, automatizando flujos de trabajo y manejando más conversaciones sin esfuerzo adicional.
Ahora es el momento de ponerlo en práctica. Regístrate para la API de WhatsApp Business de respond.io y comienza a gestionar las conversaciones de WhatsApp de manera más eficaz hoy!
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Necesito la API de WhatsApp Business para usar el CRM de WhatsApp?
Sí, para usarlo es necesario tener una cuenta de WhatsApp Business API, ya que habilita la funcionalidad necesaria para enviar y recibir mensajes cuando se conecta a un sistema CRM.
¿Es gratuita la API de WhatsApp Business?
No, no lo es. Estos son los costos que puedes esperar: Un número de teléfono, una bandeja de entrada de mensajería para recibir y enviar mensajes y cargos de precios basados en conversaciones de WhatsApp.
¿Cuál es el mejor CRM con integración de WhatsApp?
Esto depende del objetivo de la integración del CRM de WhatsApp. Si deseas una solución que te permita usar WhatsApp con tu CRM existente o integrar WhatsApp con un software de mensajería que pueda servir como CRM de WhatsApp, prueba respond.io.
CRM de WhatsApp vs sistemas CRM tradicionales: ¿cuál es la diferencia?
Tanto el CRM de WhatsApp como los sistemas CRM tradicionales te permiten gestionar información de contacto, hacer un seguimiento de la actividad del cliente y comunicarte con ellos. Sin embargo, los sistemas CRM tradicionales están diseñados para correo electrónico, no para mensajería instantánea.
¿WhatsApp Business es lo mismo que WhatsApp API?
No, WhatsApp Business es una aplicación independiente para que las pequeñas empresas administren las interacciones con los clientes con automatización limitada y acceso a un solo dispositivo. La API de WhatsApp está diseñada para empresas grandes que necesitan automatización, integración de CRM y soporte multiusuario.
¿Qué tan seguro es WhatsApp CRM?
Las soluciones de CRM de WhatsApp utilizan cifrado de extremo a extremo, pero la seguridad depende del proveedor. Asegúrese de que su CRM cumpla con estrictos estándares de seguridad como cifrado de datos, control de acceso basado en roles y cumplimiento de GDPR para proteger los datos de los clientes.
Lecturas adicionales
¿Necesitas un artículo más profundo para iniciar tu viaje de marketing, ventas y soporte con respond.io? Aquí hay algunos blogs que podrían ayudarte.
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