Für Kunden ist es frustrierend, wenn ihre Nachrichten ignoriert werden. Sie können sogar Kunden verlieren, wenn Sie sie hängen lassen. Obwohl es nicht immer möglich ist, den Kunden schnell zu antworten, können Sie ihnen jederzeit eine Abwesenheitsnachricht senden. Hier erfahren Sie'll die Grundlagen der Away Message für Unternehmen und wie Sie Away Messages mithilfe von respond.io einrichten.
Kunden, die Ihr Unternehmen informieren, erwarten von Ihnen schnell zu hören. Aber egal, wie engagiert Sie für Ihre Kunden sind, Sie werden nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um Nachrichten zu beantworten. Hier kommen Away Messages ins Spiel.
Eine Abwesenheitsmeldung für Unternehmen ist die automatisierte, vordefinierte Antwort, die an Kunden gesendet wird, wenn Sie diese nicht sofort bearbeiten können. Es dient als Bestätigung, dass Sie die Nachricht Ihres Kunden erhalten haben.
Der Inhalt einer Abwesenheitsnachricht für Unternehmen variiert je nach Situation, enthält jedoch normalerweise zwei Informationen - warum Sie nicht sofort auf die Anfrage reagieren können und wann die Kunden mit einer Antwort rechnen können.
Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Away-Nachricht für Unternehmen erstellen sollten. Zunächst einmal bieten Away-Nachrichten die Sicherheit, dass Sie'll irgendwann antworten. Ohne Abwesenheitsnachricht werden Kunden sich fragen, ob Sie sie bewusst ignoriert haben.
Darüber hinaus bietet eine Away Message Transparenz, da sie einen Grund bietet, nicht schnell reagieren zu können. Transparenz gegenüber Kunden ist wichtig für die Vertrauensbildung.
Eine automatische Away Message setzt auch die richtigen Erwartungen, indem sie den Kunden eine geschätzte Antwortzeit einräumt. Es hilft, Situationen zu vermeiden, in denen Kunden darauf warten, dass ihr Problem am gleichen Tag gelöst wird, dann aber eine Woche auf eine Antwort warten müssen.
Schließlich bauen Away Messages eine positive Markenerfahrung auf. Das Versenden einer Abwesenheitsnachricht zeigt, dass Sie sich kümmern, was hilft, ein positives Image Ihrer Marke zu pflegen. Jetzt, da Sie die Bedeutung von Away Messages kennen, lernen wir die besten Praktiken, um eine zu schreiben.
Beim Schreiben einer Abwesenheitsmeldung für Unternehmen ist es unter's bewährte Vorgehensweise, einige Hinweise zu geben, dass die Nachricht automatisch generiert wird. Ein einfacher Satz wie „Dies ist eine automatische Antwort“ wäre ausreichend. Oder Sie können einfach einen Roboter Emoji wie 🤖 am Anfang der Nachricht.
Darüber hinaus sollten Sie sich dafür entschuldigen, dass Sie nicht umgehend reagieren. Eine Entschuldigung geht weit – wenn sie richtig gemacht wird, kann sie die Frustration und Wut eines Kunden mildern. Die besten Entschuldigungen sind empathisch und spezifisch. Vermeiden Sie übertriebene Phrasen wie “Sorry for the inconvenience”.
Zuletzt sollten Sie den Kunden ermutigen, relevante Details als Antwort auf Away Messages anzugeben. Das könnte eine Kontonummer, Bestellnummer oder andere Informationen sein, die zu einer schnelleren Lösung führen.
Die Regeln gelten für alle Arten von Abwesenheitsnachrichten, egal ob es sich um eine WhatsApp Abwesenheitsnachricht oder eine Facebook Abwesenheitsnachricht handelt. Jetzt, da Sie gelernt haben, wie Sie eine effektive Business Away Nachricht schreiben können, werden wir Sie durch das Senden einer Away Nachricht auf respond.io informieren.
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Sie können jederzeit eine Abwesenheitsnachricht auf jeder von Ihnen verwendeten Messaging-App einrichten. Zum Beispiel können Sie eine Abwesenheitsnachricht auf WhatsApp Business erstellen. Starke Messaging-App-Nutzer könnten jedoch von der Verwaltung ihrer Kanäle und Nachrichten von respond.io profitieren.
Die Workflows von Respond.io bieten zahlreiche Möglichkeiten, eine Away-Nachricht zu senden. Workflows werden durch eine erweiterte Automatisierung ausgelöst, wenn ein Kontakt mit Ihnen eine neue Unterhaltung startet. Unten zeigen wir Ihnen, wie man Abwesenheitsnachrichten über verschiedene Workflows sendet.
Mikro-Unternehmen, die von Solopreneuren betrieben werden, können eine Away Message über einen On/Off Workflow senden. Da es keine feste Zeit gibt, Nachrichten zu beantworten, benötigen Solopreneure die Flexibilität, um die Abwesenheitsnachricht ein- oder auszuschalten, je nachdem, wie der Tag verläuft.
Wenn dieser Workflow eingeschaltet ist, erhält jeder Kontakt, der eine Unterhaltung startet, die Abwesenheitsmitteilung. Wenn Sie bereit sind zu antworten, deaktivieren Sie einfach den Workflow, um das Senden von Abwesenheitsnachrichten zu stoppen.
Ein On/Off Workflow ist schnell und einfach zu erstellen - alles, was Sie tun müssen, ist, den "Conversation Open Trigger" auszuwählen und eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen. Sie können die Abwesenheitsnachricht bei Bedarf aktivieren und deaktivieren. Es ist die flexibelste Option, wenn Sie keinen Zeitplan haben.
Bitte beachten Sie, dass Sie den Workflow mehrmals am Tag manuell ein- und ausschalten müssen, was ziemlich mühsam sein kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen dauerhaft aktiven Abwesenheitsnachrichten-Workflow einrichten.
Auf respond.io können Sie einen Workflow erstellen, um Abwesenheitsnachrichten zu senden, wenn keine Agenten online sind. Dieser Ansatz ist ideal für Unternehmen mit mehreren Agenten oder Unternehmen, in denen Agenten flexible Arbeitszeiten haben.
Mit diesem Workflow werden nur online-Agenten einem Kontakt zugewiesen. Dies schließt Off-Duty-Agenten aus, die sich abgemeldet haben oder sich bei Busy gesetzt haben. Wenn's nach einer bestimmten Zeit kein Agent online ist, wird eine Abwesenheitsnachricht gesendet.
Der Workflow erspart Ihnen die Mühe, die Abwesenheitsmeldung manuell ein- und auszuschalten. Eine weitere großartige Sache am Workflow ist, dass er zuverlässig funktioniert, auch wenn Agenten keine festen Zeiten haben, um online zu sein.
Aber ohne einen festen Zeitplan ist es schwierig, eine genaue Schätzung der Reaktionszeit abzugeben. Wenn Sie zu geplanten Zeiten Abwesenheitsnachrichten senden möchten, beachten Sie bitte den unten stehenden Workflow.
Mit Respond.io können Sie einen Workflow erstellen, der Abwesenheitsnachrichten außerhalb der Geschäftszeiten sendet. Dieser Ansatz funktioniert gut, wenn Ihr Unternehmen über ein Team von Agenten mit festen Arbeitszeiten verfügt oder wenn Kunden Ihr Geschäft außerhalb der Betriebszeiten melden.
Kontakte erhalten die Abwesenheitsmeldung, wenn sie Sie nach Stunden benachrichtigen. Sie müssen die Geschäftszeiten aktualisieren, wenn Sie diese ändern oder wenn ein bevorstehender Feiertag ansteht.
Nicht jeder kennt Ihre Geschäftszeiten genau. Das Senden einer Abwesenheitsmeldung außerhalb der Geschäftszeiten hilft Ihnen, die Kontakte an Ihre Betriebszeiten zu erinnern. Gleichzeitig setzt er die klare Erwartung einer Reaktionszeit für die Kunden.
Doch dieser Ansatz hat zwei Nachteile. Erstens werden Kontakte auch dann Abwesenheitsnachrichten erhalten, wenn flexible Agenten weiterhin nach Arbeitszeiten arbeiten.
Zweitens, wenn ein Agent unerwartet abwesend ist, wird keine Abwesenheitsnachricht gesendet und die Kontakte erwarten eine Antwort. Manager können den Agenten vorübergehend entfernen, damit ihm keine neuen Konversationen zugewiesen werden.
Sie können eine Abwesenheitsnachricht an Kontakte senden, wenn ihr dedizierter Agent nicht verfügbar ist. Diese Methode ist für Unternehmen konzipiert, die spezielle Unterstützung für bestimmte Kunden anbieten zum Beispiel hochwertige Kunden im Top-Level-Abonnement durch Chat Routing.
Wenn Kunden ihren dedizierten Agenten außerhalb der Bürozeiten melden, erhalten sie eine Abwesenheitsmitteilung. Dann können Kunden wählen zwischen einem Support-Agenten, der sich im Schichtbetrieb befindet, oder einer Nachricht für seinen engagierten Agenten hinterlassen.
Mit diesem Workflow können Sie schnell auf hochwertige Kunden reagieren, auch wenn dedizierte Agenten nicht verfügbar sind. Sie setzt auch die richtigen Erwartungen an die Kunden, indem sie ihnen sagen, wann der Agent wieder verfügbar sein wird.
Jedoch ist das Erstellen des Workflows zeitaufwändig, da Sie verschiedene Zweige für jeden Agenten erstellen müssen.
Respond.io bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Einrichtung einer Away Message für Unternehmen. Neben den obigen Beispielen können Sie auch einen maßgeschneiderten Workflow erstellen, der Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht.
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Und das ist alles, was Sie über Away Message für Unternehmen wissen müssen. Wenn Sie diesen Artikel genossen haben und mehr über Workflows erfahren möchten, schauen Sie sich unsere Artikel an:
Chris Lai, ein Content Writer und hauseigener SEO-Spezialist bei respond.io, hat einen Bachelor of Pharmacy an der Monash University. Vor seinem Eintritt in das Team im Jahr 2020 hat Chris seine Expertise als Autor und Content-Stratege bei verschiedenen Marketingagenturen weiter ausgebaut. Seine Artikel decken Business-Messaging-Apps wie WhatsApp Business ab, die Unternehmen dabei unterstützen, durch die sich ständig verändernde Umgebung von Geschäftsnachrichten zu navigieren.
Unternehmen können nach 24 Stunden keine WhatsApp-Nachrichten mehr senden, es sei denn, sie verwenden eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage. Erfahren Sie, wie Sie Nachrichtenvorlagen formatieren und senden, und erhalten Sie Beispiele.
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