كيف تمكنت Innov821 DMCC من مضاعفة تسجيل الطلاب من خلال مركزية الاتصالات

إن شركة Innov821 DMCC، المعروفة على نحو أفضل باسم أكاديمية داليك، هي مركز راسخ للتدريب على اللغة الإنكليزية والإعداد لامتحانات اللغة الإنكليزية. وهي توفر التعليم الجيد للمراهقين والشبان في جميع بلدان مجلس التعاون الخليجي، ولا سيما في المملكة العربية السعودية.

يجذب الطلاب المحتملين عبر وسائل التواصل الاجتماعي ويوجههم إلى رقم WhatsApp. ثم يتعامل وكلاء المبيعات مع هؤلاء الطلاب ويحوّلونهم. تقوم شركة Innov821 DMCC أيضًا بإعادة استهدافهم من خلال ترويج المبيعات أو الفعاليات لزيادة معدلات التحويل.

‍

المشكلة

كانت الشركة تدير في البداية استفسارات الدورات الدراسية من خلال أرقام شخصية متعددة على WhatsApp، لكن هذا النهج أدى إلى ثلاث مشكلات رئيسية.

أولا، فقدت إمكانية التسجيل لعدم الرد على الطلاب في الوقت المحدد. أدى التعامل مع أرقام متعددة إلى صعوبة تتبع جميع الطلاب القادمين وتعيينهم للوكلاء. وأدى ذلك إلى إغفال الطلاب المحتملين أو عدم الاستجابة لهم في الوقت المحدد.

ثانياً، كافحت شركة Innov821 DMCC لزيادة عدد المسجلين بسبب محدودية استخدام أرقام WhatsApp الشخصية. ولا يمكنها سوى بث البرامج والمناسبات إلى 256 جهة اتصال في كل قائمة إذاعية. نظرًا لأنه لم يكن من العملي إرسال عدة برامج عبر العديد من الأرقام، واجهت الشركة عقبة في النمو.

وأخيرا، من الصعب تقييم فعالية الخبراء الاستشاريين لأن محادثاتهم موزعة على أعداد وأجهزة متعددة. لم يكن لدى المديرين أي رؤية حول كيفية تعامل فرقهم مع الاستفسارات، مما جعل من الصعب تقييم من يقوم بعمل جيد ومن يحتاج إلى تحسين. ونتيجة لذلك، فقد ضاعت فرص البيع الإضافية.

‍

الحل المستجيب

لمعالجة المشكلات التي واجهتها في استخدام أرقام WhatsApp الشخصية المتعددة، لجأت شركة Innov821 DMCC إلى Respond.io. أرادوا تحسين احتياجاتهم في الاتصال مع الطلاب وزيادة عدد المسجلين.

صندوق الوارد المركزي الذي يربط بين وكلاء وأجهزة متعددة

انتقل Innov821 DMCC من استخدام أرقام WhatsApp الشخصية المتعددة إلى حساب واحد على منصة WhatsApp للأعمال (API) وانتقل إلى Respond.io. وقد أدى ذلك إلى تبسيط عملياتها.

بدلاً من إدارة الرسائل على هواتف أو تطبيقات متعددة، تأتي جميع استفسارات الطلاب إلى صندوق بريد واحد. أصبح من الأسهل تتبع رسائل الطلاب، مما يقلل من فقدان فرص التسجيل.

كان من الممكن أيضًا الآن تحديد الحملات التسويقية التي جاء منها الطلاب وتقسيمهم حسب اهتمامهم بالدورة. هذا الأمر حسّن من أداء الوكلاء من خلال السماح لهم بالرد فورًا على تفاصيل الدورات المتعلقة بهم، مما وفر تجربة مخصصة لكل عميل محتمل.

منشئ سير العمل الآلي لتعظيم الفرص لكل رائد

استفادت شركة Innov821 DMCC من أدوات التشغيل الآلي المختلفة بها لزيادة عدد الطلاب المسجلين.

مكنت وحدة إنشاء التشغيل الآلي لمحادثة سير العمل من توجيه الطلاب وتعيين المستشارين المناسبين لاحتياجاتهم تلقائياً. وتنظر التشكيلة في قدرة الوكيل على كفالة رد العملاء على الاستفسارات في الوقت المناسب، مما يقلل من عدد حالات التسرب من الرصاص.

البث الإذاعي الذي تم استخدامه للترويج للمبيعات والمناسبات لجمهور أوسع

زادت Innov821 DMCC أيضًا من نطاق حملاتها الترويجية بإرسال إعلانات ترويجية وبث تسويقي للفعاليات عبر القنوات الشعبية مثل WhatsApp.

يمكن أن يرسل رسائل محددة الهدف إلى الجمهور المناسب في الوقت المناسب. على سبيل المثال، أرسلوا برامج تلقائية لتنبيه العملاء حول الندوات المقبلة. كانت هذه الرسائل شخصية لكل طالب، حسب اهتمامهم بالدورة، وأدت إلى زيادة عدد المسجلين.

أدوات الإبلاغ التطبيقية لرصد أداء الوكيل وتحسينه

عالجت أدوات التقارير القوية الخاصة بـ Respond.io التحديات المرتبطة بمراقبة وتقييم أداء الاستشاريين في Innov821 DMCC بشكل فعال. واكتسبت رؤية قيِّمة في المقاييس مثل أوقات الاستجابة الأولى والحل وحددت مجالات التحسين.

تمكن المدراء أيضًا من فهم أوقات الذروة في المراسلات، مما سمح لهم بتحسين توفر مستشاريهم وتوافق عملياتهم بشكل أكبر مع سلوك الطلاب.

وقد مكنت هذه الرؤى المديرين من اتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ استراتيجيات لتحسين الفعالية في تأمين التسجيل.

لقد ساعدتنا الاستجابة في توسيع نطاق أعمالنا والنمو بمعدل سريع. فقد قلل من تعقيد عملياتنا حتى نتمكن من الرد بسرعة على استفسارات الطلاب مع تحسين نوعية الاستجابة. وكان ذلك هو المفتاح الذي أدى إلى نجاحاتنا الأخيرة. - أحمد حجازي، المدير الإداري للجنة إدارة شؤون الإعلام

النتائج

رأت Innov821 DMCC تحسينات كبيرة بعد استخدامها للرد على .io في عمليات المبيعات والتسويق الخاصة بها، مما أدى إلى زيادة معدلات التسجيل.

وقد أرسلت المنظمة ما متوسطه مليون رسالة بث شهري، لتغذية الطلاب فعليا في تسجيل المناهج. وفي غضون ذلك، تكفل أدوات التشغيل الآلي الرد على كل استفسار بسرعة، مما يقلل إلى أدنى حد من ضياع الفرص المحتملة.

وأسفر هذا المزيج من البرامج الموجهة، وتدفقات العمل المؤتمتة والوكلاء الذين يستجيبون بسرعة من صندوق داخلي مركزي عن معدل تحويل مذهل قدره 73.2 في المائة. وباختصار، تمكنت Innov821 DMCC من مضاعفة معدلات التسجيل لديها، مع تسجيل 730,448 طالبًا في غضون 7 أشهر.

وقد حققت شركة Innov821 DMC زيادة بنسبة 100 في المائة في عدد الطلاب الذين استفادوا على مدى 7 أشهر باستخدام رؤى من وحدة التقارير. وأتاحت لهم هذه الرؤى الاستفادة إلى أقصى حد من استراتيجياتهم الخاصة بالمشاركة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات والتي عززت التسجيل بصورة فعالة.