وبالنسبة للعملاء، ليس هناك ما هو أكثر إحباطا من تجاهل رسائلهم. قد تفقد حتى الزبائن إذا تركتهم معلقين. بينما قد لا يكون دائماً من الممكن إعطاء العملاء استجابة سريعة، يمكنك دائماً إرسال رسالة غياب لهم. هنا، ستتعلم أساسيات رسالة الغياب للأعمال التجارية وكيفية إعداد رسائل الغياب باستخدام respond.io.
رسالة بعيدة للأعمال التجارية: الأساسيات
العملاء الذين يرسلون رسالة عملك يتوقعون أن يسمعوا منك بسرعة. ولكن بغض النظر عن مدى إلتزامك تجاه زبائنك، لن تكون متاحًا 24 ساعة في اليوم للإجابة على الرسائل. هذا هو المكان الذي تأتي فيه الرسائل البعيدة.
ما هي رسالة بعيدة للأعمال التجارية
رسالة بعيدة عن العمل هي الرد الآلي المحدد مسبقاً المرسلة إلى العملاء عندما لا تستطيع الاعتناء بهم فوراً. إنها بمثابة اعتراف بأنك تلقيت رسالة عميلك.
محتوى رسالة الغياب للأعمال يختلف حسب الوضع، ولكنه يتضمن عادةً عنصرين من المعلومات - سبب عدم قدرتك على معالجة الاستفسار في الوقت الحالي وموعد توقع العملاء للحصول على رد.
لماذا استخدم الرسائل البعيدة للأعمال التجارية
هناك العديد من الأسباب التي تجعل عليك إعداد رسالة بعيدة للعمل. بادئ ذي بدء، الرسائل البعيدة توفر طمأنة بأنك'ستستجيب في نهاية المطاف. بدون رسالة بعيدة ، سيتم ترك العملاء يتساءلون إذا كنت قد تجاهلتهم عمدا.
وبالإضافة إلى ذلك، توفر رسالة بعيدة الشفافية من خلال توفير سبب لعدم القدرة على الاستجابة بسرعة. إن الشفافية مع العملاء أمر مهم لبناء الثقة.
كما أن رسالة تلقائية بعيدة تحدد التوقعات الصحيحة من خلال إعطاء العملاء وقتا تقديريا للاستجابة. إنه يساعد على تجنب الحالات التي يتطلع فيها الزبائن إلى حل مشكلتهم في يوم واحد، ولكنه بدلاً من ذلك ينتظر أسبوعاً للحصول على استجابة.
أخيرا، الرسائل البعيدة عن الطريق تبني تجربة إيجابية في العلامة التجارية. إرسال رسالة بعيدة يظهر أنك تهتم، مما يساعد على غرس صورة إيجابية لعلامتك التجارية. الآن بعد أن كنت تعرف أهمية الرسائل البعيدة، دعونا نتعلم أفضل الممارسات لكتابة هذه الرسائل.
أفضل الممارسات لكتابة رسالة من أجل الأعمال التجارية
عند كتابة رسالة بعيدة للعمل، من الجيد إعطاء بعض الإشارات إلى أن الرسالة تم إنشاؤها تلقائياً. وتكفي الجملة البسيطة مثل "هذا رد تلقائي". أو يمكنك فقط تضمين رمز تعبيري روبوت مثل 🤖 في بداية الرسالة.
علاوة على ذلك، يجب أن تعتذر عن عدم الرد بسرعة. الاعتذار يقطع شوطا طويلا - عندما يتم ذلك، فإنه يمكن أن يخفف من إحباط العميل وغضبه. وأفضل الاعتذار هو التعاطف والتحديد. تجنب العبارات المفرطة الاستخدام مثل "آسفة على الإزعاج".
أخيرا وليس آخرا، يجب عليك تشجيع العميل على ترك التفاصيل ذات الصلة استجابة للرسائل البعيدة. يمكن أن يكون هذا رقم حساب، رقم طلب، أو أي معلومات أخرى تؤدي إلى تسوية أسرع.
تنطبق القواعد على جميع أنواع الرسائل البعيدة، سواء كانت رسالة واتسآب أو رسالة على طريق الفيسبوك. الآن بعد أن تعلمت كيفية كتابة رسالة غياب فعالة لنشاطك التجاري، سنرشدك خلال كيفية إرسال رسالة غياب على respond.io.
حوّل محادثات العملاء إلى نمو الأعمال باستخدام respond.io. ✨
قم بإدارة المكالمات والدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
4 طرق لتعيين رسالة بعيدة للأعمال التجارية
يمكنك دائمًا إعداد رسالة بعيدة محليًا على أي تطبيق رسائل تستخدمه. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء رسالة بعيدة على WhatsApp Business. ومع ذلك، قد يستفيد مستخدمو تطبيقات المراسلة الثقيلة من إدارة قنواتهم ورسائلهم من respon.io.
يوفر سير العمل في respond.io العديد من الاحتمالات لإرسال رسالة غياب. يتم تفعيل سير العمل المتقدم تلقائيًا عند بدء جهة اتصال محادثة جديدة معك. فيما يلي، سنرشدكم حول كيفية إرسال رسائل الغياب عبر سير العمل المختلف.
إرسال رسالة بسيطة بالخروج/دخول للأعمال.
الشركات الصغيرة التي يديرها رواد الأعمال المنفردون يمكن أن ترسل رسالة "غياب" من خلال سير عمل تشغيل/إيقاف. مع عدم وجود وقت ثابت للإجابة على الرسائل، يحتاج رواد الأعمال المنفردون إلى المرونة لتشغيل أو إيقاف رسالة "غياب" حسب سير اليوم.
عندما يتم تشغيل سير العمل هذا، فإن أي جهة اتصال تبدأ محادثة ستتلقى رسالة "غياب". بمجرد أن تكون جاهزًا للرد، قم بإيقاف تشغيل سير العمل لإيقافsending الرسائل "غياب".
سير عمل التشغيل/الإيقاف سهل وسريع الإنشاء - كل ما تحتاجه هو اختيار مشغل فتح المحادثة وتأليف رسالة الغياب. يمكنك تفعيل وإلغاء تفعيل رسالة الغياب عند الطلب. إنه الخيار الأكثر مرونة إذا لم يكن لديك جدول زمني.
تذكر أنك بحاجة لتشغيل سير العمل وإيقافه يدويًا عدة مرات خلال اليوم، مما قد يكون مزعجًا. اقرأ لمعرفة كيفية إعداد سير العمل لرسالة الغياب الدائمة.
إرسال رسائل غياب عندما يكون الوكلاء غير متصلين.
على respond.io يمكنك إنشاء سير عمل لإرسال رسائل غياب عندما لا يكون هناك وكلاء متصلون. هذا الأسلوب مثالي للشركات التي لديها عدة وكلاء، أو للأعمال التي يكون فيها الوكلاء لديهم ساعات عمل مرنة.
مع هذا سير العمل، سيتم تعيين فقط الوكلاء المتصلين إلى جهة الاتصال. هذا يستثني الوكلاء غير المتاحين الذين قاموا بتسجيل الخروج أو حددوا أنفسهم على أنهم مشغولون. إذا لم يكن هناك وكيل متصل بعد فترة معينة، سيتم إرسال رسالة غياب.
يساعد سير العمل في تخفيف الضغط الناتج عن تشغيل وإيقاف رسالة الغياب يدويًا. ميزة أخرى رائعة في سير العمل هي أنه سيعمل بشكل موثوق حتى عند عدم وجود مواعيد ثابتة لظهور الوكلاء.
لكن بدون جدول زمني ثابت، من الصعب تقدير دقيق لوقت الرد. إذا كنت تبحث عن إرسال رسائل "غياب" في الأوقات المحددة، فكر في سير العمل أدناه.
إرسال رسالة بعيدة خارج ساعات العمل
Respond.io يتيح لك بناء سير العمل الذي يرسل رسائل بعيدة خارج ساعات العمل. يعمل هذا النهج بشكل رائع إذا كان لدى شركتك فريق من الوكلاء الذين لديهم ساعات عمل ثابتة. أو عندما يرسل الزبائن شركتك خارج ساعات العمل.
ستتلقى جهات الاتصال رسالة بعيدة عندما ترسلك بعد ساعات. سوف تحتاج إلى تحديث ساعات العمل إذا قررت تغييرها، أو عندما يكون هناك عطلة عامة قادمة.
ليس الجميع على دراية بساعات عملك. يساعد إرسال رسالة الغياب خارج ساعات العمل في تذكير جهات الاتصال بساعات عملك. وعلى نفس المنوال، يحدد هذا ما يمكن توقعه بخصوص أوقات الاستجابة للعملاء.
ولكن هناك عيبين في هذا النهج. أولاً، ستتلقى جهات الاتصال رسائل غياب حتى عندما يستمر وكلاء الوقت المرن في العمل بعد الساعات المحددة.
ثانياً، إذا غادر وكيل بشكل غير متوقع، فلن يتم إرسال رسالة غياب ويتوقع العملاء استجابة. يمكن للمديرين إزالة الوكيل مؤقتًا حتى لا يتم تعيينه لمحادثات جديدة.
إرسال رسائل غياب عندما يكون وكيل مخصص غير متوفر.
يمكنك إرسال رسالة غياب إلى جهات الاتصال عندما يكون وكيلهم المخصص غير متوفر. تم تصميم هذه الطريقة للشركات التي تقدم دعمًا مخصصًا للعملاء المحددين، مثل العملاء ذوي القيمة العالية على خطة الاشتراك الأعلى من خلال توجيه الدردشة..
عندما يرسل العملاء رسائلهم إلى وكيلهم المخصص خارج ساعات العمل، سيتلقون رسالة غياب. ثم سيكون بإمكان العملاء الاختيار بين التحدث إلى وكيل دعم متاح أو ترك رسالة لوكيلهم المخصص.
يسمح لك سير العمل هذا بالاستجابة بسرعة للعملاء ذوي القيمة العالية، حتى عندما يكون الوكلاء المخصصون غير متوفرين. كما أنه يحدد التوقعات المناسبة للعملاء بإخبارهم بموعد توافر الوكيل مرة أخرى.
ومع ذلك، استغرق بناء سير العمل وقتًا طويلاً نظرًا لحاجته لإنشاء فروع متعددة لكل وكيل.
يوفر respond.io العديد من الإمكانيات لإعداد رسالة غياب للأعمال. بالإضافة إلى الأمثلة المذكورة، يمكنك أيضًا إنشاء سير عمل مخصص يناسب احتياجات عملك.
حوّل محادثات العملاء إلى نماء الأعمال مع respond.io. ✨
إدارة المكالمات والدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
قراءات إضافية.
وهذا كل ما تحتاجه لمعرفة استخدام رسائل "الغياب" للأعمال. إذا كنت تستمتع بهذه المقالة وترغب في معرفة المزيد عن سير العمل، راجع مقالاتنا على:
نظرة عامة
إلكتروني
الأزياء والملابس
الأثاث
المجوهرات
أنشطة ما بعد المدرسة
الرياضة ولياقة البدنية
مركز الجمال
عيادة الأسنان
عيادة طبية
خدمات تنظيف المنازل والخدم
التصوير الفوتوغرافي والفيديو
تجزئة قطع السيارات
معرض سيارات
وكالة سفر ومشغل جولات
