Gerenciamento de Spam: Limpe sua caixa de entrada [Ago 2023]

As mensagens de spam estão desperdiçando o tempo dos seus agentes e desviando-os dos seus clientes? O gerenciamento de spam pode ajudá-lo a limpar a desordem para que você possa se concentrar em seus clientes. Neste artigo, você aprenderá o que é spam, como isso afeta empresas e estratégias para o gerenciamento de spam através de mensagens instantâneas.

O que é Spam?

Spam refere-se a mensagens indesejadas que são enviadas através de vários canais de comunicação. É um incômodo comum e pode ser encontrado em diferentes formas em diversas plataformas, incluindo mensageiros instantâneos como WhatsApp, Viber e Telegram, e-mail, mídias sociais, blogs e fóruns.

Estas mensagens contêm todos os tipos de conteúdo. Podem vir sob a forma de promoção de produtos, serviços ou fraudes. Embora o spam seja irritante, ele também coloca um grave problema para as empresas que o recebem. Então, o que acontece quando as empresas não implementam estratégias de gestão de spam?

Qual é o impacto do Spam nas empresas?

O spam afeta todos. Na verdade, cerca de metade do tráfego de e-mail é spam. Só o elevado volume de mensagens é preocupante, mas a falta de gestão de spam terá outros efeitos sobre as empresas.

Pode impedir a produtividade, conduzir a oportunidades perdidas, perturbar operações e pôr em risco a segurança dos dados. Vamos explorar essas questões em mais detalhes.

Spam sobre mensagens instantâneas: perda de produtividade

Um dos principais problemas das mensagens de correio electrónico indesejado é o facto de desperdiçar tempo e recursos valiosos. Os agentes têm de contornar mensagens indesejadas para identificar e abordar outras legítimas. Isso é demorado e desvia o foco das necessidades dos clientes.

Além disso, agentes podem também ter de dedicar tempo extra para relatar mensagens de spam a suas equipes de TI ou de segurança. Embora o relatório de spam seja essencial para melhorar sistemas de filtragem, ele aumenta a carga de trabalho, reduzindo ainda mais a produtividade global.

Spam sobre mensagens instantâneas: perdas financeiras

Mensagens de spam podem fazer com que as mensagens legítimas de clientes, parceiros ou outras partes interessadas se percam ou sejam facilmente ignoradas. Isto pode levar a um alto risco de oportunidades de negócios perdidas ou informações cruciais não serem rapidamente abordadas, levando potencialmente a vendas perdidas, projetos atrasados ou prazos não cumpridos.

Por exemplo, um potencial questionamento de cliente'ou uma proposta sensível ao tempo de um parceiro pode ser erradamente classificada como spam, fazendo com que a empresa perca potenciais negócios.

Além disso, spam pode afetar negativamente o envolvimento e a retenção dos clientes. Se mensagens legítimas dos clientes forem perdidas ou ignoradas, pode haver respostas atrasadas ou mesmo nenhuma resposta. Isto pode levar a uma perda de negócios potencial.

Spam sobre mensagens instantâneas: perdas operacionais

As empresas correm o risco de abrandar o seu funcionamento se receberem demasiado spam. Mensagens com anexos grandes ou imagens podem consumir uma quantidade significativa de largura de banda. À medida que o volume de mensagens recebidas aumenta, ele pressiona a rede, reduzindo a largura de banda disponível para comunicações de negócios legítimas.

Além disso, um grande volume de spam que ocupa o armazenamento do servidor pode reduzir o espaço de armazenamento disponível para mensagens dos clientes, exigindo investimentos adicionais em infraestruturas de armazenamento.

Spam sobre mensagens instantâneas: Brechas de Segurança

Mensagens de spam que contenham links maliciosos podem representar riscos significativos para a segurança para as empresas. Esses links podem levar a várias brechas de segurança. Dois exemplos comuns são phishing e a distribuição de softwares maliciosos.

Phishing é uma técnica em que spammers enviam mensagens fraudulentas que parecem vir de fontes confiáveis, como empresas bem conhecidas. Se os funcionários caírem nessas tentativas de phishing e compartilharem informações sensíveis, isso pode levar a vazamentos de dados e acesso não autorizado a sistemas críticos.

O spam também pode incluir links que levam ao download de arquivos maliciosos, como vírus, spyware, ransomware ou trojans. Uma vez instalado em um computador, eles podem causar estragos roubando dados sensíveis, interrompendo operações ou exigindo pagamentos de resgate.

Claramente, lidar com o spam é crucial. Economiza muito tempo dos seus agentes ao reduzir a necessidade de interagir com mensagens spam. Isto permite-lhes melhorar a sua taxa de resposta global, uma vez que têm mais tempo para se concentrarem em inquéritos legítimos. Aprenda como você pode implementar estratégias de gestão de spam na próxima seção.

Gerenciando Spam: 5 Estratégias para Evitar Mensagens Indesejadas

As boas estratégias de gestão de spam ajudam os agentes a identificar e lidar com spam, reduzindo o seu impacto no fluxo de trabalho. Mas para implementar uma, você precisa das ferramentas certas para ajudá-lo, como respond.io.

Respond.io é um software de gerenciamento de conversa do cliente projetado para gerenciar um grande volume de conversas do cliente. Combina canais de comunicação como email, WhatsApp e muito mais em uma omnichannel.

Isso ajuda os seus agentes a lidar com spam em todos os canais em um só lugar. Agora, vamos dar uma olhada nas melhores estratégias de gerenciamento de spam com respond.io.

Gestão de Spam: Marcação Manual de Spam

Se um spammer lhe enviar pela primeira vez, você pode sinalizar manualmente em apenas alguns cliques no respond.io. Configurar isso é fácil com o modelo Marcar Contato como Spam no módulo de automação de fluxos de trabalho.

Aqui está um guia para criar este atalho de sinalização de spam.

1. Selecione o módulo Fluxos de Trabalho.

2. Clique no + Adicionar fluxo de trabalho.

3. Selecione o template "Marcar contato como spam".

4. Clique Usar modelo.

5. Selecione Publicar.

Você está pronto. Assim que você marcar um contato como spam, ele fechará a conversa.

Gerenciamento de Spam: Filtre Spam Automaticamente.

Você não precisa sempre sinalizar contatos de spam que retornam manualmente. Uma vez que um contato foi identificado como spammer, você pode incluir um filtro de spam spam em qualquer automação de bate-papo sobre Fluxos de Trabalho, liberando tempo dos agentes para se envolverem com clientes reais.

Você pode configurar o filtro de spam automático por adicionando uma etapa de branch a um fluxo de trabalho de conversa de entrada já existente ou novo.

Gerenciamento de Spam: Eduque Agentes sobre Táticas de Spam

Os agentes devem se manter informados sobre táticas comuns de spam para reconhecer e evitar potenciais mensagens indesejadas. Ao fornecer aos agentes o conhecimento necessário, as empresas podem minimizar o risco de se tornarem vítimas de ameaças de segurança relacionadas ao spam.

Alguns exemplos de mensagens de spam ou suspeitas incluem erros de ortografia e gramática, promessas de oportunidades irrealistas e anexos não solicitados.

Gerenciamento de Spam: Evite clicar em Links Suspeitos

Seja em e-mails, mensagens instantâneas ou outros canais de comunicação, os agentes devem ser cautelosos ao clicar em links de remetentes desconhecidos ou suspeitos. Isso é para proteger informações confidenciais e manter a integridade do seu dispositivo e da sua rede. Esses links podem levar a sites ou downloads que comprometam a segurança.

Sempre exerça vigilância e verifique a legitimidade dos links antes de interagir com eles. Os agentes devem ser cautelosos e proativos ao avisar o líder da equipe ou as autoridades competentes sobre mensagens suspeitas.

Gerenciamento de Spam: Relatar Spam para Investigações Futuras.

Reportar spam para investigações adicionais é crucial para detectar e resolver um grande número de conversas consideradas spam de forma eficaz. Os agentes devem ser incentivados a relatar spam tagueando mensagens de spam e fornecendo um resumo da conversa com Notas de Fechamento, para que os gerentes possam identificar e acompanhar facilmente os problemas relacionados ao spam.

Eles fornecem informações valiosas sobre a natureza de mensagens e padrões de spam que podem ter escapado ao filtro inicial. Estas informações podem ser utilizadas para realizar mais investigações a fim de compreender as tácticas utilizadas por spammers.

Com o know-how e ferramentas para gerenciar spam à sua disposição, você pode ajudar a liberar o tempo dos seus agentes para ajudar os clientes, evitar perdas e evitar possíveis violações de segurança. Pronto para melhorar a forma como você lida com as conversas com seus clientes? Cadastre-se para um teste gratuito do respond.io hoje.

Leitura Adicional.

Se você gostou de ler este artigo, confira nossos blogs no gerenciamento de conversas com clientes abaixo:

• Roteamento de Chat: Como construir uma rota de chat para a equipe certa.

• Gerenciamento de Escalação: Um guia para o Escalonamento do cliente

• Suporte Conversacional: Como Isso Melhora a Experiência do Cliente.