Como enviar uma Mensagem Ausente para Negócios

Para os clientes, nada é mais frustrante do que ter as suas mensagens ignoradas. Você pode até mesmo perder clientes se deixar eles pendurados. Embora não seja sempre possível dar aos clientes uma resposta rápida, você sempre pode enviar uma Mensagem Ausente. Aqui, você aprenderá o básico sobre Mensagem de Ausência para negócios e como configurar Mensagens de Ausência usando respond.io.

Mensagem Ausente para os negócios: as noções básicas

Os clientes que enviam mensagens para a sua empresa esperam receber um retorno rápido. Mas não importa o quão comprometido você esteja com os seus clientes, você não estará disponível em 24 horas por dia para responder mensagens. É aqui que entram as Mensagens Ausentes.

O que é uma Mensagem Ausente para Negócios

Uma Mensagem Ausente para Empresas é a resposta automatizada e predefinida enviada aos clientes quando você não pode atender a eles imediatamente. Serve como confirmação de que você recebeu a mensagem do seu cliente.

O conteúdo de uma Mensagem Ausente para negócios varia dependendo da situação, mas geralmente contém duas informações: o motivo pelo qual você não pode atender à consulta no momento e quando os clientes podem esperar uma resposta.

Por que Usar Mensagens de Ausência para Negócios

Existem muitas razões pelas quais você deve configurar uma Mensagem Ausente para os negócios. Para começar, as Mensagens Ausentes tranquilizam de que você eventualmente irá responder. Sem uma Mensagem, os clientes deixarão se perguntando se você deliberadamente as ignorou.

Além disso, uma Mensagem Ausente oferece transparência, fornecendo uma razão para não ser capaz de responder rapidamente. Ser transparente com os clientes é importante para construir a confiança.

Uma mensagem auto Ausente também define as expectativas corretas ao dar aos clientes um tempo estimado de resposta. Isso ajuda a evitar situações em que os clientes esperam que o problema deles seja resolvido em um dia, mas em vez disso espera uma semana para receber uma resposta.

Por último, as Mensagens Ausentes constroem uma experiência de marca positiva. Enviar uma mensagem fora mostra que você se importa, o que ajuda a cultivar uma imagem positiva de sua marca. Agora que você sabe a importância do Away Messages, vamos aprender as melhores práticas para escrever uma.

Melhores Práticas para escrever uma Mensagem Ausente para Negócios

Ao escrever uma Mensagem Ausente para os negócios,'é uma boa prática dar algumas indicações de que a mensagem é gerada automaticamente. Uma simples frase como "Esta é uma resposta automática" bastaria. Ou você pode apenas incluir um emoji de robô como 🤖 no início da mensagem.

Além disso, deveria apresentar desculpas por não ter respondido prontamente. Um pedido de desculpas percorre um longo caminho - quando foi feito o direito, pode mitigar a frustração e a raiva de um cliente. As melhores desculpas são empatéticas e específicas. Evite frases sobrecarregadas como "Desculpe pelo inconveniente".

Por último, mas não menos importante, você deve incentivar o cliente a deixar detalhes relevantes em resposta às mensagens de visita. Esta pode ser um número de conta, um número de pedido ou qualquer outra informação que levaria a uma resolução mais rápida.

As regras se aplicam a todos os tipos de Mensagem de Ausência, seja uma Mensagem de Ausência do WhatsApp ou uma Mensagem de Ausência do Facebook. Agora que você aprendeu a escrever uma mensagem de ausência de negócios, nós o ajudaremos a enviar uma mensagem Away na resposta.io.

4 Formas de Configurar uma Mensagem Ausente para os Negócios

Você sempre pode configurar uma Mensagem Ausente nativamente em qualquer aplicativo de mensagens que você esteja usando. Por exemplo, você pode criar uma Mensagem de Ausência no WhatsApp Business. No entanto, usuários de apps de mensagens pesados podem beneficiar de gerenciar seus canais e mensagens de respond.io.

A Respond.io's Workflows oferecem inúmeras possibilidades para o envio de uma Mensagem Ausente. Os fluxos de trabalho são uma automação avançada acionada quando um contato inicia uma nova conversa com você. Abaixo, nós vamos te guiar sobre como enviar Mensagens de Ausência através de diferentes Fluxos de Trabalho.

Enviar uma Mensagem Ausente Simples On/Off para Negócios.

As microempresas geridas por empresários individuais podem enviar uma Mensagem Ausente através de um Fluxo de Trabalho de Ativar/Desativar. Sem tempo fixo para responder mensagens, os empreendedores precisam da flexibilidade para ligar ou desligar a Mensagem de Ausência dependendo de como o dia vai.

Quando este Fluxo de Trabalho está ativado, qualquer Contato que iniciar uma conversa receberá a Mensagem Ausente. Assim que estiver pronto para responder, basta desligar o Fluxo de Trabalho para parar de enviar Mensagens Ausentes.

Um Fluxo de Trabalho de Mensagem de Ausência é rápido e fácil de construir - tudo o que você precisa fazer é selecionar o gatilho 'Conversa Aberta' e compor uma Mensagem de Ausência. Você pode ativar e desativar a Mensagem Ausente sob demanda. É a opção mais flexível se você não tem um cronograma.

Lembre-se de que você precisará ativar e desativar o fluxo de trabalho manualmente várias vezes ao dia, o que pode ser um verdadeiro incômodo. Leia a seguir para aprender a configurar um fluxo de trabalho de Mensagem de ausência sempre ativo.

Enviar Mensagens Ausentes Quando Agentes estão Offline

No respond.io, você pode construir um fluxo de trabalho para enviar Mensagens de Ausência quando nenhum agente estiver online. Esta abordagem é ideal para empresas com vários agentes ou empresas onde os agentes têm horários de trabalho flexíveis.

Com este fluxo de trabalho, apenas agentes online serão atribuídos a um contato. Isso exclui agentes off-duty que se desconectaram ou se marcaram como Ocupados. Se não houver agente online após um determinado período de tempo, uma Mensagem de Ausência será enviada.

O fluxo de trabalho te poupa o incômodo de ativar e desativar a Mensagem de Ausência manualmente. Outra grande vantagem do fluxo de trabalho é que ele funcionará de forma confiável mesmo quando os agentes não tiverem horários fixos para estar online.

Mas, sem um cronograma fixo, é difícil dar uma estimativa precisa sobre o tempo de resposta. Se você estiver procurando enviar mensagens fora dos horários agendados, considere o fluxo de trabalho abaixo.  

Enviar Uma Mensagem Ausente Fora do Horário de Negócios

Respond.io permite construir um Workflow que envia Mensagens fora do horário comercial. Essa abordagem funciona muito bem se sua empresa tem uma equipe de agentes com horários de trabalho fixos ou quando os clientes enviam mensagens para seu negócio fora do horário comercial.

Os contatos receberão a Mensagem Ausente ao lhe enviarem mensagens após o horário. Você precisará atualizar o horário de funcionamento se decidir mudá-los, ou quando houver um feriado público próximo.

Nem todos estão familiarizados com seu horário comercial. Enviar uma Mensagem Ausente fora do horário comercial ajuda a lembrar os Contatos do seu horário de funcionamento. Ao mesmo tempo, estabelece uma clara expectativa de tempo de resposta para os clientes.

Mas esta abordagem tem duas facetas negativas. Primeiro, os Contatos receberão Mensagens Ausentes mesmo quando os agentes com horários flexíveis estiverem trabalhando após o expediente.

Em segundo lugar, se um agente sair inesperadamente, uma mensagem de ausência não será enviada e os contatos esperarão uma resposta. Os administradores podem remover temporariamente o agente para que ele não receba novas conversas.

Enviar Mensagens Away Quando um Agente Dedicado estiver Indisponível

Você pode enviar uma Mensagem Ausente para os Contatos quando o agente dedicado deles não estiver disponível. Este método é projetado para empresas que oferecem suporte dedicado para clientes específicos tal como clientes de alto valor no plano de assinatura de alto nível através de Roteamento de Chat.

Quando os clientes mandarem mensagens para o agente dedicado fora do horário, eles receberão uma mensagem fora do horário. Então, os clientes poderão escolher entre conversar com um agente de apoio que está alternando ou deixando uma mensagem para o agente específico.

Esse fluxo de trabalho permite que você responda prontamente a clientes de alto valor, mesmo quando agentes dedicados não estão disponíveis. Ele também estabelece as expectativas corretas para os clientes, informando quando o agente estará disponível novamente.

No entanto, a construção do fluxo de trabalho é demorada, pois você precisa criar ramos diferentes para cada agente.

Respond.io oferece inúmeras possibilidades de configurar uma Mensagem Ausente para os negócios. Além dos exemplos acima, você também pode criar um fluxo de trabalho personalizado que melhor se adapte às suas necessidades de negócios.

Leitura adicional

E isso é tudo o que você precisa saber sobre Mensagens Ausentes para empresas. Se você gostou desse artigo e gostaria de saber mais sobre fluxos de trabalho, confira nossos artigos em:

• Roteamento de Contato com respond.io

• Atribuição automática com respond.io