Mensagem de resposta automática para negócios: melhorar a experiência do cliente

Hoje em dia, as empresas precisam responder rapidamente aos clientes ou ficarão para trás. A comunicação imediata tornou-se a norma devido ao rápido avanço da tecnologia. Como tal, as empresas têm de estar dispostas a responder a dúvidas e preocupações em tempo real. Insira mensagens de resposta automática para empresas. Neste artigo, nós saberemos o que é uma mensagem de resposta automática ou uma resposta automatizada, por que usá-la, amostra de mensagem de resposta automática para negócios e onde você pode usar respostas automáticas.

O que é uma Mensagem de Resposta Automática para Negócios?

Uma mensagem de resposta automática, ou uma resposta automatizada, refere-se a uma resposta automática que é desencadeada por um evento ou ação específica, como receber uma mensagem em um aplicativo de mensagens instantâneas. É usado para informar ao remetente que a sua mensagem foi recebida.

As respostas automáticas não só podem ser configuradas em canais como WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat e Viber, mas também em comentários do Facebook. Mas por que as empresas devem usar uma resposta automatizada para responder aos clientes?

5 razões por que você precisa de uma resposta automatizada

Empresas com uma grande base de clientes recebem um grande volume de mensagens. Estes podem sobrecarregar os agentes, especialmente quando se espera que respondam rapidamente a estas mensagens.

Uma mensagem de resposta automática é útil porque faz a ponte entre a consulta do cliente e a resposta de um agente. No entanto, isso não é tudo o que uma resposta automatizada pode fazer pela sua empresa. Aqui estão 5 razões pelas quais você deve usar as mensagens de resposta automática para a sua empresa.

Resposta automatizada: Responda prontamente às perguntas dos clientes.

Primeiras impressões importam. Uma confirmação instantânea da mensagem de um cliente através de uma resposta automática pode fazer toda a diferença. Saber que a sua consulta foi recebida pode reforçar a sua experiência global.

Também define o tom da conversa avançando. Uma resposta pronta comunica um sentimento de profissionalismo e de atenção.

Resposta automatizada: Salvar Tempo dos Representantes

Com o grande volume de consultas que as empresas recebem diariamente, é impossível responder a cada uma instantaneamente. Respostas automáticas libertam o tempo dos agentes, eliminando a necessidade de compor manualmente saudações ou introduzir mensagens.

Basicamente, respostas automáticas atuam como um buffer contra mensagens recebidas. Este aspecto de economia de tempo permite que sua equipe se envolva com mais clientes de forma eficaz e eficiente.

Resposta automatizada: Garantir a consistência na comunicação

Auto-respostas garantem que cada cliente receba uma resposta padronizada e polida, mesmo quando os agentes estiverem manipulando uma carga pesada.

Enviar a mesma mensagem ajuda a sua equipe a fornecer informações consistentes sobre o seu negócio. Essa consistência gera confiança e confiabilidade e melhora a experiência geral do cliente

Resposta automatizada: Manter a Reputação de Marcas

Cada ponto de comunicação é uma oportunidade de reforçar a imagem da sua marca's. Respostas automáticas bem elaboradas podem refletir a personalidade da sua marca, seja profissional, divertida ou empática, garantindo que você deixe uma impressão positiva a cada vez.

Além disso, uma resposta pronta pode mostrar a um cliente que o seu tempo e as suas preocupações são valorizadas. Isso dá aos clientes uma melhor percepção da sua empresa e marca.

Resposta automatizada: Configurar Respostas Automáticas para Várias Situações

A beleza das mensagens de resposta automática está na sua versatilidade. Seja'uma nota fora do escritório, uma saudação festiva ou um menu FAQ, essas mensagens podem ser personalizadas para diferentes situações e canais.

Na próxima seção, vamos ver os tipos de respostas automáticas que você pode enviar e fornecer exemplos que você pode usar.

Amostras de Mensagem de Resposta Automática para seu Negócio

Agora que você conhece os benefícios de usar uma resposta automatizada para sua empresa, é hora de elaborá-los. Se você não sabe, não se preocupe. Aqui estão 12 exemplos de mensagem de resposta automática que você pode usar para a sua empresa.

Amostras de mensagem de resposta automática para seu negócio: Mensagens de ausência

Você pode enviar mensagens de ausência para todos os tipos de situações, seja devido a indisponibilidade geral, como durante fins de semana ou durante eventos específicos como feriados.

1. "Olá! No momento, estamos fora do escritório, mas retornaremos em [data]. Aguarde um momento, e retornaremos em breve.

2. "HI [Nome do Cliente]. Estamos celebrando atualmente [Feriado/Evento], mas não se preocupe. Entraremos em contato com você em [Data]. Saúde! 🥳"

E lembre-se, sempre certifique-se de avisar seus clientes quando estiver de volta.

Amostras de mensagem de resposta automática para seu negócio: mensagens de saudação.

O acolhimento dos clientes, especialmente dos novos, é crucial para causar uma boa primeira impressão. Assim como um aperto de mão caloroso ou um sorriso acolhedor estabelece um tom positivo nas interações presenciais, as mensagens de saudação desempenham o mesmo papel nos aplicativos de mensagens instantâneas.

1. "Olá! Obrigado por passar por aqui. Como eu posso tornar seu dia incrível? :smiling_face_com_sorrir_olhos:"

2. "Olá [Nome do Cliente], obrigado por entrar em contato. O que podemos fazer por você hoje? "

Isso ajuda a estabelecer confiança assim que o cliente envia mensagens a você.

Amostras de Mensagens de Resposta Automática para seu Negócio: Mensagens de Indisponibilidade Temporária.

Por vezes, o número de inquéritos ultrapassará temporariamente a disponibilidade de agentes e os agentes não podem responder prontamente.

1. Opa! Estamos recebendo muitas mensagens agora, mas aguente firme. Você é importante para nós!"

2. "Estamos enfrentando um alto volume de mensagens no momento. Nós chegaremos a você assim que pudermos."

Esta categoria de respostas automáticas é como uma mão reconfortante no ombro do cliente, garantindo o comprometimento da empresa e a atenção dedicada a ele.

Amostras de Mensagem de Resposta Automática para Seu Negócio: Avisos de Emergência e Atualização.

Todo sistema tem seus dias ou erros. Mas a forma como as empresas lidam com essas dificuldades pode fazer ou quebrar sua reputação.

1. "Uh-oh! Estamos enfrentando alguns problemas de tecnologia no momento. Aguente enquanto resolvemos as coisas. 🛠️"

2. "nossas desculpas se você estiver enfrentando algum problema. O nosso sistema está em manutenção. Enquanto isso, estamos aqui para ajudá-lo com o que você precisar."

As respostas automáticas de emergência e atualização gerenciam as expectativas dos seus clientes e os mantêm informados quando as coisas não acontecem como o planejado.

Auto-resposta de Amostras de mensagem para seu negócio: Link FAQ

A resolução proativa de problemas pode aumentar drasticamente a experiência do usuário. As respostas automáticas às FAQs atuam como um guia, apontando os clientes para recursos que podem resolver suas consultas diretamente e melhorar a eficiência.

1. "Olá [Nome do cliente]. Se você tiver alguma dúvida, confira nossas Perguntas Frequentes [link para Perguntas Frequentes]. Se você ainda precisar de ajuda, digite “Sim”, e alguém estará com você em breve"

2. "Tem alguma dúvida?🤔 Nossa equipe está a caminho." Você também pode tocar aqui [link de perguntas frequentes] para acessar nossa seção de perguntas frequentes. Sua resposta pode estar a apenas um clique de distância!

Assim, nesta situação, um link ou menu de FAQs pode resolver os problemas mais comuns que o cliente está enfrentando.

Amostras de mensagens de resposta automática para sua empresa: Coleta de feedback

Buscar ativamente as opiniões dos clientes sobre a experiência de marca pode revelar fraquezas em seus agentes, processos ou sistemas. Obtenha insights valiosos de seus clientes para melhorar as conversas com eles.

1. "Ei, [Nome do Cliente]. Quão bem servimos você hoje? Demos a conhecer, numa escala de 1 a 10, de muito mau para excelente. Agradeço antecipadamente pela sua resposta.

2. Adoramos conversar com você! Você gostou de falar conosco? Deixe-nos saber dando-nos um 👍 ou 👎"

Para melhores resultados, você deve ajustar esses exemplos para que eles se adaptem ao seu negócio e aos seus clientes. Mas se você quiser criar uma resposta automatizada do zero, dê uma olhada nessas práticas recomendadas ao redigir uma.

Melhores práticas para configurar mensagens de resposta automática

Quando elaborado com cuidado, uma resposta automática não apenas melhora a eficiência operacional. Isso também melhora a experiência do usuário já que os clientes estão sendo atendidos imediatamente, mesmo que não haja nenhum agente disponível naquele momento.

Aqui estão 5 melhores práticas para ter em mente ao redigir uma mensagem de resposta automática para a sua empresa.

Mantenha claro e conciso

A sua resposta automática deverá transmitir informações com eficiência. Evite escrever frases longas se possível. Use mensagens diretas e concisas para evitar sobrecarregar seus clientes. Lembre-se de que talvez você não saiba quem são seus clientes.

Talvez não estejam familiarizados com a indústria ou os termos técnicos. Então opte por uma linguagem simples, livre de jargão. Isso garante que todos entendem sua mensagem imediatamente, salvando tempo dos seus agentes no longo prazo.

Defina as expectativas desde o início

Ao enviar uma resposta automatizada, certifique-se de que o seu cliente tenha as informações necessárias. Isso pode incluir suas horas fora do escritório, falhas no sistema, coleta de comentários do cliente e outros. Isso gerencia as expectativas dos seus clientes e promove a paciência.

Adicionar um toque pessoal

Embora a mensagem possa ser automatizada, ela não deve parecer robótica. Adapte suas respostas com base nas expectativas do seu público-alvo. Para um público mais jovem e informal, um tom casual poderia funcionar melhor. Enquanto isso, os clientes corporativos podem esperar uma resposta formal.

A personalização, como usar o primeiro nome do cliente, pode fazer com que a mensagem soe mais genuína. Pode parecer que você está conversando com os clientes em vez de falar com eles.

Programe suas respostas de forma adequada

Lembre-se, a relevância das respostas automáticas muitas vezes está ligada a horários específicos. É essencial desativar certos tipos, como mensagens fora do escritório ou de férias, assim que não forem mais aplicáveis. Isso impede a confusão e garante que a sua comunicação se mantenha atual.

Incorporar essas melhores práticas garante que suas respostas automáticas não só cumpram sua função primária, mas também sirvam como extensão da sua marca'voz e valores. Eles são uma ferramenta sutil, mas poderosa, para cultivar confiança, demonstrar profissionalismo e solidificar as relações com os clientes.

Agora que você tem ferramentas para criar mensagens envolventes de resposta automática vamos ver os meios onde você pode implementá-las.

Onde você pode implementar uma resposta automatizada?

Você pode usar mensagens de resposta automática em vários aplicativos de mensagens, como WhatsApp Business App, WeChat e LINE. No entanto, usar respostas automáticas nestes aplicativos tem limites. Por exemplo, no WhatsApp Business App, você é limitado a configurar uma resposta automatizada para uma mensagem de ausência e uma mensagem de saudação cada.

Isso pode ser suficiente se você estiver dirigindo uma pequena empresa. Mas, à medida que a sua empresa cresce, você precisará de mais flexibilidade nas mensagens de resposta automática que pode usar. Conectando esses canais de mensagens a um software de gerenciamento de conversas com clientes, como respond.io, você automatiza mensagens de resposta, roteamento de contatos, atribuição de agentes e muito mais.

Resposta automática para conquistas de negócios no Respond.io

Empresas em várias indústrias, como imobiliária, hospitalidade, e-commerce e mais podem aproveitar os poderosos recursos do respond.io para criar e enviar auto-respostas.

Por exemplo, um agente imobiliário poderia configurar uma mensagem automática que pergunta ao cliente o horário, data e propriedade que gostariam de ver, enquanto um site de e-commerce poderia enviar uma mensagem pós-compra pedindo ao cliente que se junte a um programa de fidelidade.

Você pode fazer tudo isso por meio do construtor de automação no módulo Fluxos de trabalho, as empresas podem automatizar as respostas com base nas perguntas dos clientes.

Você também pode capturar informações de contato solicitando o e-mail ou o número de telefone para identificar se ele é um cliente existente. Este contexto ajuda os agentes a fornecer melhor suporte aos clientes, aumentando o engajamento e a satisfação do cliente.

Você pode enviar mensagens de saudação e mensagens de ausência e configurar menus de FAQ, mensagens de coleta de feedback, e muito mais. Você também pode criar respostas automáticas personalizadas usando variáveis dinâmicas.

E é isso. É isso que você precisa saber sobre mensagens de resposta automática para negócios. Use as amostras fornecidas para começar e modifique-as para se adequar melhor às suas necessidades.

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• Roteamento de Chat: Como construir uma rota de chat para a equipe certa.

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