Pesan Ucapan WhatsApp: 6 Cara Menggunakannya [Juli 2023]

Pernahkah Anda masuk ke restoran ramen dan mendengar staf berteriak “Irasshaimase!”? Bahasa Jepang untuk “Selamat datang, silakan masuk,” sapaan antusias ini adalah bagian khas dari pengalaman bersantap Jepang. Sekarang, bagaimana jika Anda dapat menciptakan kembali pengalaman merek seperti itu secara virtual dengan pesan ucapan WhatsApp? Kami akan menunjukkan caranya dengan contoh pesan ucapan WhatsApp Business untuk situasi umum.

Sama seperti Anda memberi ucapan selamat datang kepada pelanggan yang memasuki toko Anda, sampaikan ucapan selamat datang yang berkesan yang sama melalui WhatsApp. Kami akan menjelaskan kepada Anda mengapa pesan ucapan WhatsApp penting dan cara menggunakannya. Kami juga akan menyertakan contoh pesan ucapan WhatsApp Business untuk berbagai kesempatan dan praktik terbaik saat menulis pesan Anda sendiri.

Pesan Ucapan WhatsApp untuk WhatsApp Business: Dasar-dasarnya

Pertama, mari kita kenali apa itu salam WhatsApp. Seperti tersirat dari namanya, ini adalah balasan otomatis WhatsApp pesan selamat datang yang dikirim bisnis saat pelanggan memulai percakapan.

Pada Aplikasi WhatsApp Business, pesan salam merupakan fitur aplikasi. Secara otomatis mengirimkan balasan yang telah disiapkan saat pelanggan mengirim pesan untuk pertama kalinya atau setelah 14 hari tidak aktif.

WhatsApp API pengguna dapat mengatur salam ini dengan integrasi WhatsApp CRM mereka. Di respond.io, misalnya, pesan salam WhatsApp akan dikirim di awal percakapan baru. Kami akan menjelaskannya lebih rinci nanti.

Salah satu ciri utama pesan ucapan WhatsApp adalah pesan tersebut bersifat otomatis. Bisnis dapat menyesuaikan salam untuk situasi sehari-hari atau penggunaan khusus, dan biasanya bersifat ramah.

Sebelum kita membahas secara rinci tentang berbagai jenis pesan ucapan WhatsApp, mari kita bahas mengapa bisnis harus mengirimkannya.

Mengapa Menggunakan Pesan Ucapan untuk WhatsApp Business

WhatsApp termasuk dalam aplikasi perpesanan teratas di dunia dan semakin disukai pelanggan untuk berkomunikasi dengan bisnis. Sifat informal dan kecepatan responsnya menumbuhkan keramahan dan kepercayaan, yang sangat penting untuk membangun loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

Berikut enam alasan mengapa bisnis harus menyambut pelanggan dengan pesan ucapan WhatsApp:

• Untuk membuat kesan pertama yang baik

• Untuk meyakinkan pelanggan yang frustrasi tentang tindak lanjut

• Untuk menetapkan ekspektasi tentang waktu respons

• Untuk mengumpulkan detail pelanggan untuk konteks dan prospek

• Untuk memberi tahu pelanggan tentang perkembangan yang tidak terduga

• Untuk mengakui hari libur dan acara-acara khusus

Di bawah ini, kami telah menyusun daftar jenis salam WhatsApp umum yang memenuhi tujuan ini. Kami juga menyediakan contoh pesan ucapan WhatsApp Business untuk masing-masingnya.

6 Cara Menggunakan Pesan Ucapan WhatsApp

Tergantung pada situasi atau tindakan yang diinginkan, ada banyak cara untuk menulis pesan selamat datang untuk pelanggan di WhatsApp Business. Kami telah mengidentifikasi tiga kategori pesan ucapan WhatsApp inti dan tiga kategori penggunaan khusus.

Kategori salam inti merujuk pada skenario sehari-hari yang harus dipersiapkan perusahaan, apa pun jenis bisnis atau industrinya. Mereka terdiri dari:

• Pesan selamat datang WhatsApp umum

• Salam dukungan pelanggan WhatsApp

• Pesan WhatsApp di luar negeri

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menulis ucapan selamat datang WhatsApp untuk masing-masing hal ini, dengan contoh pesan ucapan WhatsApp Business disediakan sebagai referensi.

Pesan Selamat Datang Umum

Pesan selamat datang WhatsApp umum menciptakan kesan pertama tentang merek Anda. Ini harus mencerminkan nilai-nilai Anda dan menetapkan suasana interaksi, apakah itu lambang profesionalisme atau bersifat santai dan ramah. Ini biasanya dikirim selama jam kerja.

Berikut adalah beberapa contoh pesan salam bisnis WhatsApp umum:

1. "Halo! Senang bertemu Anda. Harap beritahu kami bagaimana kami dapat membantu Anda dan kami akan segera menghubungi Anda. Salam, [nama bisnis].”

2. “Selamat datang di [nama bisnis]. Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda hari ini?”

3. “Hai 👋  Kami di [nama bisnis] sangat senang mendengar kabar dari Anda! Bagaimana kami dapat membantu Anda hari ini?”

Pesan Salam Dukungan Pelanggan

Mungkin Anda memiliki saluran dukungan pelanggan khusus atau pelanggan sering menghubungi untuk meminta bantuan. Pesan salam WhatsApp yang berorientasi pada dukungan yang baik memungkinkan pelanggan mengetahui bahwa mereka berada di tempat yang tepat untuk meminta bantuan, menawarkan sumber daya tambahan jika diperlukan, dan meyakinkan mereka akan tindak lanjut atas masalah mereka.

Berikut cara Anda dapat menekankan dukungan dalam pesan ucapan untuk WhatsApp Business:

1. “Terima kasih atas pesan Anda. Tim layanan pelanggan kami akan segera membantu Anda.”

2. “Anda telah menghubungi [nama bisnis]. Tim dukungan kami akan menghubungi Anda dalam 2 jam ke depan. ⚠️ Untuk bantuan segera, silakan hubungi [nomor telepon].
   Sementara itu, kunjungi bagian Tanya Jawab kami di [URL] untuk melihat apakah jawaban atas pertanyaan Anda sudah ada. Terima kasih."

3. “Selamat datang di [nama bisnis]! Tim pendukung super kami 🦸‍♂️🦹🏼 siap membantu Anda. Tolong jelaskan masalah Anda secara rinci sehingga kami dapat segera menunjuk agen yang tepat untuk menangani kasus tersebut 💪”

Pesan Jauh

Ada beberapa jenis pesan Away WhatsApp yang dapat Anda kirim untuk menetapkan ekspektasi mengenai waktu respons Anda. Yang paling umum adalah pesan di luar kantor atau setelah jam kerja. Kasus penggunaan lainnya termasuk jam libur dan penutupan bisnis yang tidak terduga.

Berikut ini contoh pesan ucapan WhatsApp Business untuk setiap kasus penggunaan pesan di luar kantor:

1. “Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang tidak ada. Jam operasional kami adalah [jam kerja]. Kami akan menghubungi Anda kembali pada hari kerja berikutnya. Salam, [nama bisnis].”

2. "Hai! 👋 Anda telah menghubungi [nama bisnis]. Kami tidak dapat menanggapi saat ini. Musim perayaan ini, jam operasional kami 🕦 adalah [jam operasional]. Anda dapat mengharapkan balasan dalam 24 jam ke depan. Semoga harimu menyenangkan!"

3. “Pelanggan yang terhormat, karena keadaan yang tidak terduga, [nama bisnis] tutup sementara. Kami memperkirakan operasi akan dilanjutkan kembali pada [tanggal]. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan 🙏🏼”

Sekarang, mari kita lihat tiga jenis pesan ucapan WhatsApp yang sesuai dengan kasus penggunaan atau acara tertentu. Mereka terdiri dari:

• Penangkapan prospek WhatsApp

• Salam WhatsApp dengan pembaruan bisnis

• Salam musiman WhatsApp

Pesan Penangkapan Prospek

Jika Anda sudah berencana untuk menyapa pelanggan dengan pesan selamat datang WhatsApp, Anda dapat memanfaatkan peluang ini untuk mendapatkan prospek. Ubah calon pelanggan menjadi Kontak dengan meminta rincian kontak mereka dan menambahkan mereka ke daftar pelanggan Anda.

Berikut tiga contoh salam WhatsApp yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan prospek:

1. “Hai 👋  Anda telah menghubungi [nama bisnis]. Sebelum kita mulai, bolehkah kami mengetahui nama lengkap dan alamat email Anda?”

2. "Halo! Kami telah menerima pesan Anda. Silakan bagikan nama lengkap dan alamat email Anda di bawah ini, dan seseorang dari tim kami akan segera menghubungi Anda.”

3. “Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Kami tidak dapat segera menanggapi. Jika Anda dapat meninggalkan nama dan alamat email Anda di bawah ini, kami akan menghubungi Anda dalam 24 jam ke depan.”

Pembaruan Bisnis

Pesan ucapan WhatsApp yang berisi pembaruan bisnis secara proaktif memberi tahu pelanggan tentang peristiwa atau perkembangan yang tidak biasa. Ini termasuk menangani gangguan layanan atau peringatan keterlambatan respons selama keadaan darurat atau periode puncak.

Contoh pesan selamat datang WhatsApp ini membahas kejadian bisnis yang tidak biasa di awal:

1. “Terima kasih sudah menghubungi. Kami mohon maaf jika Anda mengalami gangguan layanan pada [nama layanan bisnis] 🚨 Tim kami sedang berupaya menyelesaikannya secepat mungkin 🚧
   Untuk masalah yang tidak terkait dengan gangguan tersebut, silakan tinggalkan pesan Anda di bawah ini dan kami akan merespons dalam 24 jam ke depan.”

2. “Halo dari [nama bisnis]. Bagaimana kami dapat membantu Anda? Harap diperhatikan bahwa respons kami mungkin sedikit lebih lambat dari biasanya di masa yang belum pernah terjadi sebelumnya ini.”

3. "Halo! Pesan Anda telah diterima. Kami menerima banyak sekali pesan dan sedang berupaya sebaik mungkin untuk segera menanggapinya. Harap perkirakan keterlambatan respons hingga 2 jam. Terima kasih atas kesabaran Anda 🙏🏼 Salam, Tim [nama bisnis].”

Salam Musiman

Baik itu Natal atau Hari Cokelat Sedunia, ucapan selamat musiman WhatsApp mengakui festival yang dirayakan oleh basis pelanggan Anda yang beragam atau menegaskan hubungan bisnis Anda dengan hari libur tertentu. Ia juga dapat memberi tahu pelanggan tentang penundaan karena periode sibuk.

Dapatkan inspirasi dari contoh ucapan selamat hari raya WhatsApp di bawah ini:

1. "Selamat tahun baru! Kami harap Anda menyambut tahun 2023 dengan sukacita dan keceriaan 🥳 Bagaimana kami dapat membantu Anda hari ini?”

2. “Ha ha ha! 🎄 Saat ini kami sedang memeriksa daftar Nakal dan Baik kami dengan Santa 🧑‍🎄 Beri tahu kami apa saja yang dapat kami bantu dan kami akan segera menghubungi Anda kembali — dan tentu saja menambahkan Anda ke daftar Baik!”

3. “Selamat Hari Valentine 💕 Terima kasih telah mengirim pesan kepada [nama bisnis]. Kami sedang memilih bunga terbaik 💐 untuk karangan bunga Anda sekarang, tetapi kami akan merespons dalam satu jam ke depan.”

Sekarang setelah Anda melihat berbagai jenis salam WhatsApp, saatnya mempelajari cara mengirimnya.

Mengirim Pesan Ucapan WhatsApp

Sebelum Anda membuat salam WhatsApp, pahami beberapa panduan dasar untuk menyusun pesan salam terbaik untuk WhatsApp Business.

Praktik Terbaik untuk Salam WhatsApp

Untuk memulai, tentukan tujuan salam Anda dan pastikan teks Anda mengomunikasikannya dengan jelas dan langsung. Kemudian, sempurnakan pesan dengan tips di bawah ini untuk meningkatkan dampak pesan selamat datang Anda bagi pelanggan di WhatsApp Business.

Praktik terbaik yang dapat diterapkan saat menulis pesan ucapan WhatsApp:

• Yakinkan pelanggan bahwa mereka berada di tempat yang tepat dengan memberikan konteks seperti nama bisnis, terutama selama komunikasi yang mendesak atau penting

• Kelola ekspektasi dengan menunjukkan berapa lama pelanggan harus menunggu respons

• Sesuaikan salam WhatsApp dengan suara merek Anda dengan mencerminkan nada dan bahasa yang digunakan di platform dan materi komunikasi Anda yang lain

• Meskipun salam WhatsApp umum sudah cukup dalam kebanyakan kasus, menyesuaikannya untuk mencerminkan keadaan sebenarnya menunjukkan tingkat penanganan pelanggan yang tinggi.

• Buat pesan selamat datang WhatsApp Anda singkat dan menarik. Langsung ke intinya dengan cepat, tetapi tetap terdengar mudah didekati.

Dengan mengingat hal ini, mari kita bahas bagian akhir teka-teki salam WhatsApp.

Cara Mengirim Pesan Ucapan WhatsApp di Aplikasi WhatsApp Business

Jika Anda menggunakan Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengatur pesan salam dan pesan di luar aplikasi itu sendiri. Catatan: Pada pesan tidak terkirim, Anda perlu mengatur pesan terjadwal di WhatsApp. Anda dapat mempelajari cara melakukannya di sini.

WhatsApp memperlakukan pesan salam dan pesan di luar jam kerja sebagai fitur terpisah untuk memudahkan peralihan di antara keduanya pada Aplikasi Bisnis. Namun, pengguna WhatsApp API yang mengintegrasikan akun mereka dengan WhatsApp CRM seperti respond.io memiliki lebih banyak fleksibilitas.

Cara Mengirim Pesan Ucapan WhatsApp di Respond.io

Untuk memulai, Anda perlu memiliki akun WhatsApp API dan akun respond.io. Membuat pesan ucapan selamat untuk WhatsApp Business mudah dilakukan di respond.io dengan otomatisasi canggih yang diaktifkan oleh Workflows.

Tetapkan pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka dan gunakan Langkah Kirim Pesan . Di laci konfigurasi, atur Saluran ke WhatsApp, lalu isi teks yang akan membentuk salam WhatsApp Anda.

Kustomisasi lebih lanjut dapat diterapkan untuk Alur Kerja yang lebih canggih. Misalnya, Anda dapat menggunakan Tanggal & Langkah Waktu untuk menentukan jam kerja dan mengirim pesan selamat datang atau pesan di luar WhatsApp sesuai dengan itu.

Anda juga dapat menambahkan Langkah Ajukan Pertanyaan untuk memperoleh detail pelanggan dan menangkap prospek. Ini dapat disimpan sebagai Variabel atau diteruskan ke perangkat lunak apa pun menggunakan Permintaan HTTP. Atau, gunakan Ajukan Pertanyaan untuk menentukan tujuan percakapan mereka dan mengarahkan mereka ke tim yang tepat.

Sama seperti Alur Kerja, pesan selamat datang untuk pelanggan di WhatsApp Business dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis unik Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan kontak ini ke dalam segmen untuk mengirim pesan siaran WhatsApp atau pesan massal WhatsApp untuk tujuan pemasaran dan pemasaran ulang.

Tetaplah setia pada suara dan nilai merek Anda dalam salam WhatsApp Anda untuk menarik pelanggan ke dalam pengalaman merek yang autentik dan mendalam.

Bacaan Lebih Lanjut

Jika Anda senang membaca tentang pesan ucapan WhatsApp, temukan berbagai cara Anda dapat menggunakan WhatsApp untuk bisnis dengan artikel di bawah ini:

• Panduan Praktis Iklan WhatsApp

• Pesan Promosi WhatsApp: Apa yang Perlu Anda Ketahui

• Centang Hijau WhatsApp: Panduan untuk Memverifikasi WhatsApp Business Anda