Balasan Otomatis WeChat: Cara Mengatur Balasan Otomatis di WeChat [Juli 2023]

Ingin tahu cara mengaktifkan balasan otomatis WeChat? Kami memiliki semua rinciannya di sini. Kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WeChat, mengapa Anda membutuhkannya, dan berbagai cara untuk mengatur balasan otomatis di WeChat.

Apa itu Balasan Otomatis WeChat?

Balasan otomatis WeChat memungkinkan Anda mengirim respons otomatis saat pelanggan mengirim pesan kepada Anda di WeChat. Dengan fitur ini, Anda dapat melayani pelanggan sepanjang waktu meskipun Anda sedang tidak tersedia saat ini.

Ada dua jenis pesan balasan otomatis yang umum:

• Pesan ucapan: Pesan otomatis yang dikirim ke pelanggan Anda saat mereka pertama kali mengirim pesan kepada Anda

• Pesan tidak hadir: Respons otomatis yang dikirimkan kepada pelanggan saat Anda tidak dapat langsung menanggapi mereka

Kami akan berbagi keuntungan menggunakan balasan otomatis untuk bisnis Anda selanjutnya.

Mengapa Menggunakan Balasan Otomatis WeChat

Saat Anda menggunakan aplikasi pesan instan seperti WeChat untuk berkomunikasi dengan pelanggan, mereka mengharapkan balasan segera. Namun, sebagian besar bisnis tidak beroperasi 24/7 karena kurangnya tenaga kerja dan terbatasnya jam operasional.

Untuk memperbaikinya, Akun Resmi WeChat telah meluncurkan fitur respons otomatis untuk membantu bisnis mengelola harapan pelanggan mereka. Bisnis sekarang dapat memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dengan menyertakan jam operasional dan perkiraan waktu respons.

Pelanggan menghubungi Anda untuk pertama kalinya? Sapa mereka dengan pesan selamat datang otomatis untuk memberikan kesan pertama yang positif dengan memberikan balasan yang tepat waktu dan ramah.

Maksimalkan pesan sambutan Anda dengan menyertakan  survei sebelum chat tepat setelah pesan. Membantu mengumpulkan informasi pelanggan dan detail pertanyaan untuk memberikan agen beberapa konteks tentang pertanyaan pelanggan sebelum menjawabnya.

Sekarang setelah Anda memahami apa itu balasan otomatis, mari kita lihat cara mengatur balasan otomatis WeChat.

Cara Mengatur Balasan Otomatis di WeChat

Ada beberapa metode yang dapat digunakan bisnis untuk mengatur pesan balasan otomatis kepada pelanggan yang mengirimi mereka pesan di WeChat.

WeChat memungkinkan Anda mengirim pesan teks, gambar, video, dan pesan suara melalui fitur balasan otomatis di Akun Resmi WeChat. Artinya, Anda dapat menggunakan format pesan lain seperti gambar atau video untuk menyambut pelanggan ke bisnis Anda.

Ada tiga jenis balasan otomatis yang dapat Anda gunakan di Akun Resmi WeChat, dan Anda dapat menggunakannya untuk mengirim empat jenis format pesan.

• Balasan Otomatis Kata Kunci: Memungkinkan Anda menambahkan kata kunci yang terkait dengan pesan balasan otomatis. Setiap kali pelanggan mengirim pesan yang berisi kata kunci, pesan balasan otomatis akan dipicu dan dikirim kepada pelanggan.

• Pesan Diterima Balasan Otomatis: Pesan otomatis yang diterima oleh pelanggan saat mereka menghubungi Anda. Namun, jika mereka mengirim pesan berisi kata kunci tertentu yang telah Anda tentukan dalam Balasan Otomatis Kata Kunci, mereka akan menerima pesan Balasan Otomatis Kata Kunci sebagai gantinya.

• Pesan yang Diikuti: Pesan otomatis yang akan diterima oleh pelanggan setelah mereka berlangganan akun Anda.

Mari kita lihat berbagai metode untuk mengatur balasan otomatis di Akun Resmi WeChat.

Langkah-langkah untuk menyiapkan Balasan Otomatis Pesan Diterima dan Pesan Diikuti sedikit berbeda dari sebelumnya.

Pada halaman beranda Akun Resmi WeChat, klik Balasan Otomatis di panel kiri. Lalu, klik Balasan Otomatis Kata Kunci. Nyalakan tombol untuk mengaktifkan Balasan Otomatis Anda. Lalu, klik Tambahkan Balasan untuk membuat pesan respons otomatis.

Klik Tambahkan Aturan dan tambahkan rincian yang diperlukan seperti Nama Aturan, Kata Kunci, Pesan Balasan Otomatis dan Konten Balasan. Aturan adalah pemicu yang mengirimkan balasan otomatis kepada pelanggan berdasarkan kata kunci. Anda dapat membuat hingga 200 aturan; setiap aturan memiliki maksimal 10 kata kunci, sementara setiap kata kunci harus terdiri dari 30 karakter atau kurang.

Pada menu tarik-turun kata kunci, Anda dapat memilih Pencocokan Sebagian atau Pencocokan Penuh. Untuk Pencocokan Penuh, pelanggan harus membalas dengan kata kunci yang tepat untuk memicu pesan. Misalnya, jika kata kuncinya adalah Menu, pelanggan harus membalas Menu untuk memicu pesan balasan otomatis.

Jika Anda memilih Pencocokan Sebagian dan kata kunci yang Anda tetapkan adalah 123, balasan otomatis akan dipicu selama 123 ada dalam balasan. Namun, jika pelanggan hanya membalas dengan 12, balasan otomatis tidak akan dipicu dan pesan tidak akan terkirim.

Anda dapat mengatur hingga lima pesan balasan otomatis dalam satu aturan, dan ada lima jenis pesan yang dapat Anda atur: artikel, teks, audio, gambar, dan video. Di bawah Metode Balasan, ada dua opsi untuk dipilih: Kirim Semua Konten dan Pilih 1 Secara Acak.

Jika Anda memilih Kirim Semua Konten, semua pesan balasan otomatis akan dikirim. Jika Anda memilih Pilih Secara Acak 1, WeChat akan memilih pesan secara acak dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Ini hanya berfungsi apabila Anda memiliki beberapa variasi konten pesan yang sama.

Terakhir, klik Simpan. Sekarang, setiap kali pelanggan mengirim pesan yang berisi kata kunci, mereka akan segera menerima pesan Balasan Otomatis Kata Kunci.

Cara Mengatur Balasan Otomatis Pesan Diterima dan Pesan Diikuti di Akun Resmi WeChat.

Langkah-langkah untuk menyiapkan Balasan Otomatis Pesan Diterima dan Pesan Ditindaklanjuti sedikit berbeda dari sebelumnya. Lihat langkah-langkah di bawah ini untuk mengaturnya.

Pada beranda Akun Resmi WeChat Anda, klik Balasan Otomatis di panel kiri di bawah Fungsi. Kemudian, pilih Pesan Diterima Balasan Otomatis atau Pesan Ditindaklanjuti.

Berikutnya, buat pesan balasan otomatis Anda. Anda dapat memilih untuk mengirim pesan teks, berkas gambar, pesan audio atau video. Terakhir, klik simpan. Untuk Pesan yang Diikuti, pesan akan dikirim saat pelanggan mengikuti Anda di WeChat.

Untuk Pesan Diterima Balasan Otomatis, setiap kali pelanggan mengirim pesan, balasan otomatis yang telah Anda atur akan otomatis terkirim kecuali pesan tersebut mengandung kata kunci spesifik yang telah Anda atur dalam Balasan Otomatis Kata Kunci Anda. Jika demikian halnya, maka pesan Balasan Otomatis Kata Kunci akan diutamakan.

Selanjutnya, kami akan menunjukkan cara mengatur metode balasan otomatis WeChat lainnya, menggunakan respond.io.

Cara Mengatur Balasan Otomatis WeChat di Respond.io.

Meskipun fitur balasan otomatis pada Akun Resmi WeChat memungkinkan Anda mengotomatiskan balasan tertentu, balasan tersebut terbatas pada pengiriman pesan ucapan dan balasan otomatis yang dipicu oleh kata kunci.

Jika Anda menginginkan otomatisasi yang lebih canggih, Anda memerlukan platform pengiriman pesan seperti respond.io. Selain mengotomatiskan pesan, Anda dapat menyesuaikan respons berdasarkan siapa saja Kontaknya atau di mana mereka berada dalam siklus hidup pelanggan, menggunakan permintaan HTTP untuk bertukar informasi kontak dengan CRM Anda dan mengarahkan pelanggan ke tim yang tepat dengan Alur Kerja.

Setelah Anda menghubungkan Akun WeChat Resmi Anda ke respond.io, ikuti petunjuk di bawah ini untuk menyiapkan pesan balasan otomatis untuk bisnis Anda.

1. Klik Alur Kerja pada menu navigasi samping dan klik Tambahkan Alur Kerja.

2. Atur Pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka.

3. Tambahkan Tanggal & Waktu Langkah untuk mengatur jam kerja Anda.

Pesan yang dikirim selama jam kerja akan masuk ke Cabang Sukses, sedangkan pesan yang dikirim setelah jam kerja akan masuk ke Cabang Gagal.

4. Klik pada tombol + di bawah Cabang Sukses dan Gagal untuk menambahkan Langkah Kirim Pesan . Pastikan Anda memilih WeChat sebagai saluran Anda.

5. Draf salam dan pesan saat tidak ada di kolom teks.

6. Tambahkan Ajukan Pertanyaan Langkah di bawah pesan tidak hadir Anda untuk meminta informasi pelanggan sehingga Anda dapat menghubungi mereka saat Anda kembali online.

Respons dapat disimpan sebagai Variabel, Bidang Kontak atau Tag yang dapat digunakan di bagian lain dari Workflow. Setelah selesai, simpan dan terbitkan.

Dan begitulah cara Anda mengatur balasan otomatis WeChat untuk bisnis Anda. Di bagian berikutnya, kita akan membahas daftar contoh pesan balasan otomatis yang dapat digunakan bisnis untuk berbagai skenario.

Contoh Pesan Balasan Otomatis WeChat

Ada beberapa skenario di mana bisnis dapat menggunakan balasan otomatis WeChat:

• Pesan selamat datang umum

• Pesan Jauh

• Pesan ucapan selamat hari raya

• Pesan pembaruan bisnis

• Pesan penangkapan prospek

Balasan otomatis ini meyakinkan pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima dan Anda akan menanggapinya sesegera mungkin. Kami telah menyusun daftar contoh pesan balasan otomatis WeChat siap pakai untuk bisnis Anda.

Selamat Datang Umum

Bisnis harus membuat kesan pertama yang kuat karena membantu mengembangkan hubungan yang bermakna dengan calon pelanggan. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah melalui pesan selamat datang. Berikut ini beberapa templat pesan selamat datang untuk membantu Anda menyusun pesan balasan otomatis WeChat secara efektif.

1. “Selamat datang di [nama bisnis]. Kami senang mendengar kabar Anda! Bagaimana kami dapat membantu Anda hari ini?”

2. "Halo! Terima kasih atas pesan Anda! “Tetap tenang dan perwakilan kami akan menghubungi Anda dalam waktu 24 jam.”

3. Hai! Terima kasih telah memilih [nama bisnis]. Lihat layanan kami di sini: [link].”

Pesan Jauh

Pesan di luar jam kerja sangat bagus karena merupakan cara yang nyaman untuk membalas pesan pelanggan setelah jam kerja. Berikut adalah daftar pesan jauh yang dapat digunakan bisnis untuk memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.

1. “Terima kasih telah menghubungi kami. Sayangnya, jam operasional kami adalah dari [waktu] hingga [waktu]. Kami akan segera menghubungi Anda kembali!

2. "Hai! Kami telah menerima pesan Anda, tetapi ini di luar jam kerja kami. Kami akan menghubungi Anda kembali dalam waktu 24 jam.

3. "Halo! Saat ini kami tutup karena libur panjang, tetapi kami akan menghubungi Anda kembali pada [tanggal]."

Salam Liburan

Apakah Anda menutup bisnis Anda untuk musim liburan? Maka penting untuk mengatur pesan balasan otomatis untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda akan tidak ada. Berikut adalah daftar pesan ucapan selamat hari raya yang dapat digunakan sebagai balasan otomatis WeChat.

1. "Selamat Tahun Baru!" Terima kasih atas pesan Anda, tetapi kami tidak akan berada di tempat dari [tanggal] hingga [tanggal]. Tim kami akan menghubungi Anda kembali saat kami kembali pada [tanggal].

2. "Selamat Natal!" Kami telah menerima pesan Anda, tetapi saat ini kami sibuk. Yakinlah bahwa kami akan menghubungi Anda kembali dalam waktu [jam].

3. "Selamat Hari Ibu!" Untuk merayakan acara khusus ini, kami menawarkan diskon 10% untuk item tertentu [link].

Pembaruan Bisnis

Balasan otomatis WeChat juga dapat digunakan untuk memberi tahu pelanggan tentang gangguan layanan atau respons tertunda selama periode puncak. Lihat di bawah untuk beberapa contoh yang dapat digunakan bisnis Anda.

1. "Salam dari [nama bisnis]. Maaf atas gangguan layanan, tim kami sedang bekerja keras untuk menyelesaikannya sesegera mungkin. Sementara itu, mohon beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu Anda.”

2. "Halo! Kami sedang menerima banyak sekali pesan saat ini, harap diperhatikan bahwa respons kami akan lebih lambat dari biasanya. Terima kasih atas kesabaran Anda.”

3. "Hai. Kami mohon maaf atas gangguan layanan dan kami sedang bekerja untuk memperbaiki masalah tersebut. Silakan periksa halaman status kami untuk mendapatkan pembaruan terkini mengenai masalah ini [link]. Salam, [nama bisnis].”

Pengumpulan Prospek

Ingin mengubah calon pelanggan menjadi Kontak? Tingkatkan pesan balasan otomatis dengan meminta rincian kontak mereka. Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda gunakan.

1. “Maaf, kami tidak berada di kantor mulai [tanggal] hingga [tanggal]. Silakan tinggalkan nama dan alamat email Anda, dan tim kami akan segera menghubungi Anda saat kami kembali.”

2. “Halo, terima kasih sudah menulis. Bisakah kami mengetahui nama Anda sebelum kita mulai?”

3. “Halo dari [nama bisnis]. Silakan bagikan nama dan alamat email Anda dan perwakilan kami akan segera menghubungi Anda.”

Itu semua yang perlu Anda ketahui tentang penggunaan balasan otomatis WeChat untuk komunikasi bisnis Anda. Tertarik untuk memulai? Hubungkan akun WeChat Anda ke respond.io  hari ini.

Bacaan Lanjutan

Apakah Anda menganggap artikel ini bermanfaat? Jika demikian, berikut beberapa artikel lain di WeChat yang mungkin menarik minat Anda.

• Cara Mengintegrasikan WeChat dengan CRM

• Berikut Panduan untuk Menambahkan WeChat WebChat di Situs Web Anda

• 6 Cara Perusahaan Menggunakan WeChat untuk Bisnis