Manajemen Spam: Bersihkan Kekacauan di Kotak Masuk Anda [Agustus 2023]

Apakah pesan spam membuang-buang waktu agen Anda dan mengalihkan mereka dari pelanggan Anda? Manajemen spam dapat membantu Anda membersihkan kekacauan sehingga Anda dapat fokus pada pelanggan Anda. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu spam, bagaimana spam memengaruhi bisnis, dan strategi untuk mengelola spam melalui pesan instan.

Apa itu Spam?

Spam mengacu pada pesan yang tidak diinginkan yang dikirim melalui berbagai saluran komunikasi. Ini adalah gangguan umum dan dapat ditemukan dalam berbagai bentuk di beberapa platform, termasuk pesan instan seperti WhatsApp, Viber dan Telegram, email, media sosial, blog, dan forum.

Pesan-pesan ini berisi semua jenis konten. Mereka dapat datang dalam bentuk promosi produk, layanan, atau penipuan. Meskipun spam menjengkelkan, ia juga menimbulkan masalah serius bagi bisnis yang menerimanya. Jadi, apa yang terjadi ketika bisnis tidak menerapkan strategi manajemen spam?

Apa Dampak Spam pada Bisnis?

Spam memengaruhi semua orang. Faktanya, sekitar setengah dari lalu lintas email adalah spam. Banyaknya pesan saja sudah mengkhawatirkan, tetapi kurangnya manajemen spam akan menimbulkan efek lain terhadap bisnis.

Hal ini dapat menghambat produktivitas, mengakibatkan hilangnya peluang, mengganggu operasi dan membahayakan keamanan data. Mari kita telaah isu ini lebih rinci.

Spam Melalui Pesan Instan: Hilangnya Produktivitas

Salah satu masalah utama dengan pesan spam adalah mereka membuang-buang waktu dan sumber daya yang berharga. Agen harus memilah pesan yang tidak diinginkan untuk mengidentifikasi dan menangani pesan yang sah. Ini memakan waktu dan mengalihkan fokus mereka dari kebutuhan pelanggan.

Selain itu, agen mungkin juga harus mengalokasikan waktu ekstra untuk melaporkan pesan spam ke tim TI atau keamanan mereka. Meskipun pelaporan spam penting untuk meningkatkan sistem penyaringan, hal itu menambah beban kerja dan selanjutnya mengurangi produktivitas keseluruhan.

Spam Melalui Pesan Instan: Kerugian Finansial

Pesan spam dapat menyebabkan pesan sah dari klien, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya mudah hilang atau terabaikan. Hal ini dapat menimbulkan risiko tinggi hilangnya peluang bisnis atau informasi penting tidak ditangani dengan segera, yang berpotensi mengakibatkan hilangnya penjualan, keterlambatan proyek, atau tenggat waktu yang terlewati.

Misalnya, pertanyaan dari klien potensial'atau proposal yang sensitif terhadap waktu dari mitra mungkin secara keliru dikategorikan sebagai spam, yang menyebabkan bisnis kehilangan kesepakatan potensial.

Selain itu, spam dapat berdampak buruk pada keterlibatan dan retensi pelanggan. Jika pesan sah dari pelanggan hilang atau terabaikan, mungkin ada respons yang tertunda atau bahkan tidak ada respons sama sekali. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian dalam potensi bisnis.

Spam Melalui Pesan Instan: Kerugian Operasional

Bisnis berisiko mengalami perlambatan operasional jika menerima terlalu banyak spam. Pesan dengan lampiran atau gambar yang besar dapat menghabiskan bandwidth dalam jumlah yang signifikan. Karena volume pesan masuk meningkat, hal itu membebani jaringan, mengurangi bandwidth yang tersedia untuk komunikasi bisnis yang sah.

Selain itu, volume besar spam yang memenuhi penyimpanan server dapat mengurangi ruang penyimpanan yang tersedia untuk pesan pelanggan, sehingga memerlukan investasi tambahan dalam infrastruktur penyimpanan.

Spam Melalui Pesan Instan: Pelanggaran Keamanan

Pesan spam yang berisi tautan berbahaya dapat menimbulkan risiko keamanan yang signifikan bagi bisnis. Tautan ini dapat menyebabkan berbagai pelanggaran keamanan. Dua contoh umum adalah phishing dan distribusi perangkat lunak berbahaya.

Phishing adalah teknik yang dilakukan pengirim spam dengan mengirimkan pesan palsu yang seolah-olah berasal dari sumber terpercaya, misalnya perusahaan ternama. Jika karyawan tertipu oleh upaya phishing ini dan tanpa sadar membagikan informasi sensitif, hal ini dapat menyebabkan pelanggaran data dan akses tidak sah ke sistem penting.

Spam juga dapat menyertakan tautan yang mengarah ke pengunduhan file berbahaya, seperti virus, spyware, ransomware, atau Trojan. Setelah terinstal di komputer, mereka dapat menimbulkan malapetaka dengan mencuri data sensitif, mengganggu operasi, atau meminta pembayaran tebusan.

Jelas, menangani spam sangatlah penting. Ini menghemat waktu agen Anda yang berharga dengan mengurangi kebutuhan untuk berinteraksi dengan pesan spam. Hal ini memungkinkan mereka meningkatkan tingkat respons keseluruhan karena mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pertanyaan yang sah. Pelajari cara menerapkan strategi manajemen spam di bagian berikutnya.

Mengelola Spam: 5 Strategi untuk Mencegah Pesan yang Tidak Diinginkan

Strategi manajemen spam yang baik membantu agen mengidentifikasi dan menangani spam, mengurangi dampaknya pada alur kerja mereka. Namun untuk mengimplementasikannya, Anda memerlukan alat yang tepat untuk membantu Anda, seperti respond.io.

Respond.io adalah perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan yang dirancang untuk menangani percakapan pelanggan dalam jumlah besar. Menggabungkan saluran komunikasi seperti email, WhatsApp dan lainnya ke dalam satu kotak masuk omnichannel.

Ini membantu agen Anda menangani spam di semua saluran di satu tempat. Sekarang, mari kita lihat strategi pengelolaan spam terbaik dengan respond.io.

Manajemen Spam: Tandai Spam Secara Manual

Jika seorang spammer mengirimi Anda pesan untuk pertama kalinya, Anda dapat menandainya secara manual di hanya dengan beberapa klik di respond.io. Menyiapkan ini mudah dengan templat Tandai Kontak sebagai Spam di modul otomatisasi Alur Kerja.

Berikut panduan untuk membuat pintasan penandaan spam ini.

1. Pilih modul Alur Kerja .

2. Klik pada + Tambahkan Alur Kerja.

3. Pilih Template Tandai Kontak sebagai Spam.

4. Klik Gunakan Template.

5. Pilih Publikasikan.

Selesai. Setelah Anda menandai kontak sebagai spam, percakapan akan ditutup.

Manajemen Spam: Filter Spam Secara Otomatis

Anda tidak selalu harus menandai kontak spam yang kembali secara manual. Setelah kontak diidentifikasi sebagai spammer, Anda dapat menyertakan filter spam dalam otomatisasi obrolan Alur Kerja apa pun, sehingga agen dapat meluangkan waktu untuk berinteraksi dengan pelanggan sebenarnya.

Anda dapat mengatur filter spam otomatis dengan menambahkan langkah cabang ke Alur Kerja percakapan masuk yang ada atau baru.

Manajemen Spam: Edukasi Agen tentang Taktik Spam

Bantu agen tetap mendapat informasi tentang taktik spam umum untuk mengenali dan menghindari potensi pesan spam. Dengan memberikan agen pengetahuan dan kesadaran yang diperlukan, bisnis dapat meminimalkan risiko menjadi korban ancaman keamanan terkait spam.

Beberapa contoh pesan spam atau mencurigakan antara lain kesalahan ejaan dan tata bahasa, janji peluang yang tidak realistis, dan lampiran yang tidak diminta.

Manajemen Spam: Hindari Mengklik Tautan yang Mencurigakan

Baik melalui email, pesan instan, atau saluran komunikasi lainnya, agen perlu berhati-hati dalam mengeklik tautan dari pengirim yang tidak dikenal atau mencurigakan. Ini untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga integritas perangkat dan jaringan Anda. Tautan ini dapat mengarah ke situs web atau unduhan yang membahayakan keamanan.

Selalu waspada dan verifikasi keabsahan tautan sebelum berinteraksi dengannya. Agen harus berhati-hati dan proaktif dalam memberi tahu pimpinan tim atau otoritas terkait tentang pesan yang mencurigakan.

Manajemen Spam: Laporkan Spam untuk Penyelidikan Lebih Lanjut

Melaporkan spam untuk penyelidikan lebih lanjut sangat penting untuk mendeteksi dan menangani sejumlah besar percakapan spam secara efektif. Agen harus didorong untuk melaporkan spam dengan menandai pesan spam dan memberikan ringkasan percakapan dengan Catatan Penutup, sehingga manajer dapat dengan mudah mengidentifikasi dan melacak masalah terkait spam.

Mereka memberikan wawasan berharga mengenai sifat pesan dan pola spam yang mungkin lolos penyaringan awal. Informasi ini dapat digunakan untuk melakukan investigasi lebih lanjut guna memahami taktik yang digunakan oleh pelaku spam.

Dengan pengetahuan dan alat untuk mengelola spam yang Anda miliki, Anda dapat membantu mengosongkan waktu agen Anda untuk membantu pelanggan, menghindari kerugian, dan mencegah potensi pelanggaran keamanan. Siap untuk meningkatkan cara Anda menangani percakapan dengan pelanggan? Daftar untuk uji coba respond.io gratis hari ini.

Bacaan Lebih Lanjut.

Jika Anda menikmati membaca artikel ini, lihat blog kami tentang mengelola percakapan pelanggan di bawah ini:

• Perutean Obrolan: Cara Membangun Rute Obrolan ke Tim yang Tepat

• Manajemen Eskalasi: Panduan untuk Eskalasi Pelanggan

• Dukungan Percakapan: Bagaimana Meningkatkan Pengalaman Pelanggan