Ajukan Pertanyaan: Panduan Praktis [Juli 2023]

Ingin menggunakan bot pertanyaan untuk mengumpulkan informasi pelanggan? Ajukan pertanyaan kepada mereka dengan Alur Kerja! Dalam artikel ini, kami akan membahas cara mengajukan pertanyaan terbuka atau spesifik kepada pelanggan. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur penangkapan data otomatis dengan menyimpan respons sebagai Bidang Kontak atau Variabel. Ditambah lagi, Anda akan mempelajari cara menggunakan Cabang Validasi dan Batas Waktu untuk menangani respons tidak valid dari pelanggan.

Ajukan Pertanyaan: Pengenalan Bot Pertanyaan

Ajukan Pertanyaan adalah Alur Kerja Langkah yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi dari pelanggan menggunakan bot pertanyaan.  Berdasarkan informasi yang dikumpulkan, Anda dapat mengarahkan Kontak ke seseorang yang dapat memecahkan masalahnya hingga Cabang.

Untuk mengelola ekspektasi pelanggan, Anda harus membuatnya jelas bahwa mereka sedang mengobrol dengan bot pertanyaan. Cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan menambahkan emoji robot di awal setiap pertanyaan.

Cara Mengajukan Pertanyaan kepada Pelanggan

Dalam Alur Kerja, Anda dapat mengajukan pertanyaan terbuka atau pertanyaan spesifik yang mengharuskan pelanggan memasukkan jawaban mereka dalam format tertentu. Jenis pertanyaan spesifik meliputi Nomor Telepon, Email, Situs Web, dan Pertanyaan Pilihan Ganda.

Ajukan Pertanyaan Terbuka kepada Pelanggan

Pertanyaan Terbuka memungkinkan respons yang lebih panjang dan oleh karena itu berguna untuk mengumpulkan data kualitatif dan memahami masalah pelanggan. Mereka memberikan wawasan terperinci mengenai masalah bisnis yang dihadapi pelanggan, memberdayakan bisnis untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.

Kami merekomendasikan menyimpan jawaban untuk pertanyaan terbuka sebagai Variabel. Selanjutnya, Variabel dapat ditambahkan ke Komentar internal untuk Manajer, ditambahkan ke Google Sheet untuk analisis atau dikirim ke CRM eksternal melalui Permintaan HTTP.

Ingat, jika pelanggan membalas pertanyaan dengan beberapa pesan, hanya respons pertama yang akan dicatat oleh bot pertanyaan. Untuk memastikan seluruh jawaban terekam, dorong pelanggan untuk membatasi jawaban mereka menjadi satu kalimat.

Bot Pertanyaan Nomor Telepon: Meminta Nomor Telepon

Pertanyaan Nomor Telepon dirancang untuk mengumpulkan nomor telepon dari pelanggan. Nomor telepon yang dapat diterima akan berisi kode negara dan area.

Anda harus menyimpan nomor telepon yang diterima di kolom Nomor Telepon. Jika Anda memiliki saluran yang mendukung nomor telepon seperti WhatsApp atau SMS yang terhubung ke platform, Anda dapat segera menghubungi pelanggan dengan mengirimkan pesan pertama dari tab Saluran .

Bot Pertanyaan Email: Meminta Alamat Email

Pertanyaan Email sangat cocok untuk mengumpulkan alamat email pelanggan. Bot Pertanyaan Email hanya menerima alamat email yang valid. Contoh alamat email yang valid adalah [email protected].

Setelah Anda mendapatkan email pelanggan, kirimkan Permintaan HTTP untuk menghubungi CRM Anda dan mengambil sisa profil kontak. Jika Anda telah menghubungkan akun email Anda ke platform, Anda akan dapat menghubungi pelanggan melalui email dari tab Saluran.

Bot Pertanyaan Situs Web: Minta Situs Web

Dalam penjualan, situs web merupakan sumber yang berguna untuk mengkualifikasi prospek. Bot Pertanyaan Situs Web berguna untuk meminta situs web pelanggan. Pelanggan diharuskan menyediakan URL yang valid, dengan atau tanpa awalan http:// .

Untuk menyimpan situs web yang disediakan untuk referensi di masa mendatang, Anda perlu membuat Kolom Kontak khusus. Untuk tujuan kualifikasi prospek, gunakan Permintaan HTTP untuk memanggil layanan pengayaan data seperti Clearbit.

Tanyakan Pelanggan Pertanyaan Pilihan Ganda

Pertanyaan Pilihan Ganda merupakan cara praktis untuk membatasi jawaban pada daftar pilihan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam Pertanyaan Pilihan Ganda, pelanggan diharuskan menjawab dengan salah satu pilihan.

Anda dapat membuat hingga 10 pilihan dalam Pertanyaan Pilihan Ganda. Setiap opsi dibatasi hingga 20 karakter, yang merupakan panjang maksimum yang diizinkan di Saluran seperti Facebook Messenger.

Apa yang dilakukan selanjutnya setelah pelanggan merespons? Tergantung pada tujuan bot Pertanyaan Pilihan Ganda Anda. Jika pertanyaan Anda membantu melengkapi Profil Kontak, simpan respons di Kolom Kontak. Jika Anda ingin memahami minat pelanggan dengan pertanyaan Anda, simpan jawaban sebagai Tag dan gunakan untuk mengirim siaran yang ditargetkan.

Ingin mengajukan pertanyaan lebih lanjut atau mengarahkan pelanggan ke agen yang tepat berdasarkan respons mereka? Cukup simpan opsi yang dipilih sebagai Variabel. Sekarang setelah Anda tahu cara menggunakan bot pertanyaan, mari bahas cara menangani respons yang tidak valid atau hilang.

Menangani Respons yang Tidak Valid atau Hilang

Dalam situasi nyata, Kontak mungkin tidak memberikan respons yang Anda cari. Beberapa di antaranya mungkin tidak merespons sama sekali. Ada dua cara untuk menangani respons yang tidak valid atau hilang - gunakan cabang Validasi atau cabang Batas Waktu.

Gunakan Cabang Validasi

Cabang Validasi membantu Anda membantu Kontak yang memberikan respons tidak valid. Ketika pelanggan memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan jenis respons yang diperlukan, mereka akan diarahkan ke cabang.

Di Cabang Validasi, Anda dapat memberi tahu Kontak cara mengoreksi jawaban mereka dan mengajukan pertanyaan lagi. Jika Anda ingin menghasilkan penjualan atau mendukung pelanggan bernilai tinggi, tetapkan Kontak yang memberikan respons tidak valid ke agen langsung. Namun, jika Anda memandang dukungan pelanggan sebagai pusat biaya, cukup tutup Percakapan dengan Kontak.

Gunakan Cabang Batas Waktu

Cabang Timeout ideal untuk menangani pelanggan yang tidak menanggapi pertanyaan Anda. Kontak akan masuk ke cabang jika tidak ada respons yang diterima dalam jangka waktu yang ditentukan.

Jika dukungan pelanggan merupakan keunggulan kompetitif perusahaan Anda, dorong Kontak Anda untuk merespons dengan cepat, katakanlah, dalam waktu 5 menit. Lalu, ajukan pertanyaan itu lagi. Perusahaan yang memperlakukan dukungan pelanggan sebagai pusat biaya harus menutup Percakapan dengan seseorang yang gagal merespons.

Dan itu semua yang perlu Anda ketahui tentang Langkah Ajukan Pertanyaan. Alur Kerja Respond.io membantu Anda meminta data pelanggan dengan mudah dengan bot pertanyaan. Anda kemudian dapat menyimpan respons melalui penangkapan data otomatis dan menggunakannya untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Bacaan Lebih Lanjut

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Alur Kerja, baca artikel berikut:

• Penugasan Otomatis dengan respond.io

• Pengalihan Kontak dengan respond.io

• Cara Mengirim Pesan Absen untuk Bisnis