Template Respons Layanan Pelanggan: Panduan Praktis

Templat respons layanan pelanggan dapat membantu menyederhanakan operasi layanan pelanggan dengan menyediakan respons standar. Templat layanan pelanggan ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan dan skenario, termasuk menyambut pelanggan, menanggapi pertanyaan, menutup percakapan, meminta ulasan, dan banyak lagi. Baca terus untuk mengetahui bagaimana templat untuk layanan pelanggan dapat meningkatkan cara bisnis Anda berkomunikasi dengan pelanggan.

Apa itu Template Respons Layanan Pelanggan?

Templat respons layanan pelanggan adalah pesan tertulis sebelumnya yang dapat digunakan untuk menanggapi pertanyaan umum pelanggan dengan cepat dan efisien.

Mengetik jawaban yang sama berulang kali membuang-buang waktu, sementara menyalin dan menempel bisa membosankan karena Anda memerlukan banyak jendela atau referensi yang terbuka, yang bahkan lebih merepotkan di ponsel.

Templat memungkinkan agen menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyapa pelanggan dan menanggapi pertanyaan umum atau FAQ. Mereka kemudian dapat menggunakan waktu yang dihemat untuk menangani masalah yang lebih sulit atau menangani banyak pelanggan secara bersamaan.

gambar yang menunjukkan manfaat template respons layanan pelanggan - menghemat waktu, informasi yang konsisten dan suara merek serta serbaguna

Templat respons layanan pelanggan memastikan informasi dan suara merek yang konsisten karena pesan dapat diperiksa sebelumnya. Hal ini memberikan pelanggan pengalaman yang seragam dengan bisnis Anda, terlepas dari agen mana yang ditugaskan kepada mereka atau platform yang mereka gunakan untuk menghubungi Anda.

Bergantung pada tujuannya, templat layanan pelanggan dapat digunakan dalam berbagai cara. Misalnya, kirimkan pesan selamat datang kepada pelanggan yang menghubungi bisnis Anda melalui iklan dan gunakan pesan di luar jam operasional untuk memberi tahu pelanggan saat agen tidak tersedia.

Anda juga dapat menggunakan templat untuk menutup percakapan, meminta ulasan, memberikan FAQ, dan banyak lagi. Sekarang setelah Anda mengetahui templat layanan pelanggan apa saja yang dapat digunakan, aplikasi perpesanan mana yang paling baik untuk mengirimkannya?

Aplikasi Perpesanan Terbaik untuk Mengirim Template Respons Layanan Pelanggan

Meskipun ada banyak layanan pesan instan yang tersedia di seluruh dunia, cukup mudah untuk memilih salah satu yang terbaik untuk digunakan bisnis Anda. Pilihan Anda dipersempit ke saluran yang populer di antara target demografi Anda dan tempat bisnis Anda beroperasi.

Baik itu WhatsApp atau Facebook Messenger, aplikasi perpesanan terbaik untuk mengirim templat layanan pelanggan adalah yang paling banyak digunakan pelanggan Anda. Sasarannya adalah berkomunikasi dengan pelanggan Anda, dan Anda tidak akan dapat melakukannya kecuali Anda berada di saluran yang sama.

Jika pelanggan Anda menggunakan banyak aplikasi berbeda untuk berkomunikasi, pertimbangkan untuk mengirimkan templat dari perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan yang mendukung beberapa saluran, seperti respond.io.

Setiap saluran mendukung kemampuan pengiriman pesan yang berbeda-beda, seperti menyematkan video, tautan, tombol, dan banyak lagi. Namun karena sebagian besar pesan templat terdiri dari teks, yang didukung semua saluran, blog ini akan berfokus pada teks tersebut.

Mari kita bahas beberapa praktik terbaik untuk menulis templat respons layanan pelanggan.

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Pesan Demo Daftar Gratis

Praktik Terbaik untuk Membuat Template Respons Layanan Pelanggan

Tidak ada aturan yang tegas dan cepat untuk menyiapkan templat respons layanan pelanggan, tetapi berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Karena pelanggan akan menerima pesan-pesan ini pada aplikasi pesan instan, manfaatkan itu dan gunakan nada percakapan. Jangan menulis pesan instan seperti email. Jaga pesan Anda tetap sopan, singkat, dan langsung ke intinya.

Buat templat yang mudah disesuaikan karena akan dikirimkan ke orang yang berbeda. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah menyertakan nama pelanggan atau detail relevan lainnya untuk membuat pesan terasa lebih personal.

gambar yang menunjukkan Praktik terbaik untuk templat respons layanan pelanggan - buatlah singkat dan ramah, sesuaikan dengan kebutuhan semua orang, personalisasikan pesan jika memungkinkan, dan sertakan ajakan untuk bertindak

Hindari penggunaan jargon yang mungkin tidak dipahami pelanggan Anda. Jika pesan Anda jelas dan mudah dipahami, Anda tidak perlu menghabiskan waktu ekstra untuk menjelaskannya kepada pelanggan.

Uji dan perbaiki pesan Anda untuk mendapatkan hasil terbaik. Jika Anda mendapati pesan tertentu tidak menjawab pertanyaan atau tidak menyampaikan maksud, ubahlah hingga pesan tersebut berhasil.

Pastikan untuk menyertakan ajakan bertindak (CTA) jika sesuai. Jika Anda ingin pelanggan mengambil tindakan setelah membaca pesan Anda, sampaikan dengan jelas.

Di bagian berikutnya, kami akan membagikan beberapa contoh templat respons layanan pelanggan.

20 Contoh Template Respons Layanan Pelanggan

Berikut adalah beberapa contoh templat layanan pelanggan yang dapat Anda salin atau gunakan sebagai inspirasi untuk pesan Anda sendiri. Jangan ragu untuk mengubah atau memodifikasinya agar sesuai dengan bisnis Anda.

Template Respons Layanan Pelanggan: Sapa Pelanggan Anda

Templat untuk layanan pelanggan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk menyapa dan mengucapkan selamat tinggal kepada pelanggan, sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu pada percakapan sebenarnya.

contoh template respons layanan pelanggan: sambut pelanggan Anda

Berikut ini beberapa salam yang dapat Anda gunakan:

1. “👋 Hai! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Saya [nama agen], ada yang bisa saya bantu?”

2. “Selamat [pagi/siang/malam], ada yang bisa saya bantu hari ini?”

Pesan Respons Tertunda

Gunakan pesan ini jika Anda tidak dapat segera membalas pelanggan Anda.

1. “Hai, [nama pelanggan], terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang libur hingga [tanggal]. Kami akan menghubungi Anda kembali setelah kami kembali.”

2. “Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang tidak ada untuk liburan panjang. Kami akan menghubungi Anda kembali segera setelah kami kembali pada hari Senin.”

Beritahu Pelanggan tentang Jam Operasional Anda

Templat ini berguna untuk segera memberi tahu pelanggan Anda tentang jam operasional Anda atau saluran komunikasi alternatif untuk masalah mendesak.

1. “📆 Kami buka dari Senin sampai Sabtu (termasuk hari libur nasional), jam 9:00 pagi sampai jam 9:00 malam”

2. “Terima kasih atas pesan Anda. Sayangnya, kami tutup hari ini. Kantor kami buka dari Minggu sampai Kamis, pukul 10:00 pagi sampai jam 10:00 malam Jika Anda memiliki pertanyaan mendesak, silakan hubungi hotline darurat kami di: [nomor]”

Template Layanan Pelanggan: Jawab Pertanyaan yang Sering Diajukan

Templat respons layanan pelanggan sangat cocok untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan. Agen Anda akan dapat menggunakan pesan-pesan kalengan ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan cepat.

contoh template respons layanan pelanggan: jawab FAQ

Anda dapat memberikan jawaban lengkap terhadap FAQ dalam balasan cepat itu sendiri atau menghubungkan pelanggan ke sumber eksternal untuk rincian tambahan.

1. “📍 Kantor pusat kami berlokasi di [alamat]”

2. “Respond.io mendukung banyak saluran seperti WhatsApp, Telegram, dan Facebook Messenger. Lihat daftar lengkap saluran yang didukung di sini: [link]”

Jadwalkan Janji Temu

Templat respons layanan pelanggan juga dapat digunakan untuk menjadwalkan janji temu dengan pelanggan Anda.

1. “🗓️ Kami senang bisa membuat janji temu dengan Anda! Silakan balas dengan tanggal dan waktu pilihan Anda atau pilih dari kalender kami: [link]”

2. “Hai, [nama kontak], terima kasih telah menghubungi kami. Kami ingin berbicara dengan Anda melalui telepon untuk membahas masalah ini lebih lanjut. Silakan balas dengan tanggal dan waktu pilihan Anda dan agen kami akan segera menghubungi Anda.”

Kirim Pesan Pelacakan Pesanan

Pesan templat tempat Anda dapat dengan cepat memasukkan tautan pelacakan pesanan juga berguna bagi pelanggan yang ingin mengetahui di mana pesanan mereka berada.

1. “Pesanan Anda dapat dilacak di sini: [link]. Jika Anda memiliki kendala terkait pengiriman, silakan hubungi hotline 24 jam kami di: [nomor]”

2. “Pesanan Anda sedang dalam perjalanan! Jika Anda ingin melacak lokasinya secara real time, silakan kunjungi: [link]”

Kebijakan Pengembalian dan Pengembalian Dana

Pastikan semua pelanggan Anda mendapatkan pesan yang sama tentang kebijakan pengembalian Anda untuk menghindari potensi masalah akibat miskomunikasi.

1. “✅ Anda dapat membatalkan paket Anda kapan saja, tanpa biaya tambahan. Cukup hubungi kami dan beri tahu kami jika Anda ingin melakukannya.”

2. “Kami memiliki kebijakan pengembalian uang penuh tanpa pertanyaan. ✅ Kirimkan kembali kepada kami dalam kemasan asli dalam waktu 14 hari sejak pengiriman dan Anda akan mendapatkan uang Anda kembali. Untuk informasi lebih lanjut, lihat kebijakan pengembalian kami di sini: [link]”

Template untuk Layanan Pelanggan: Atasi Masalah Teknis

Tak seorang pun suka dibiarkan dalam kegelapan mengenai masalah yang mendesak atau merepotkan. Gunakan templat respons layanan pelanggan untuk terus memberi tahu pelanggan tentang masalah teknis yang mungkin Anda hadapi.

contoh template respons layanan pelanggan: Atasi masalah teknis

Berikut adalah beberapa contoh pesan balasan cepat untuk pembaruan masalah teknis:

1. “⚠️ Platform kami saat ini sedang menjalani pemeliharaan terjadwal dan akan beroperasi pada pukul 8:00 pagi pada hari Selasa, 07/02/2023. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan 🙇”

2. “💥 Waduh! Server kami saat ini menghadapi beberapa kesulitan teknis. Kami sedang menangani masalah ini dan berharap dapat segera beroperasi dalam 12 jam ke depan. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan!”

Pembaruan Stok Produk

Templat respons layanan pelanggan juga bagus untuk memberi tahu pelanggan tentang stok produk.

1. “Terima kasih telah menghubungi. [Nama produk] akan kembali tersedia minggu depan. Untuk memesan unit, kunjungi toko online kami: [link].”

2. “Hai [nama pelanggan], [nama produk] saat ini tersedia. Apakah Anda ingin memesan?”

Minta Ulasan dari Pelanggan yang Puas

Salah satu cara untuk mengetahui apakah pelanggan Anda senang dengan layanan Anda adalah dengan mengingatkan mereka untuk meninggalkan ulasan pada bisnis Anda setelah Anda menangani pertanyaan mereka.

1. “🙏 Kami harap semua masalah Anda telah teratasi! Jika Anda memiliki komentar tentang pengalaman pelanggan Anda, silakan tinggalkan ulasan di [link]. Kami berharap dapat melayani Anda lagi.”

2. “Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Jika Anda punya waktu sebentar, silakan tinggalkan ulasan mengenai pengalaman Anda bersama kami di [link]. Kami menghargai dan menindaklanjuti semua masukan yang disampaikan 🙂”

Templat respons layanan pelanggan meningkatkan dan mempercepat proses menjawab pelanggan Anda, tetapi jika bisnis Anda mengalami kesulitan untuk mengimbangi banyaknya pesan masuk, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io

Repond.io memungkinkan Anda menyimpan lusinan respons cepat layanan pelanggan atau bahkan mengotomatiskan respons dalam modul Alur Kerja yang canggih. Ini membebaskan waktu agen Anda, memungkinkan mereka untuk fokus pada pertanyaan yang tidak biasa atau rumit.

Respond.io juga mendukung beberapa saluran, sehingga Anda dapat mengirim pesan ke semua pelanggan Anda di aplikasi berbeda tanpa harus berpindah platform pengiriman pesan. Gunakan kembali templat yang sama di semua saluran tanpa menulis ulang.

Tertarik? Daftar untuk uji coba gratis hari ini!

Ubah percakapan pelanggan menjadi pertumbuhan bisnis dengan respond.io. ✨

Kelola panggilan, obrolan, dan email di satu tempat!

Pesan Demo Daftar Gratis