Cara Mengirim Pesan Absen untuk Bisnis

Bagi pelanggan, tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada pesan mereka diabaikan. Anda bahkan mungkin kehilangan pelanggan jika Anda membiarkan mereka menunggu. Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk memberikan tanggapan cepat kepada pelanggan, Anda selalu dapat mengirimi mereka Pesan Jauh. Di sini, Anda'akan mempelajari dasar-dasar Pesan Jauh untuk bisnis dan cara mengatur Pesan Jauh menggunakan respond.io.

Pesan Jauh untuk Bisnis: Dasar-dasarnya

Pelanggan yang mengirim pesan kepada bisnis Anda berharap mendapat balasan segera dari Anda. Namun, tidak peduli seberapa besar komitmen Anda terhadap pelanggan, Anda tidak akan tersedia 24 jam sehari untuk menjawab pesan. Di sinilah Pesan Jauh berperan.

Apa Itu Pesan Jauh untuk Bisnis

Pesan Jauh untuk bisnis adalah respons otomatis dan terdefinisi yang dikirimkan ke pelanggan saat Anda tidak dapat segera melayani mereka. Ini berfungsi sebagai pengakuan bahwa Anda telah menerima pesan pelanggan Anda.

Isi dari Pesan Jauh untuk bisnis bervariasi tergantung pada situasi, tetapi biasanya berisi dua informasi - alasan mengapa Anda tidak dapat menangani pertanyaan saat ini dan kapan pelanggan dapat mengharapkan tanggapan.

Mengapa Menggunakan Pesan Jauh untuk Bisnis

Ada banyak alasan mengapa Anda harus menyiapkan Pesan Jauh untuk bisnis. Sebagai permulaan, Pesan Jauh memberi kepastian bahwa Anda akan merespons. Tanpa Pesan Jauh, pelanggan akan bertanya-tanya apakah Anda sengaja mengabaikan mereka.

Ditambah lagi, Pesan Jauh menawarkan transparansi dengan memberikan alasan mengapa tidak dapat merespons dengan cepat. Bersikap transparan dengan klien penting untuk membangun kepercayaan.

Pesan Jauh Otomatis juga menetapkan ekspektasi yang tepat dengan memberikan pelanggan perkiraan waktu respons. Ini membantu menghindari situasi di mana pelanggan berharap masalah mereka dipecahkan dalam satu hari, tetapi malah menunggu seminggu untuk mendapat respons.

Terakhir, Away Messages membangun pengalaman merek yang positif. Mengirim Pesan Jauh menunjukkan bahwa Anda peduli, yang membantu menumbuhkan citra positif merek Anda. Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya Pesan Jauh, mari pelajari praktik terbaik untuk menulisnya.

Praktik Terbaik untuk Menulis Pesan Jauh untuk Bisnis

Saat menulis Pesan Jauh untuk bisnis, merupakan praktik baik untuk memberikan beberapa indikasi bahwa pesan tersebut dihasilkan secara otomatis. Kalimat sederhana seperti “Ini adalah balasan otomatis” sudah cukup. Atau Anda bisa menyertakan emoji robot seperti 🤖 di awal pesan.

Lebih jauh lagi, Anda harus meminta maaf karena tidak segera menanggapi. Permintaan maaf sangatlah berarti - jika dilakukan dengan benar, permintaan maaf dapat meringankan frustrasi dan kemarahan klien. Permintaan maaf yang terbaik bersifat empatik dan spesifik. Hindari frasa yang terlalu sering digunakan seperti “Maaf atas ketidaknyamanannya”.

Terakhir namun tidak kalah pentingnya, Anda harus mendorong pelanggan untuk meninggalkan rincian yang relevan sebagai tanggapan terhadap Pesan Tidak Aktif. Ini bisa berupa nomor rekening, nomor pesanan, atau info lainnya yang dapat mempercepat penyelesaian.

Peraturan ini berlaku untuk semua jenis Pesan Jauh, baik itu Pesan Jauh WhatsApp maupun Pesan Jauh Facebook. Sekarang setelah Anda mempelajari cara menulis Pesan Bisnis Jauh yang efektif, kami akan memandu Anda untuk mengirimkan Pesan Jauh di respond.io.

4 Cara Menyiapkan Pesan Jauh untuk Bisnis

Anda selalu dapat mengatur Pesan Jauh secara asli di aplikasi perpesanan apa pun yang Anda gunakan. Misalnya, Anda dapat membuat Pesan Jauh di WhatsApp Business. Namun, pengguna aplikasi perpesanan berat mungkin mendapat manfaat dari pengelolaan saluran dan pesan mereka dari respond.io.

Alur Kerja Respond.io menawarkan sejumlah kemungkinan untuk mengirim Pesan Jauh. Alur kerja adalah otomatisasi tingkat lanjut yang dipicu saat Kontak memulai Percakapan baru dengan Anda. Di bawah ini, kami'akan memandu Anda untuk mengirimkan Pesan Jauh melalui Alur Kerja yang berbeda.

Kirim Pesan On/Off Away Sederhana untuk Bisnis

Perusahaan mikro yang dijalankan oleh wirausahawan tunggal dapat mengirimkan Pesan Jauh melalui Alur Kerja Aktif/Nonaktif. Karena tidak ada waktu yang pasti untuk menjawab pesan, wirausahawan tunggal memerlukan fleksibilitas untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Pesan Jauh, tergantung pada bagaimana hari berjalan.

Ketika Alur Kerja ini diaktifkan, setiap Kontak yang memulai Percakapan akan menerima Pesan Jauh. Setelah Anda siap membalas, matikan saja Alur Kerja untuk berhenti mengirimkan Pesan Jauh.

Alur Kerja Aktif/Nonaktif ini mudah dan cepat dibuat - Anda hanya perlu memilih pemicu Percakapan Terbuka dan menulis Pesan Jauh. Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan Pesan Jauh sesuai kebutuhan. Ini adalah pilihan yang paling fleksibel jika Anda tidak memiliki jadwal.

Perlu diingat, Anda perlu menyalakan dan mematikan Alur Kerja secara manual beberapa kali sehari, yang bisa menjadi cukup merepotkan. Baca terus untuk mempelajari cara menyiapkan Alur Kerja Pesan Jauh yang selalu aktif.

Kirim Pesan Jauh Saat Agen Sedang Offline.

Di respond.io, Anda dapat membangun Alur Kerja untuk mengirimkan Pesan Jauh ketika tidak ada agen yang online. Pendekatan ini ideal untuk perusahaan dengan banyak agen, atau bisnis di mana agen memiliki jam kerja fleksibel.

Dengan Alur Kerja ini, hanya agen online yang akan ditugaskan ke Kontak. Ini tidak termasuk agen yang sedang tidak bertugas yang telah keluar atau menyetel status mereka ke Sibuk. Jika tidak ada agen yang online setelah jangka waktu tertentu, Pesan Jauh akan dikirim.

Alur Kerja ini menghemat kerumitan Anda dalam menyalakan dan mematikan pesan otomatis secara manual. Hal lain yang hebat tentang Alur Kerja ini adalah akan berfungsi dengan baik bahkan ketika agen tidak memiliki waktu tetap untuk online.

Namun tanpa jadwal tetap, sulit untuk memberikan perkiraan waktu respons yang akurat. Jika Anda ingin mengirim Pesan Jauh pada waktu yang dijadwalkan, pertimbangkan Alur Kerja di bawah ini.

Kirim Pesan Jauh di Luar Jam Kerja.

Respond.io memungkinkan Anda membangun Alur Kerja yang mengirimkan Pesan Jauh di luar jam kerja. Pendekatan ini sangat baik jika perusahaan Anda memiliki tim agen dengan jam kerja tetap, atau saat pelanggan mengirim pesan ke bisnis Anda di luar jam operasional.

Kontak akan menerima Pesan Jauh saat mereka mengirim pesan kepada Anda di luar jam kerja. Anda perlu memperbarui jam operasional jika Anda memutuskan untuk mengubahnya, atau saat ada hari libur umum yang akan datang.

Tidak semua orang mengetahui jam operasional Anda. Mengirim Pesan Jauh di luar jam kerja membantu mengingatkan Kontak tentang jam operasional Anda. Pada saat yang sama, hal itu menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai waktu respons bagi pelanggan.

Namun, ada dua kelemahan pendekatan ini. Pertama, Kontak akan menerima Pesan Jauh bahkan ketika agen waktu fleksibel tetap bekerja setelah jam kerja.

Kedua, jika seorang agen cuti secara mendadak, Pesan Jauh tidak akan dikirim dan kontak akan mengharapkan respons. Manajer dapat menghapus agen untuk sementara waktu sehingga agen tersebut tidak akan diberi Percakapan baru.

Kirim Pesan Saat Agen Khusus Tidak Tersedia

Anda dapat mengirim Pesan Jauh ke Kontak saat agen khusus mereka tidak tersedia. Metode ini dirancang untuk perusahaan yang menawarkan dukungan khusus untuk klien tertentu, seperti pelanggan bernilai tinggi pada paket langganan tingkat atas melalui Chat Routing.

Bila pelanggan mengirim pesan kepada agen khusus mereka di luar jam kantor, mereka akan menerima Pesan Tidak Ada di Tempat. Kemudian, pelanggan akan dapat memilih antara berbicara dengan agen dukungan yang sedang bertugas atau meninggalkan pesan untuk agen khusus mereka.

Alur Kerja ini memungkinkan Anda untuk memberikan tanggapan cepat kepada pelanggan bernilai tinggi, bahkan ketika agen khusus tidak tersedia. Ini juga menetapkan ekspektasi yang benar bagi pelanggan dengan memberi tahu mereka kapan agen akan tersedia kembali.

Namun, membangun Alur Kerja ini memakan waktu karena Anda perlu membuat Cabang yang berbeda untuk setiap agen.

Respond.io menawarkan berbagai kemungkinan untuk menyiapkan Pesan Jauh untuk bisnis. Selain contoh di atas, Anda juga dapat membuat Alur Kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Bacaan Lebih Lanjut.

Dan itu semua yang perlu Anda ketahui tentang Pesan Jauh untuk bisnis. Jika Anda menikmati artikel ini dan ingin mempelajari lebih lanjut tentang Alur Kerja, lihat artikel-artikel kami di:

• Pengalihan Kontak dengan respond.io.

• Penugasan Otomatis dengan respond.io.