تحتاج الشركات اليوم إلى الرد على العملاء بسرعة أو ستتخلف عن الركب. وقد أصبح التواصل الفوري هو القاعدة بسبب التقدم السريع في التكنولوجيا. وعلى هذا النحو، يتعين على الأعمال التجارية أن تكون مستعدة للرد على الاستفسارات والشواغل في الوقت الحقيقي. أدخل رسائل الرد التلقائي للأعمال التجارية. في هذه المقالة، سنتعلم ما هي رسالة الرد التلقائي أو الرد التلقائي، لماذا استخدمها، الرد التلقائي على عينة من الرسائل للأعمال التجارية وأين يمكنك استخدام الردود التلقائية.
ما هي رسالة الرد التلقائي للأعمال التجارية؟
رسالة الرد التلقائي، أو الرد التلقائي، تشير إلى رد تلقائي يطلق من حدث معين أو إجراء معين، مثل تلقي رسالة على تطبيق الرسائل الفورية. يستخدم لإبلاغ المرسل بأن رسالته قد تم استلامها.
لا يمكن فقط إعداد الردود التلقائية على قنوات مثل WhatsApp، Messenger، Instagram، LINE، WeChat و Viber، ولكن أيضا على تعليقات فيسبوك. ولكن لماذا ينبغي للشركات أن تستخدم الرد الآلي للرد على العملاء؟
5 أسباب لماذا تحتاج إلى رد آلي
وتتلقى الأعمال التجارية التي لديها قاعدة كبيرة من العملاء حجما كبيرا من الرسائل. وهذه يمكن أن تطغى على الوكلاء، لا سيما عندما يتوقع منهم الرد على هذه الرسائل بسرعة.
رسالة الرد التلقائي تأتي في متناول اليد لأنها تسد الفجوة الزمنية بين استفسار العميل ورد العميل. على كل حال، هذا ليس كل ما يمكن أن يقدمه رد تلقائي لعملك. إليك 5 أسباب لماذا يجب عليك استخدام رسائل الرد التلقائي لعملك.
الرد التلقائي: الرد الفوري على استفسارات العملاء
الانطباعات الأولى مهمة. الاعتراف الفوري برسالة العميل عن طريق الرد التلقائي يمكن أن يحدث كل فرق. ومن شأن معرفة أن استفساراتهم قد تم تلقيها أن يعزز تجاربها العامة.
كما أنه يحدد نبرة المحادثة التي تمضي قدما. والرد العاجل ينقل الإحساس بالروح المهنية والحرص.
الرد التلقائي: حفظ وقت الوكلاء
مع حجم الاستفسارات الهائل الذي تتلقاه الشركات يومياً، من المستحيل معالجة كل واحدة على الفور. الردود التلقائية توفر الوقت للوكلاء من خلال إلغاء الحاجة إلى تكوين التحيات أو الرسائل التقديمية يدويًا.
بشكل أساسي، تعمل الردود التلقائية كحاجز مؤقت ضد الرسائل الواردة. هذا الجانب من توفير الوقت يسمح لفريقك بالمشاركة مع المزيد من العملاء بفعالية وكفاءة.
الرد الآلي: ضمان الاتساق في الاتصال
وتكفل الردود التلقائية أن يتلقى كل عميل استجابة موحدة ومصقولة حتى عندما يقوم الوكلاء بعبء عمل ثقيل.
إرسال نفس الرسالة يساعد فريقك في تسليم معلومات متسقة عن عملك. وهذا الاتساق يبني الثقة والموثوقية ويعزز الخبرة العامة للعملاء
الرد الآلي: الحفاظ على سمعة العلامة التجارية
كل نقطة اتصال هي فرصة لتعزيز صورة علامتك التجارية. يمكن أن تعكس الردود التلقائية المصنوعة جيدا شخصيتك العلامة التجارية'، سواء أكانت'الاحترافية أو اللعب أو التعاطف، مما يضمن لك أن تترك انطباعا إيجابيا كل مرة.
وعلاوة على ذلك، فإن الرد الفوري يمكن أن يبين للزبون أن وقته وشواغله يحظى بالتقدير. وهذا يتيح للعملاء تصورا أفضل لعملك التجاري والعلامة التجارية الخاصة بك.
الرد التلقائي: تعيين الردود التلقائية لمختلف الحالات
جمال رسائل الرد التلقائي يكمن في تنوعها. سواء كانت مذكرة خارج المكتب، أم تحية احتفالية أم قائمة استفسارات متكررة، يمكن تصميم هذه الرسائل حسب المواقف والقنوات المختلفة.
في القسم التالي، سوف ننظر في أنواع الردود التلقائية التي يمكنك إرسالها وتوفير أمثلة يمكنك استخدامها.
حوّل محادثات العملاء إلى نمو الأعمال باستخدام respond.io. ✨
إدارة المكالمات، والدردشات، والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
نماذج رسائل الرد التلقائي لنشاطك التجاري
الآن بعد أن كنت تعرف فوائد استخدام الرد الآلي لعملك، حان الوقت لصياغة هذه الردود. إذا كنت لا تعرف كيف تفعل ذلك، لا تقلق. فيما يلي 12 نموذج رسالة الرد التلقائي التي يمكنك استخدامها لعملك.
نماذج رسائل الرد التلقائي لعملك: رسائل الغياب
يمكنك إرسال رسائل بعيداً لجميع أنواع الأوضاع، سواء كان ذلك بسبب عدم توافره بشكل عام، كما أثناء عطلة نهاية الأسبوع أو أثناء أحداث محددة مثل العطلة.
"مرحبًا! نحن حالياً خارج المكتب، لكننا سنعود إليك في [date]. لا تقلق، سنعود إليك حينئذٍ.
"مرحبًا [اسم العميل]. نحن نحتفل حالياً بـ[Holiday/Event]، لكن لا تقلق. سنعود إليك في [Date]. تحياتنا! 🥳"
وتذكروا، تأكد دائمًا من أنك تخبر زبائنك بوقت عودتك.
نماذج الرسائل التلقائية للمشاريع: رسائل الترحيب
والترحيب بالعملاء، ولا سيما الجدد منهم، أمر حاسم لإحداث انطباع أول جيد. تماما كما أن المصافحة الدافئة أو الابتسامة الترحيبية تضع نغمة إيجابية في التفاعلات وجها لوجه، تلعب رسائل التحية نفس الدور على تطبيقات الرسائل الفورية.
"مرحبًا! شكرًا لتوقفك. كيف يمكنني جعل يومك رائعا؟ 😊"
"مرحبًا [اسم العميل]، شكرًا لك على التواصل معنا. ماذا يمكننا أن نفعل من أجلك اليوم؟ "
هذا يساعدك على إنشاء صلة حالما يقوم العميل برسائلك.
الرد التلقائي على عينات رسالة لعملك: رسائل غير متوفرة مؤقتة
وفي بعض الأحيان، يتجاوز عدد الاستفسارات مؤقتا مدى توافر الوكلاء ولا يستطيع الوكلاء الرد بسهولة.
واي! نحن مشغولون برسائل الآن، لكن اصبر قليلاً. أنت مهم لنا!"
“إننا نشهد حاليا حجما كبيرا من الرسائل الواردة. سوف نصل إليك في أقرب وقت ممكن."
هذه الفئة من الردود التلقائية تمثل يدًا مطمئنة على كتف العميل، تؤكد له التزام العمل واهتمامه.
الرد التلقائي على عينات رسالة لعملك: إشعارات الطوارئ والتحديث
كل نظام لديه أيام عطلة أو أخطاء لكن الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع هذه المشكلات يمكن أن تصنع أو تخرق سمعتها.
"Uh-oh! نواجه بعض المشكلات التقنية الآن. يرجى الانتظار بينما نقوم بترتيب الأمور. 🛠️"
"نعتذر إذا كنت تواجه أي مشاكل. ونظامنا قيد الصيانة. وفي الوقت نفسه، نحن هنا لمساعدتك في كل ما تحتاجه."
يساعد إعداد رسائل الرد التلقائية في حالات الطوارئ والتحديثات على تحديد التوقعات مع عملائك وإبقائهم على دراية عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط.
عينات رسائل الرد التلقائي لعملك: رابط الأسئلة الشائعة
يمكن للحل الاستباقي للمشكلات أن يعزز بشكل كبير تجربة المستخدم. تعمل الردود التلقائية على الأسئلة الشائعة كدليل، توجه العملاء إلى الموارد التي يمكن أن تعالج استفساراتهم مباشرة وتزيد من الكفاءة.
"مرحبًا [اسم العميل]. إذا كان لديك سؤال، يرجى مراجعة الأسئلة الشائعة [رابط الأسئلة الشائعة]. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المساعدة، فاكتب "نعم"، وسوف يكون شخص ما معك قريبًا"
"هل لديك أسئلة؟🤔 طاقمنا في طريقه إليك. يمكنك أيضا النقر هنا [رابط الأسئلة الشائعة] لقسم الأسئلة الشائعة. قد يكون إجابتك مجرد نقرة بعيدة!"
وبالتالي، في هذه الحالة، يمكن لرابط أو قائمة الأسئلة الشائعة أن تحل المشاكل التي يواجهها العميل.
عينات رسائل الرد التلقائي لعملك: جمع التعليقات.
البحث النشط عن آراء العملاء حول تجربتهم التجارية يمكن أن يبرز نقاط الضعف في عملائك أو العمليات أو النظم. احصل على رؤى قيمة من عملائك حتى تتمكن من تحسين محادثات العملاء.
"مرحبًا، [اسم العميل]. إلى أي مدى قمنا بخدمتك اليوم؟ دعونا نعرف على نطاق يتراوح بين 1 و 10، من سيئ جدا إلى ممتاز. شكرا مسبقا على ردك."
"لقد أحببنا الدردشة معك! هل أحببت التحدث إلينا؟ دعنا نعرف من خلال إعطائنا 👍 أو 👎"
للحصول على أفضل النتائج، يجب عليك تعديل هذه العينات بحيث تناسب عملك وعملائك. ولكن إذا كنت ترغب في إنشاء رد آلي من الصفر، ألقي نظرة على أفضل هذه الممارسات عند صياغتها.
أفضل الممارسات لإعداد رسائل الرد التلقائي
عندما يتم إعداد الرد الآلي بعناية، فإنه لا يحسن فقط الكفاءة التشغيلية. كما أنه يحسن تجربة المستعملين حيث يجري الاهتمام بالعملاء على الفور، حتى وإن لم يكن هناك أي وكلاء متاحين في تلك اللحظة.
فيما يلي خمس ممارسات أفضل لمراعاة عند صياغة رسالة الرد التلقائي لعملك.
يتجنب استخدام جمل طويلة إن أمكن.
الرد التلقائي الخاص بك يجب أن ينقل المعلومات بكفاءة. تجنب كتابة جمل طويلة إن أمكن. استخدم رسالة مباشرة وموجزة لتجنب إرباك العملاء. تذكر، قد لا تعرف من هم عملاؤك.
وقد لا يكونون على دراية بالمصطلحات الصناعية أو التقنية. لذا اختر لغة بسيطة وخالية من المصطلحات. وهذا يضمن أن يفهم الجميع رسالتك على الفور، مما يوفر الوقت لوكلائك على المدى الطويل.
تعيين التوقعات الأمامية
عند إرسال رد تلقائي، تأكد من أن العميل لديه المعلومات ذات الصلة. ويمكن أن يشمل ذلك ساعات العمل الخاصة بك، وتعطل النظام، وجمع ردود فعل العملاء، وغيرهم. وهذا يدير توقعات زبائنك ويعزز الصبر.
إضافة لمسة شخصية
بينما قد تكون الرسالة تلقائية، يجب ألا تشعر وكأنها آلية. قم بضبط ردودك استناداً إلى الجمهور المستهدف'توقعات وبالنسبة لجمهور أصغر سنا وغير رسمي، قد تعمل النغمة العرضية بشكل أفضل. وفي غضون ذلك، قد يتوقع عملاء الشركات ردا رسميا.
يمكن أن يجعل تخصيص الرسائل، مثل استخدام الاسم الأول للعميل، يبدو أكثر صدقًا. قد تشعر أنك تتحدث مع العملاء بدلاً من الحديث معهم.
وقت ردودك بشكل مناسب
تذكر أن أهمية الردود التلقائية كثيرا ما تكون مرتبطة بأطر زمنية محددة. من الضروري إيقاف بعض الأنواع، مثل رسائل خارج المكتب أو رسائل العطلات، بمجرد أن تصبح غير سارية. وهذا يمنع اللبس ويضمن بقاء اتصالك في الوقت الراهن.
دمج أفضل الممارسات هذه يضمن أن ردودك التلقائية لا تؤدي وظيفتها الأساسية فحسب بل تعمل أيضا كامتداد لعلامتك التجارية'صوت وقيم. فهي'أداة خفيفة ولكنها قوية لتعزيز الثقة، وإظهار الاحتراف المهني، وتوطيد علاقات العملاء.
الآن بعد أن حصلت على الأدوات اللازمة لتصنيع رسائل الرد التلقائي، دعونا ننظر إلى الوسيطات التي يمكنك تنفيذها.
أين يمكنك تنفيذ الرد التلقائي؟
يمكنك استخدام رسائل الرد التلقائي على مختلف تطبيقات الرسائل مثل WhatsApp Business Appو WeChat و LINE ومع ذلك، فإن استخدام الردود التلقائية على هذه التطبيقات له حدود. على سبيل المثال، في تطبيق WhatsApp، أنت قاصر على إعداد رد آلي لرسالة بعيدة ورسالة تحية لكل منهما.
قد يكون هذا كافياً إذا كنت تدير شركة صغيرة. ولكن مع نمو عملك، ستحتاج إلى مزيد من المرونة في رسائل الرد التلقائي التي يمكنك استخدامها. عن طريق ربط قنوات المراسلة هذه ببرنامج إدارة محادثات العملاء مثل respond.io، يمكنك أتمتة رسائل الرد، توجيه جهات الاتصال، تعيينات الوكلاء والمزيد.
الرد التلقائي على فوز الأعمال على الاستجابة
يمكن للأعمال التجارية في صناعات مختلفة مثل العقارات، مجال الضيافة، التجارة الإلكترونية وغيرها أن تستفيد من الميزات القوية لـ respond.io لإنشاء وإرسال الردود التلقائية.
فعلى سبيل المثال، يمكن لوكيل عقاري أن يقوم بإعداد رسالة رد تلقائي تسأل العميل عن ذلك الوقت، التاريخ والخصائص التي يرغبون في عرضها، في حين يمكن لموقع التجارة الإلكترونية أن يرسل رسالة ما بعد الشراء تطلب من العميل الانضمام إلى برنامج الولاء.
يمكنك فعل كل ذلك من خلال وحدة التشغيل الآلي في وحدة سير العمل، يمكن للشركات أن تعمل تلقائياً على الاستجابات استناداً إلى استفسارات العملاء.
يمكنك أيضًا التقاط معلومات الاتصال عن طريق طلب البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف الخاص بهم لتحديد ما إذا كانوا عملاء موجودين. ويساعد هذا السياق الوكلاء على تقديم دعم أفضل للعملاء، مما يزيد من مشاركة العملاء ورضاهم.
يمكنك إرسال رسائل الترحيب والغياب وإعداد قوائم الأسئلة الشائعة و رسائل جمع التعليقات والمزيد. يمكنك أيضًا إنشاء ردود تلقائية مخصصة باستخدام المتغيرات الديناميكية.
وهذا هو الأمر. هذا ما تحتاج إلى معرفته عن رسائل الرد التلقائي للأعمال التجارية. استخدم العينات المقدمة للبدء وتعديلها لتتناسب مع احتياجاتك الأفضل.
حوّل محادثات العملاء إلى نمو الأعمال باستخدام respond.io. ✨
إدارة المكالمات والدردشات والبريد الإلكتروني في مكان واحد!
قراءات إضافية
هل وجدت هذه المقالة مفيدة؟ تحقق من هذه المدونات الأخرى التي ستساعدك على إدارة محادثات العملاء:
نظرة عامة
إلكتروني
الأزياء والملابس
الأثاث
المجوهرات
أنشطة ما بعد المدرسة
الرياضة ولياقة البدنية
مركز الجمال
عيادة الأسنان
عيادة طبية
خدمات تنظيف المنازل والخدم
التصوير الفوتوغرافي والفيديو
تجزئة قطع السيارات
معرض سيارات
وكالة سفر ومشغل جولات
