使用自动分配加速您的对话管理

考虑为您的业务自动分配？ 您来对地方了！ 在本指南中，我们将详细讲解什么是自动分配，将其与手动分配进行比较，并分享增强团队效率和客户沟通的策略。 我们还将讨论可靠的自动分配软件的重要性，并介绍其设置的基本最佳实践。

什么是自动分配？

自动分配是自动向团队中的合适代理人发送 入站对话 的过程。 这种强有力的做法消除了手工干预的必要性，以便能够根据预先确定的标准迅速和有效地分配对话。

话虽如此，让我们看看手动分配与自动分配之间的区别。

自动分配与手动分配

有两种常见的对话分配方法：手动和自动分配。 下面，我们会深入到手动作业使用时，以及为什么您需要使用自动作业。

何时使用手动作业

手动分配是一种作业方法，管理人员在没有既定规则的情况下使用人的判断来分配对话。 这包括根据他们对可用资源的了解分配对话。 • 工作人员的技能和专门知识、任务的紧迫性和其他有关因素。

在其早期阶段收到的入门谈话或企业数量很少的小公司往往采用这种作业方法。

然而，随着对话量的增加，企业将面临各种挑战，如代理人之间的对话分布不均等。 无法跟踪已分配和未分配的会话及更多。

这就是为什么要看消息的企业必须开始使用自动作业。 我们来探索使用自动分配的优势。

使用自动作业的利益

使用自动分配的企业依靠自动化来根据预定的规则或标准分发会话。 当企业收到大量信息并拥有多个代理人时，这种方法尤其有益。

其优点之一是其降低错误率的出色能力。 手动作业可能会被疏忽，如缺失的对话或将对话分配给错误的代理人，但自动作业会确保更高的准确性。

此外，自动指派程序可以根据需要定制，以确保公平和遵守预定的规则。 导致代理人之间更加公平和公正的交谈。

由于对话即时分配，代理人可以充分注重对客户的询问和问题作出迅速和有效的答复。 同时，管理人员可以将他们的时间用于更高价值的任务，例如审查谈话、改进工作流程和培训代理人。

现在你知道如何能够从使用自动作业中受益， 请允许's探索您可以根据您的使用大小写使用的不同策略。

适用于不同使用情况的自动转让策略

在本节中，我们将讨论如何优化针对特定团队或客户需要和优先事项的自动分派。 如果您有多个团队，您需要在跳转到自动分配策略之前使用 聊天路由策略。

话虽如此，让's根据团队功能和客户状态审视推荐的自动分派战略。

基于团队功能的自动分配逻辑值

有效地将对话分配给团队中的合适代理人，以确保客户与其案件最佳代理人进行交流。 下面，我们将探索您可以基于团队功能使用的自动作业逻辑。

销售团队的自动分配逻辑。

销售团队将联系人视为潜在客户。 由于每次对话都是销售代理人转换潜在客户和赚取佣金的机会，因此团队成员之间的对话分布也至关重要。

为了实现这种平衡，轮询分配是一项优秀的策略。 这种方法确保在所有销售人员中平等分配潜在客户，使每个代理人都有相等的机会将潜在客户转化为客户。

高质量支持团队的自动分配逻辑。

将支持团队视为竞争优势的公司旨在提供卓越的支持体验。 要将客户与代理人快速联系以解决他们的问题，需将incoming conversations分配给开放对话最少的代理人。

这种办法使代理人能够同时处理数量可管理的对话，从而使他们能够集中精力进行每一次互动。 结果，客户得到更快的答复和决议，从而提高了客户的满意度。

低成本支持团队的自动分配逻辑。

对于那些将支助小组视为成本中心的公司来说，降低成本是一个优先事项。 在这种情况下，支持代理人往往会比高质量支持团队的代理人同时处理更多的对话。 这就是为什么还鼓励他们尽快结束对话。

鉴于节省费用的首要目标，最佳的自动分配方法是全程分配，附带条件只分配给在线代理人。 这种办法确保在现有的支助代理人之间平等分配对话。

现在您知道一些基于团队功能分配对话的策略，让我们看看您如何能够根据客户状态分配对话。

基于客户状态的自动分配逻辑。

有些企业可以根据客户地位从自动分配逻辑中受益，因为它们提供了个性化的支持经验。 让我们看看你可以实施的一些分配逻辑。

新客户和返回客户的自动分配逻辑。

当客户联系您时，有两种可能的场景。 他们既可以是新客户，也可以是返回客户。

在此基础上， 企业可将新客户分配给新的代理人，并将有互动历史的返回客户分配给以前的负责其案件的代理人。

这有助于代理人与现有客户建立更牢固的关系，并加深对客户需求和偏好的理解。 因此，客户可以获得更加个性化和有效的支持体验。

高价值客户的作业逻辑。

高价值客户很重要，因为他们对企业的收入贡献巨大。 意识到这一点，想要优先考虑的企业可以将高度优先的客户分配给专职代理。

通过专职代理的自动分配策略，高优先级客户将拥有一个满足他们所有需求的主要联系人.

代理人将与客户密切合作，了解客户的目标或愿望，并提供个性化的指导和支持，以帮助实现这些目标。 该分配逻辑也可用于优先考虑高价值线索.

现在，你应该知道哪一种战略对你的业务是最好的。 然而，为了执行完全满足您的业务需要的自动作业战略，必须有一个具有强大自动化能力的软件。

它应该允许您构建具有多种策略的自动分配工作流，无论您的操作多么复杂. 在此基础上，让我们看看respond.io如何帮助您实现所需的自动分配策略.

自动分配：复杂操作的强大平台

Respond.io是一种客户对话管理软件，允许您连接客户使用的所有通信频道。 这包括即时消息渠道，例如WhatsApp、Instagram、Facebook Messenger和Telegram，还有电子邮件、网络聊天和SMS等传统渠道.

它允许您为客户提供真正的全渠道体验，在多个渠道上发送广播消息，使用综合报告跟踪代理的表现，最重要的是建立先进的自动化.

使用 respond.io 的工作流，您可以从头开始或通过模板为复杂的业务流程构建自动化。 您可以应用我们早些时候与 高级设置 讨论过的任何策略，比如只将对话分配给在线代理人并设定每个代理人的最大对话限制。

既然你知道回复.io可以做些什么，我们将探索你在构建自动作业流程时可以应用的一些最佳做法。

用于管理客户期望的自动分配最佳做法

确定正确的期望能够提高客户在等候期的满意度，并尽量减少未达到期望的负面影响。

让我们探索一些最佳实践，这将帮助您有效管理客户期望。

自动分配：分配给代理信息

有时，在会话自动分配给代理人后，代理人可能需要几分钟才能回复。 然而，由于缺乏背景信息，客户可能会离开谈话，认为没有人会处理他们的请求。

仅仅发送一条消息，通知对话已经分配给代理人，就可以解决这个问题。 消息可以包括代理人的姓名和预期的响应时间。

这样做，您可以向客户提供一种保证，让他们知道不久将与人类代理人进行对话。 结果，他们更倾向于耐心等待答复。

自动分配：营业时间离开消息

并非所有公司都在顺时针营业。 虽然某些正常客户可能知道您的营业时间，但其他客户可能不知道您的营业时间。 为了解决这个问题，您需要通知客户，在您营业时间之外无法提供帮助。

您的消息可以包括您的营业时间和预期响应时间。 这使客户了解情况，并有助于在等待时间尽量减少潜在的挫折感。 请记得通知客户，一旦您可以提供帮助，他们就会得到代理人的支持。

自动分配：过剩消息

当代理人具有最大能力时，指派给代理人的对话将比通常需要更长时间。 因此，客户可能会在认为他们不会得到支持的情况下提前退出。

为了解决这个问题，发送过多的信息来告诉他们，您目前正在经历大量的查询。 您的消息可以包括对延迟的道歉、他们在队列中的最新位置以及估计响应时间。

这使客户确信他们的关切得到承认和不被忽视。 顾客了解等候的根本原因，从而获得了上下文，这往往证明是使顾客不要过早离开对话的关键。

正如你们可以看到的那样，重要的是要有正确的战略和执行最佳做法，以便有效地分配对话。 最重要的是，您需要一种软件，能够为复杂的业务流程建立自动化。

如果您需要一个强大的客户对话管理软件，则应答.io是为您提供的。 免费试用 respond.io体验其他平台所没有的强大自动化功能！

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