垃圾郵件管理：清理收件匣雜亂訊息 [2023 年 8 月]

垃圾郵件是否浪費了您的客服人員的時間並使他們遠離您的客戶？ 垃圾郵件管理可以幫助您清除混亂，以便您可以專注於您的客戶。 在本文中，您將了解什麼是垃圾郵件、它如何影響企業以及管理即時訊息中垃圾郵件的策略。

什麼是垃圾郵件？

垃圾郵件是指透過各種通訊管道發送的不受歡迎的訊息。 這是一個常見的煩擾，並且可以在多個平台上以不同形式出現，包括即時通訊軟體，如WhatsApp、Viber和Telegram、電子郵件、社交媒體、部落格和論壇。

這些資訊包含各種各樣的內容。 它們可能以推銷產品、服務或詐騙的形式出現。 垃圾郵件不僅令人厭煩，而且也為收到垃圾郵件的企業帶來了嚴重的問題。 那麼，當企業不實施垃圾郵件管理策略時會發生什麼事？

垃圾郵件對企業有何影響？

垃圾郵件影響每個人。 事實上，大約 一半的電子郵件流量 是垃圾郵件。 大量的垃圾郵件本身就令人擔憂，但缺乏垃圾郵件管理也會對企業產生其他影響。

它會阻礙生產力，導致錯失機會，擾亂營運並危及資料安全。 讓我們進一步詳細探討這些問題。

即時通訊垃圾郵件：生產力下降

垃圾郵件的主要問題之一是浪費寶貴的時間和資源。 代理必須仔細篩選不需要的訊息以識別和處理合法的訊息。 這非常耗時，並且會分散他們對客戶需求的注意力。

此外，代理商可能還需要花費額外的時間向其 IT 或安全團隊報告垃圾郵件。 雖然舉報垃圾郵件對於改善過濾系統至關重要，但它會增加工作量，進一步降低整體生產力。

即時通訊垃圾郵件：經濟損失

垃圾郵件可能導致來自客戶、合作夥伴或其他利害關係人的合法訊息很容易遺失或被忽略。 這可能會導致錯失商機或關鍵資訊無法及時處理的風險，可能導致銷售損失、專案延誤或錯過最後期限。

例如，潛在客戶的詢問或來自合作夥伴的時間敏感提案可能會被錯誤地歸類為垃圾郵件，導致企業錯過潛在的交易。

此外，垃圾郵件會對客戶參與度和保留率產生不利影響。 如果來自客戶的合法訊息遺失或被忽略，則可能會出現回應延遲甚至根本沒有回應。 這可能會導致潛在業務的損失。

即時通訊垃圾郵件：營運損失

如果企業收到過多的垃圾郵件，則有可能導致營運放緩。 帶有大型附件或圖像的訊息可能會消耗大量頻寬。 隨著傳入訊息量的增加，網路壓力不斷增大，合法商業通訊的可用頻寬也隨之減少。

此外，大量垃圾郵件佔用伺服器儲存空間會減少客戶訊息的可用儲存空間，並需要對儲存基礎架構進行額外投資。

即時通訊垃圾郵件：安全漏洞

包含惡意連結的垃圾郵件會為企業帶來重大的安全風險。 這些連結可能會導致各種安全漏洞。 兩個常見的例子是網路釣魚和有害軟體的傳播。

網路釣魚是一種垃圾郵件發送者發送看似來自可靠來源（例如知名公司）的詐騙訊息的技術。 如果員工陷入這些網路釣魚攻擊並在不知情的情況下分享敏感訊息，則可能導致資料外洩和關鍵系統的未經授權的存取。

垃圾郵件還可能包含導致下載惡意檔案（如病毒、間諜軟體、勒索軟體或特洛伊木馬）的連結。 一旦安裝到電腦上，它們就會竊取敏感資料、破壞操作或索取贖金，造成嚴重破壞。

顯然，處理垃圾郵件至關重要。 透過減少與垃圾郵件互動的需要，它可以節省您的代理商的寶貴時間。 由於他們有更多的時間專注於合法的詢問，因此可以提高整體回應率。 在下一部分中了解如何實施垃圾郵件管理策略。

管理垃圾郵件：5 種防止垃圾郵件的策略

良好的垃圾郵件管理策略可協助代理商識別和處理垃圾郵件，減少對其工作流程的影響。 但要實現它，您需要合適的工具來幫助您，例如 respond.io。

Respond.io 是一款客戶對話管理軟體，旨在處理大量客戶對話。 它將 電子郵件、 WhatsApp 等通訊管道整合到 一個全通路收件匣中。

這可以幫助您的代理商在一個地方處理所有管道的垃圾郵件。 現在，讓我們來看看使用 respond.io 的最佳垃圾郵件管理策略。

垃圾郵件管理：手動標記垃圾郵件

如果垃圾郵件發送者第一次向您發送訊息，您可以在 中手動標記他們，只需在 respond.io 上點擊幾下 即可。 使用工作流程自動化模組中的 將聯絡人標記為垃圾郵件 範本可以輕鬆進行設定。

這是建立垃圾郵件標記捷徑的指南。

1. 選擇 工作流程 模組。

2. 點選 + 新增工作流程上的 。

3. 選擇 將聯絡人標記為垃圾郵件 範本。

4. 點選 使用範本。

5. 選擇 發布。

你已經完成了。 一旦將聯絡人標記為垃圾郵件，它將關閉對話。

垃圾郵件管理：自動過濾垃圾郵件

您並不總是需要手動標記返回的垃圾聯絡人。 一旦聯絡人被識別為垃圾郵件發送者，您可以在任何工作流程聊天自動化中包含 垃圾郵件過濾器 ，從而釋放代理的時間與真實客戶互動。

您可以透過 為現有或新的入站對話工作流程新增分支步驟 來設定自動垃圾郵件過濾器。

垃圾郵件管理：教育代理人有關垃圾郵件策略的知識

幫助代理商了解常見的垃圾郵件策略，以識別和避免潛在的垃圾郵件。 透過向代理商提供必要的知識和意識，企業可以最大限度地降低成為垃圾郵件相關安全威脅受害者的風險。

垃圾資訊或可疑資訊的一些例子包括錯誤的拼字和語法、不切實際的機會承諾和未經請求的附件。

垃圾郵件管理：避免點擊可疑鏈接

無論是在電子郵件、即時訊息或其他通訊管道中，代理商都需要謹慎點擊來自未知或可疑寄件者的連結。 這是為了保護敏感資訊並維護您的設備和網路的完整性。 這些連結可能會引導您進入危害安全的網站或下載內容。

在與連結互動之前，請務必保持警惕並驗證連結的合法性。 代理應謹慎並主動地向團隊負責人或相關部門通報可疑資訊。

垃圾郵件管理：舉報垃圾郵件以進行進一步調查

舉報垃圾郵件以進行進一步調查對於有效偵測和處理大量垃圾郵件對話至關重要。 應鼓勵代理人透過 標記 垃圾郵件並提供對話摘要和 結束語來報告垃圾郵件，以便管理人員可以輕鬆識別和追蹤與垃圾郵件相關的問題。

它們對可能逃避初步過濾的垃圾郵件的性質和模式提供了寶貴的見解。 這些資訊可用於進行進一步調查，以了解垃圾郵件發送者所採用的策略。

憑藉管理垃圾郵件的專業知識和工具，您可以幫助您的代理商騰出時間來協助客戶、避免損失並防止潛在的安全漏洞。 準備好改善您與客戶對話的方式了嗎？ 立即註冊 免費試用 respond.io。

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