如何發送商務離開訊息

對於客戶來說，沒有什麼比他們的訊息被忽略更令人沮喪的了。 如果您讓客戶懸而未決，您甚至可能會失去客戶。 雖然不總是能夠迅速給客戶回覆，但你始終可以向他們發送一條離開訊息。 在這裡，您'將學習商務離開訊息的基礎知識以及如何使用 respond.io 設定離開訊息。

商務外出訊息：基礎知識

向您的企業發送訊息的客戶希望能夠盡快收到您的回覆。 但無論您對客戶有多忠誠，您都不可能每天 24 小時回覆訊息。 此時，離開訊息就派上用場了。

什麼是商務離開訊息

商務用途的離開訊息是當您無法立即接待客戶時向客戶發送的自動預定義回覆。 它可以作為您已收到客戶訊息的確認。

商業的離開訊息內容根據情況而異，但通常包括兩個信息：為什麼您無法立即處理查詢，以及客戶可以何時期待回應。

為何在商務場合使用離開訊息

您應該為工作設定離開訊息的原因有很多。 首先，離開訊息提供了你最終會回應的保證。 如果沒有離開訊息，客戶就會懷疑您是否故意忽略了他們。

此外，離開訊息還可以提供無法快速回覆的原因，從而提高透明度。 對客戶保持透明對於建立信任非常重要。

自動離開訊息還可以透過向客戶提供預計的回應時間來設定正確的期望。 這有助於避免客戶希望他們的問題在一天內得到解決，但卻要等待一周才能得到答案的情況。

最後，離開訊息建立了正面的品牌體驗。 發送離開訊息表明您關心，這有助於建立您品牌的正面形象。 既然您知道了離開訊息的重要性，讓我們學習編寫離開訊息的最佳做法。

撰寫商務離職通知的最佳做法

撰寫商業的離開訊息時，最好能提供一些指示以表明此消息是自動生成的。 一句簡單的話，如「這是自動回覆」就足夠了。 或者你也可以在訊息開頭加上一個像🤖這樣的機器人表情符號。

此外，您也應該為未能及時回覆而道歉。 道歉的作用很大——如果做得正確，它可以減輕客戶的沮喪和憤怒。 最好的道歉是富有同情心且具體的。 避免過度使用諸如“抱歉給您帶來不便”之類的短語。

最後但同樣重要的一點是，您應該鼓勵客戶在回覆離開訊息時留下相關詳細資訊。 這可以是帳號、訂單號碼或任何其他可以更快解決問題的資訊。

這些規則適用於所有類型的離開訊息，無論是 WhatsApp 離開訊息還是 Facebook 離開訊息。 現在您已經了解如何撰寫有效的商業離開訊息，我們將引導您了解如何在 respond.io 上發送離開訊息。

為企業設定離開訊息的 4 種方法

您始終可以在所使用的任何訊息應用程式上本地設定離開訊息。 例如，您可以在 在 WhatsApp Business上建立離開訊息。 然而，重度訊息應用程式使用者可能會受益於透過 respond.io 管理他們的頻道和訊息。

Respond.io 的工作流程提供了發送離開訊息的多種可能性。 工作流程是當聯絡人與您開始新的對話時觸發的高級自動化功能。 下面，我們'將引導您了解如何透過不同的工作流程發送離開訊息。

發送簡單的開/關業務離開訊息

由個體企業家經營的微型公司可以透過開/關工作流程發送離開訊息。 由於沒有固定的時間來回覆訊息，自僱人士需要根據當天的進度靈活地打開或關閉離開訊息。

當此工作流程開啟時，任何發起對話的聯絡人都將收到離開訊息。 一旦您準備好回复，只需關閉工作流程即可停止發送離開訊息。

開/關工作流程快速且易於建立 - 您需要做的就是選擇對話開啟觸發器並撰寫離開訊息。 您可以根據需要啟用或停用離開訊息。 如果您沒有時間表，這是最靈活的選擇。

請記住，您需要每天手動開啟和關閉工作流程幾次，這可能非常麻煩。 繼續閱讀以了解如何設定始終在線的離開訊息工作流程。

當客服人員離線時發送訊息

在 respond.io 上，您可以建立一個工作流程，以在沒有代理在線時發送離開訊息。 這種方法非常適合擁有多名代理商的公司，或代理商工作時間靈活的企業。

透過此工作流程， 只有線上代理商才會被指派給聯絡人。 這不包括已註銷或 將自己設定為忙碌的下班代理。 如果在一定時間內沒有代理在線，將會發送一條離開消息。

工作流程省去了您手動開啟或關閉離開訊息的麻煩。 工作流程的另一個好處是，即使代理沒有固定的上線時間，它也能可靠運作。

但是沒有固定的時間表，很難準確估算回應時間。 如果您希望在預定的時間發送離開訊息，請考慮下面的工作流程。  

在工作時間以外發送離開訊息

Respond.io 讓您可以建立一個 工作流程，以便在工作時間之外發送離開訊息。 如果您的公司擁有一支工作時間固定的代理團隊，或者客戶在工作時間以外給您的公司發送訊息，這種方法非常有效。

當聯絡人在下班後給您發送訊息時，他們將收到離開訊息。 如果您決定更改營業時間，或者遇到即將到來的公共假期，您需要更新營業時間。

並非所有人都熟悉您的營業時間。 在工作時間以外發送離開訊息有助於提醒聯絡人您的工作時間。 同時，它為客戶設定了明確的回應時間期望。

但這種方法有兩個缺點。 首先，即使彈性工作時間代理在下班後繼續工作，聯絡人也會收到離開訊息。

其次，如果代理意外請假，將不會發送離開消息，聯絡人將會期待回應。 管理人員可以暫時刪除代理，以便他不會被指派新的對話。

當專屬客服人員無法使用時發送訊息

當專屬代理不可用時，您可以向聯絡人發送離開訊息。 此方法專為為特定客戶提供專門支援的公司而設計，例如透過 聊天路由為頂級訂閱計劃中的高價值客戶提供支援。

當客戶在辦公時間以外向專屬代理發送訊息時，他們會收到一條離開訊息。 然後，客戶可以選擇與值班的支援代理交談或給專屬代理留言。

即使在沒有專門代理的情況下，此工作流程也可以讓您及時回應高價值客戶。 它還透過告訴客戶代理何時可以再次提供服務來為客戶設定正確的期望。

但是，建置工作流程非常耗時，因為您需要為每個代理程式建立不同的分支。

Respond.io 為企業設定離開訊息提供了多種可能性。 除了上述範例之外，您還可以建立最適合您業務需求的客製化工作流程。

進一步閱讀

這就是您需要了解的有關商務離開訊息的全部資訊。 如果您喜歡這篇文章並且想了解有關工作流程的更多信息，請查看我們的文章：

• 使用 respond.io 進行聯繫路由

• 使用 respond.io 自動分配