Cách định tuyến danh bạ theo ca làm việc

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách định tuyến liên hệ tự động theo ca làm việc hoặc giờ làm việc.

Việc định tuyến danh bạ theo ca làm việc hoặc giờ làm việc sẽ hữu ích nếu bạn có danh bạ ở nhiều địa điểm khác nhau, nhắn tin cho bạn vào nhiều thời điểm khác nhau trong ngày. Chiến lược này có thể được sử dụng để tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực nhằm đảm bảo các Liên hệ của bạn nhận được phản hồi kịp thời cho các thắc mắc của họ.

Lợi ích của việc định tuyến danh bạ theo ca làm việc

Tuyến đường liên lạc theo ca đến:

• cải thiện thời gian phản hồi bằng cách tự động chuyển hướng khách hàng đến nhóm có sẵn một cách kịp thời và chỉ địnhkhách hàng cho các nhân viên hiện đang làm ca.

• tăng sự hài lòng của khách hàng với lộ trình phù hợp và thời gian chờ đợi ngắn hơn đối với Danh bạ.

Thiết lập quy trình làm việc

Trong mô-đun Quy trình công việc , nhấp vào+ Thêm quy trình công việc > Nhấp vàoĐịnh tuyến nhiều nhóm: Ca làm việc > Nhấp vào Sử dụng mẫu.

1. Kích hoạt: Quy trình làm việc bắt đầu khi một cuộc trò chuyện được một Liên hệ mở.

2. Tin nhắn chào mừng: Gửi tin nhắn để chào mừng Liên hệ của bạn và cho họ biết rằng yêu cầu sẽ được một nhân viên giải quyết.

3. Ca sáng / Ca chiều / Ca đêm: Thiết lập giờ làm việc của bạn cho ca sáng, ca chiều và ca đêm. Trong ví dụ Mẫu quy trình làm việc này, các ca làm việc được cấu hình để hoạt động 24 giờ một ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Bước này sẽ chuyển tiếp Danh bạ đến một nhân viên trong nhóm đang làm việc, dựa trên điều kiện ngày và giờ.

4. Tin nhắn phân công: Gửi tin nhắn để thông báo cho Liên hệ về trạng thái phân công của họ.

Thông tin liên hệ sẽ được chuyển đến Chi nhánh xử lý sự cố nếu họ liên hệ với bạn ngoài giờ làm việc, trong trường hợp này là vào cuối tuần. Nhánh này sẽ gửi tin nhắn vắng mặt đến Danh bạ và có bước Nhảy để chỉ định Danh bạ cho một tác nhân trong nhóm cho ca làm việc tiếp theo, trong trường hợp này là ca làm việc buổi sáng. Bạn có thể cấu hình và tùy chỉnh các bước này khi cần thiết.

Ví dụ về hành trình của khách hàng

1. Khách hàng gửi tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn vào thứ Hai lúc 4.30 chiều.

2. Cuộc trò chuyện mở ra và kích hoạt quy trình công việc này.

3. Khách hàng sẽ tự động nhận được tin nhắn chào mừng.

4. Quy trình làm việc này sẽ tự động chuyển hướng khách hàng đến nhóm làm việc vào ca chiều và một nhân viên trong nhóm đó sẽ xử lý yêu cầu.

5. Khách hàng sẽ tự động nhận được tin nhắn thông báo về trạng thái nhiệm vụ.