วิธีการลดความยุ่งยากในการส่งต่อข้อมูลลูกค้าด้วยระบบอัตโนมัติ

ในบทความนี้ คุณจะได้ค้นพบวิธีเปิดใช้งานตัวแทนเพื่อเริ่มต้นการยกระดับปัญหาไปยังทีมสนับสนุนระดับที่สองในขณะที่มีส่วนร่วมในบทสนทนากับลูกค้า

เมื่อปัญหาของลูกค้าที่ซับซ้อนมากขึ้น เวิร์กโฟลว์นี้จะช่วยให้ตัวแทนระดับแรกสามารถยกระดับปัญหาได้อย่างง่ายดายโดยใช้ปุ่มทางลัด ลูกค้าจะถูกส่งต่อไปยังทีมระดับที่สองที่เลือก พร้อมกับรายละเอียดสรุปของปัญหา ซึ่งจะช่วยให้ตัวแทนระดับที่สองเข้าใจปัญหาของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและปรับปรุงเวลาในการแก้ไขปัญหา

ประโยชน์ของการลดความยุ่งยากในการส่งต่อข้อมูลลูกค้าด้วยระบบอัตโนมัติ

• ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจภายในให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยทำให้ระบบการกำหนดเส้นทางเป็นอัตโนมัติ

• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างทีมโดยให้แน่ใจว่าข้อมูลไหลเวียนอย่างราบรื่น

• ลดเวลาการหยุดทำงานของลูกค้าโดยส่งปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้นไปยังตัวแทนเฉพาะทาง

การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์เพื่อตั้งค่ากระบวนการยกระดับปัญหาอัตโนมัติ:

• เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การยกระดับปัญหา

• กำหนดค่าทริกเกอร์ทางลัด

• กำหนดเส้นทางผู้ติดต่อไปยังทีมที่เลือกและมอบหมายให้กับตัวแทนโดยอัตโนมัติ

เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การยกระดับปัญหา

ในโมดูลเวิร์กโฟลว์คลิก+ เพิ่มเวิร์กโฟลว์> คลิกการยกระดับปัญหา>คลิกใช้เทมเพลต.

1. ทริกเกอร์: เวิร์กโฟลว์เริ่มเมื่อตัวแทนเลือกปุ่มทางลัดจากโมดูลกล่องจดหมาย

ภายใต้การกำหนดค่าทางลัด สามารถแก้ไขชื่อทางลัดและคำอธิบายได้

ภายใต้ Shortcut Formคุณสามารถตั้งค่าแบบฟอร์มที่จะแสดงเมื่อตัวแทนเลือกทางลัดได้ ในเทมเพลตนี้แบบฟอร์มจะช่วยให้ตัวแทนสามารถเลือกทีมสนับสนุนระดับที่สองและกรอกข้อมูลสรุปของปัญหาได้

ในตัวอย่างนี้ เราได้เพิ่มสองทีม:

• การเรียกเก็บเงิน

• การสนับสนุนด้านเทคนิค

เพื่อเร่งกระบวนการแก้ไขปัญหา ให้สลับการสลับ จำเป็น สำหรับสรุปการยกระดับ เพื่อให้ตัวแทนต้องให้คำอธิบายของปัญหา ก่อนที่จะยกระดับปัญหา บทสรุปนี้จะทำให้ตัวแทนระดับที่สองเข้าใจปัญหาได้ดียิ่งขึ้นก่อนที่จะดำเนินการสนทนากับผู้ติดต่อต่อไป

กำหนดเส้นทางผู้ติดต่อไปยังทีมที่เลือกและมอบหมายให้กับตัวแทนโดยอัตโนมัติ

2. กำหนดเส้นทางการติดต่อไปยังทีมที่เลือก: นี่เป็นขั้นตอนสาขาเพื่อกำหนดเส้นทางการติดต่อไปยังทีมสนับสนุนระดับที่สองที่ตัวแทนได้เลือกในขั้นตอนก่อนหน้านี้ หากตัวแทนได้เลือกทีม BillingหรือTechnical Support ผู้ติดต่อจะถูกส่งไปยังสาขา 1 หรือสาขา 2 ตามลำดับ

3. มอบหมายให้กับทีมงานการเรียกเก็บเงิน หรือ มอบหมายให้กับทีมสนับสนุนทางเทคนิค: นี่เป็นขั้นตอนการมอบหมายให้กับที่ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการมอบหมายอัตโนมัติตามการตั้งค่ากลยุทธ์ ของคุณ

4. สรุปการยกระดับไปยังฝ่ายเรียกเก็บเงิน หรือ สรุปการยกระดับไปยังฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค: นี่เป็นขั้นตอน เพิ่มความคิดเห็น ซึ่งตัวแทนระดับที่สองที่ได้รับมอบหมายให้ติดต่อจะได้รับการแจ้งเตือนซึ่งรวมถึงความคิดเห็นและสรุปของปัญหา

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จสิ้นแล้ว คลิกบันทึกและเผยแพร่เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์

วิธีการทำงาน: เวิร์กโฟลว์การยกระดับปัญหา

ตัวแทนระดับ 1 Yong ไม่สามารถแก้ไขปัญหาทางเทคนิคที่ซับซ้อนที่ลูกค้าเผชิญได้ ยงตัดสินใจส่งปัญหาเรื่องนี้ไปยังทีมที่เหมาะสมเพื่อขอความช่วยเหลือ

1. จากโมดูลกล่องจดหมาย Yong คลิกปุ่ม เวิร์กโฟลว์ > เลือกทางลัดส่งต่อไปยังทีมการเรียกเก็บเงินหรือสนับสนุนด้านเทคนิคในแท็บทางลัด

   

2. แบบฟอร์มจะแสดง:

   • ส่งต่อไปยังทีม: ในเมนูแบบดร็อปดาวน์ Yong เลือก การเรียกเก็บเงิน

   • สรุปการเร่งด่วน: Yong สรุปประเด็นปัญหา

     

3. ยงคลิกเริ่ม. การแจ้งเตือนบ่งบอกว่าเวิร์กโฟลว์ได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว และผู้ติดต่อถูกโอนไปยังตัวแทนระดับที่สองในทีมการเรียกเก็บเงิน