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In questo articolo, scoprirete come ottimizzare gli agenti' produttività nella gestione delle conversazioni sulla piattaforma respond.io.
Gli agenti potrebbero non sempre utilizzare tutte le funzionalità del modulo Posta in arrivo, che spesso si traduce in un tempo di risposta relativamente più lento. Scopri come gli agenti possono massimizzare l'uso delle funzionalità del modulo in arrivo per gestire le conversazioni senza problemi e aumentare la produttività.
Semplificare la gestione delle conversazioni.
Fornire un supporto clienti migliorato attraverso una comprensione contestuale più profonda.
Elevare l'efficacia globale della comunicazione.
Ecco i metodi che è possibile utilizzare per ottimizzare la produttività nel modulo Posta in arrivo:
Accelera il processo di ricerca e filtro delle conversazioni.
Unisci i record duplicati per ottenere il contesto aggiornato per ogni contatto.
Inizia la conversazione su altri canali con la funzione di commutatore di canali.
Rispondi in modo intelligente con la funzione di assistenza AI.
La funzione Ordina per fornisce agli agenti numerose opzioni per filtrare l'elenco delle conversazioni e trovare le conversazioni pertinenti.
Un agente che lavora attivamente per risolvere i problemi aperti può filtrare l'elenco delle conversazioni per Apri conversazioni e ordinarlo per Più recente. L'agente può facilmente cambiare l'ordinamento in più lungo aperto per rivedere i problemi che sono stati aperti per il più lungo. Questo consente di risparmiare il tempo dell'agente dal dover scorrere all'infinito per individuare le conversazioni.
Scopri di più suContatti di ricerca, filtraggio e ordinamento qui.
I record di contatto duplicati possono verificarsi sulla piattaforma a causa di errori di inserimento dati o clienti che contattano il business utilizzando canali di messaggistica diversi. Quando ciò accade, la cronologia delle conversazioni del contatto è diffusa su più canali di messaggistica.
Prima di iniziare una conversazione con un contatto, si consiglia di controllare e unire record di contatto duplicati. Questo consolida la cronologia delle conversazioni del contatto e fornisce all'agente una visione completa delle interazioni passate del contatto.
Quando la piattaforma rileva che il numero di telefono o l'indirizzo email di un contatto viene utilizzato da un contatto o più, ci sarà un indicatore nella scheda Unisci suggerimenti nella barra laterale verticale del modulo Posta in arrivo.
Quando c'è un'indicazione per il suggerimento di fusione, verificare la pertinenza e quindi eseguire una fusione di contatto per consolidare più record di contatto in un unico record completo. Scopri come unire i tuoi contatti qui.
Gli agenti possono utilizzare la funzione Channel Switcher per avviare conversazioni su diversi canali con contatti che non rispondono ai messaggi precedenti. Per una guida rapida su come accedere al canale di commutazione, clicca qui.
Il posticipo di una conversazione fornisce un'alternativa alla chiusura di una conversazione. Gli agenti possono usare questa funzione per mettere da parte le conversazioni inattive per un dato periodo di tempo in modo che le loro caselle di posta siano senza ingombri e possono concentrarsi su conversazioni attive.
Gli agenti possono anche utilizzare questa funzione per ricordare loro automaticamente di seguire le conversazioni importanti. Ad esempio, un agente può posticipare una conversazione con un contatto VIP e seguire da vicino il contatto dopo un periodo di tempo specifico per verificare se il contatto è soddisfatto della risoluzione o se il problema è ancora ricorrente.
Impara come posticipare e annullare le conversazioni qui.
Gli agenti possono utilizzare modelli di risposta predefiniti, noti anche come frammenti o risposte in scatola, per rispondere rapidamente alle domande comuni. Questo aiuta a garantire che i tuoi agenti forniscano una risposta coerente ai contatti, pur consentendo la personalizzazione nelle loro risposte se necessario.
Impara come usa frammenti qui.
AI Assist aiuta gli agenti a sfruttare il potere di Respond AI per condurre conversazioni coinvolgenti con i tuoi contatti. Utilizzando AI Assist, è possibile redigere le risposte alle query dei contatti e modificare le risposte, se necessario.
Impara come bozza di risposte utilizzando AI Assist qui.
Gli agenti possono comporre messaggi a Contatti più rapidamente con l'uso di scorciatoie da tastiera. Vedere le scorciatoie da tastiera disponibili qui.
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