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Dans cet article, vous découvrirez comment optimiser la productivité des agents' dans la gestion des conversations sur la plateforme respond.io.
Les agents ne peuvent pas toujours utiliser toutes les fonctionnalités du module Boîte de réception, ce qui entraîne souvent un temps de réponse relativement plus lent. Découvrez comment les agents peuvent maximiser l'utilisation des fonctionnalités du module Boîte de réception pour gérer les conversations de façon transparente et augmenter la productivité.
Simplification de la gestion des conversations.
Fournir un meilleur support à la clientèle grâce à une compréhension contextuelle plus approfondie.
Augmenter l'efficacité globale de la communication.
Voici les méthodes que vous pouvez utiliser pour optimiser la productivité dans le module Boîte de réception :
Accélérez le processus de recherche et de filtrage des conversations.
Fusionner les enregistrements en double pour obtenir un contexte mis à jour pour chaque contact.
Lancer la conversation sur d'autres canaux avec la fonction de commutateur de canaux.
Mise en attente des conversations pour la gestion de la boîte de réception et les suivis.
Utilisez les raccourcis clavier pour plus de commodité et de rapidité.
La fonction Tri par fonction fournit aux agents de nombreuses options pour filtrer la liste des Conversations et trouver la conversation pertinente.
Un agent travaillant activement pour résoudre les problèmes ouverts peut filtrer la liste de conversation par Ouvrir conversations et la trier par le plus récent. L'agent peut facilement basculer le tri en Plus long ouvert pour examiner les problèmes qui ont été ouverts depuis le plus longtemps. Cela fait gagner du temps à l'agent d'avoir à faire défiler sans fin pour localiser des conversations.
En savoir plus surla recherche, le filtrage et le tri des contacts ici.
Des enregistrements de contacts en double peuvent se produire sur la plateforme en raison d'erreurs de saisie de données ou des clients qui contactent l'entreprise en utilisant différents canaux de messagerie. Lorsque cela se produit, l’historique des conversations du contact est diffusé sur plusieurs canaux de messagerie.
Avant de commencer une conversation avec un contact, il est recommandé de vérifier et de fusionner les enregistrements de contact en double. Ceci consolide l’historique des conversations du contact et donne à l’agent une vue complète des interactions passées du contact.
Lorsque la plateforme détecte que le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail d'un Contact est utilisé par un Contact ou plus, il y aura un indicateur sur l'onglet Fusionner Suggestions dans la barre latérale verticale du module Boîte de réception.
Quand il y a une indication pour la suggestion de fusion, vérifiez la pertinence, puis effectuez une fusion de Contact pour regrouper plusieurs enregistrements de Contact en un seul et même enregistrement. Apprenez à fusionner vos Contacts ici.
Les agents peuvent utiliser la fonction Channel Switcher pour lancer des conversations sur différents canaux avec des Contacts qui ne répondent pas aux messages précédents. Pour un guide rapide sur la façon d'accéder au commutateur de canaux, cliquez sur ici.
Rappel d'une conversation offre une alternative à la fermeture d'une conversation. Les agents peuvent utiliser cette fonctionnalité pour mettre de côté les conversations inactives pendant une période donnée afin que leurs boîtes de réception ne soient pas encombrantes et qu'ils puissent se concentrer sur les conversations actives.
Les agents peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour leur rappeler automatiquement de suivre les conversations importantes. Par exemple, un agent peut répéter une conversation avec un contact VIP et suivre de près avec le Contact après une période spécifique de temps pour vérifier si le Contact est satisfait de la résolution ou si le problème est toujours récurrent.
Apprenez à réveillez et réveillez les conversations ici.
Les agents peuvent utiliser des modèles de réponses prédéfinis, aussi appelés snippets ou réponses préenregistrées, pour répondre rapidement à des questions courantes. Cela permet de s'assurer que vos agents fournissent une réponse cohérente aux contacts, tout en permettant la personnalisation de leurs réponses au besoin.
Apprenez comment utiliser des snippets ici.
AI Assist aide les agents à tirer parti de la puissance de Respond AI pour mener des conversations engageantes avec vos contacts. En utilisant AI Assist, vous pouvez ébaucher des réponses aux requêtes des Contacts et modifier les réponses si nécessaire.
Apprenez à des ébauches de réponses en utilisant l'aide AI ici.
Les agents peuvent rédiger des messages vers Contacts plus rapidement grâce aux raccourcis clavier. Voir les raccourcis clavier disponibles ici.
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