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Dans cet article, vous'allez découvrir comment les agents peuvent utiliser l'IA pour rédiger les réponses optimales ou les meilleures réponses aux demandes des clients.
Les réponses optimales se réfèrent aux réponses qui correspondent aux besoins ou aux demandes des clients, où l'information est exacte et sans erreurs grammaticales ou fautes de frappe, et qui correspondent à la voix de la marque de votre entreprise.
Méthode 1 : Rédigez des réponses précises en un seul clic à l'aide d'AI Assist.
Méthode 2 : Rédigez des réponses qui correspondent à AI Assist Persona avec la voix de votre marque.
Vous pouvez appliquer ces méthodes simultanément pour vous assurer de couvrir tous les domaines afin d'améliorer les capacités de votre assistance IA.
Pour qu'AI Assist ébauche des réponses précises aux demandes du client, vous devez d'abord fournir des informations (connues sous le nom Source de la connaissance sur la plateforme) qui peuvent être utilisées pour rédiger ces réponses. Les sources d'information peuvent être à partir de la documentation existante et du matériel d'auto-assistance, des liens vers le site Web de l'entreprise, des FAQ produits, des extraits de texte et/ou d'Internet. Vous pouvez consulter et modifier les réponses rédigées avant d'envoyer aux clients.
Il existe 3 options pour enrichir la Source de la Connaissance. Vous pouvez appliquer ces options simultanément en fonction de vos besoins.
Prérequis: Seuls les gestionnaires et propriétaires d'espace de travail ont le droit d'accéder et de modifier les paramètres d'AI Assist.
Téléchargez des informations, telles qu'un lien vers la FAQ de votre entreprise ou de votre produit, pour qu'AI Assist s'y réfère lors de la rédaction des réponses des clients. Cette option est pratique pour les entreprises qui ont déjà des informations existantes prêtes à être téléchargées.
Si vos agents s'appuient fortement sur les extraits existants sur la plateforme pour converser avec les clients, activez le bouton Utiliser les extraits comme source de connaissances . AI Assist se réfère automatiquement aux Snippets pour répondre aux requêtes, éliminant la nécessité pour les agents de mémoriser tous les Snippets et de les sélectionner manuellement.
Désactivez cette option si votre entreprise n'utilise pas de snippets.
Si votre entreprise traite principalement les demandes générales et considère qu'il est important d'intégrer des réponses provenant de sources externes telles qu'Internet, envisagez d'activer le commutateur Répondre en dehors des sources de connaissances.
Cela profite aux entreprises dans des domaines tels que les services juridiques, la consultation ou l'éducation, où les clients recherchent souvent des informations génériques sur des lois spécifiques ou des perspectives de carrière dans divers cours d'étude.
Désactivez cette option si votre entreprise exige des réponses précises ou des objectifs pour empêcher AI Assist de mentionner les marques ou les produits concurrents.
Veuillez noter que l'activation de la bascule Répondre en dehors des sources de connaissances ajoutées peut entraîner des informations provenant de sources externes qui pourraient être inexactes ou non pertinentes. Il est crucial de revoir les réponses avant de les envoyer aux clients.
Vous pouvez définir la persona de l'IA Assist, spécifiez le rôle ou le but qu'il a dans une conversation et façonnez sa personnalité ou son habileté pour gouverner son comportement, en veillant à ce que les réponses rédigées s'alignent plus étroitement avec la voix de votre marque.
En outre, vous pouvez avoir AI Assist pour ébaucher des réponses orientées vers les objectifs. Par exemple, il peut suggérer intelligemment de planifier un rendez-vous avec votre équipe commerciale.
Reportez-vous à ici pour des exemples sur la façon de fabriquer votre persona AI Assist.
Les conversations avec les clients peuvent être grandement améliorées en améliorant la qualité de chaque message à l'aide des messages AI Prompts. Il y a 4 invites par défaut disponibles sur la plate-forme. Par exemple, les agents peuvent utiliser l'invite Corriger l'orthographe & grammaire pour corriger les fautes de frappe et les erreurs dans les réponses. Cela garantit un haut niveau de professionnalisme et de clarté dans la communication avec les clients.
Les commandes personnalisées sont conçues pour répondre à des besoins plus spécifiques. Par exemple, si votre entreprise traite principalement avec des clients au Mexique, ajouter une AI Prompt qui permet à vos agents de traduire facilement les réponses à l'espagnol mexicain avant de les envoyer aux clients. L'exemple de la Prompte d'IA est le suivant :
Apprenez comment ajouter les instructions AI ici.
Assurez-vous que les sources de connaissances sont toujours mises à jour pour éviter qu'AI Assist ne fasse référence à des informations obsolètes ou incorrectes.
Grâce à la mise à jour des ressources de connaissances, testez votre aide AI pour vous assurer que vous êtes satisfait des réponses rédigées. Apprenez comment le faire ici.
Établir un système de rétroaction interne permettant aux agents de rapporter des inexactitudes et de suggérer des améliorations aux réponses rédigées par l'AI. Cela contribue à un processus d'apprentissage continu pour vos agents et AI Assist dans le but de fournir les meilleures réponses à vos clients.
Améliorer l'expérience d'intégration des étudiants
Lorsque les élèves commencent leur voyage dans un établissement d'enseignement, ils partagent souvent des questions qui tournent autour de sujets tels que les dates de la session d'orientation, les frais de scolarité, la disponibilité de l'aide financière, les arrangements de dortoirs et plus encore. Avec AI Assist, les professionnels du support peuvent facilement rédiger des réponses précises à ces questions courantes. Cette approche simplifiée permet aux élèves de faire l'expérience d'un processus d'intégration plus souple et de recevoir un soutien sur mesure qui réponde précisément à leurs besoins.
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